6 Möglichkeiten, auf einer Geschäftsreise produktiv zu bleiben

6 Möglichkeiten, auf einer Geschäftsreise produktiv zu bleiben

Geschäftsreisen bringen Sie nicht nur vom Büro weg, sondern auch weit weg von Ihrer üblichen Routine. Wenn Sie nicht im selben Bett schlafen, dasselbe Essen essen oder am selben Schreibtisch arbeiten, kann es schwierig sein, sich in Ihre typische fleißige Denkweise hineinzuversetzen.

Trotz des Jetlag und der von Ihnen wahrscheinlich geplanten aufeinander folgenden Besprechungen können Sie einige einfache Schritte zur Anpassung unternehmen, um jede Arbeitsreise zu einer produktiven zu machen. Um mehr zu erfahren, sprach ich mit vier erfolgreichen Straßenkämpfern, die ihre Geheimnisse enthüllten, um schnell zur Sache zu kommen, konzentriert zu bleiben und großartige Arbeit zu leisten – auch wenn Sie unterwegs sind.

 

1. Lassen Sie die Technologie Ihr Assistent sein

Entscheiden Sie vor Ihrer Abreise, welches Ihrer Geräte Ihnen auf der Reise am besten dient, und packen Sie es entsprechend ein. Benötigen Sie Ihren Laptop für anspruchsvolle Schreibprojekte oder reichen Ihr Smartphone und Tablet aus? Abhängig vom Schwerpunkt Ihrer Reise können Sie möglicherweise Ihre Last erleichtern und einige Geräte zu Hause lassen.

Was auch immer Sie mitbringen möchten, der Zugang zu zuverlässigem WLAN ist unerlässlich. Die meisten großen Fluggesellschaften bieten dies als Bordservice an. Überprüfen Sie jedoch Verfügbarkeit und Preise, bevor Sie einen Flug buchen. Für Vielflieger empfiehlt Amanda Augustine, Expertin für Jobsuche bei TheLadders, den Kauf eines Tarifs bei einem Dienst wie Gogo, einem Internetdienst an Bord, der  mehrere Fluggesellschaften abdeckt. Natürlich müssen Sie auch nach Ihrem Flug arbeiten. Überprüfen Sie daher die WLAN-Verfügbarkeit in Ihrem Hotel, Konferenzzentrum und Tagungsraum.

2. Planen Sie alles 

Auch im elektronischen Zeitalter gelten noch langfristige Geschäftsansätze. „Stellen Sie vor Ihrer Abreise eine Liste der Dinge zusammen, die Sie mitbringen müssen“, schlägt Meryl Pearlstein vor, Inhaberin von MDP Publicity. Überlegen Sie sich alles, was Sie möglicherweise benötigen – von Geschäftskleidung und Büromaterial bis hin zu Kosmetika und Ladegeräten , damit alle Ihre Must-Haves treu an Ihrer Seite sind, auch kilometerweit von zu Hause entfernt. Viele Straßenkämpfer möchten auch ein paar Annehmlichkeiten von zu Hause mitbringen (wie ein Kissen von zu Hause oder ein bequemes Lieblings-Sweatshirt), damit sie sich schnell an ihre Umgebung anpassen können, in der sie nicht zu Hause sind.

Und da das Reisen nie genau wie geplant zu verlaufen scheint, stellen Sie sicher, dass Ihre To-Bring-Liste potenzielle Notfälle und Verzögerungen berücksichtigt. Wenn Sie eine Tasche überprüfen, packen Sie Kleidung, Zahnbürste, Make-up und alles, was Sie für Ihren ersten Arbeitstag benötigen, in Ihr Handgepäck. (Oder lernen Sie, effizienter zu packen und nur ein Handgepäck mitzunehmen!)

Zusätzlich zu den wesentlichen Dingen möchte Dawn Wilcox, Geschäftsführerin der Social Impact Practice bei Allison + Partners, einen Ordner mit ihrem Flugplan und ihren Reisedetails in ihrem Handgepäck aufbewahren, um den Zugriff zu erleichtern. In diesem Sinne schlägt sie auch vor, immer einen Direktflug anstelle eines Anschlussfluges zu buchen. So viel Spaß wie zusätzliche sechs Stunden auf dem Flughafen von Las Vegas klingen, können Verzögerungen Ihre Stimmung, Produktivität und Ihren Besprechungsplan ernsthaft beeinträchtigen.

3. Kommunizieren Sie mit Ihrem Büro, bevor Sie das Büro verlassen

Einer der schwierigsten Teile von Geschäftsreisen besteht darin, mit Ihrer normalen Arbeitsbelastung Schritt zu halten, wenn Ihre tägliche Routine plötzlich nicht mehr normal ist. Vorbereitung ist also der Schlüssel, um sicherzustellen, dass alles im Büro während Ihrer Abwesenheit auf dem richtigen Weg bleibt.

Treffen Sie sich vor dem Aufbruch mit Ihren Projektteams, um Statusaktualisierungen zu erhalten und die bevorstehenden Fristen zu überprüfen. Augustine betont, dass es äußerst wichtig ist, mit Ihrem Team zu kommunizieren, wenn Sie telefonisch erreichbar sind oder Ihre E-Mails abrufen und wenn Sie nicht erreichbar sind. Lassen Sie auch alle wissen, wie Sie im Notfall kontaktiert werden möchten (per Text? Per E-Mail mit der Aufschrift „Dringend?“), Damit Sie dringende Probleme zwischen den Besprechungen lösen können.

Stellen Sie dann Ihre Abwesenheitsnachricht so ein, dass eine Person für Anfragen angegeben wird, und legen Sie die Kommunikationserwartungen fest (z. B. „Wenn Sie Fragen zur Verkaufskonferenz im nächsten Monat haben, wenden Sie sich bitte an Amanda Johnston. Ich werde auf allgemeine Anfragen antworten, wenn Ich kehre am Montag ins Büro zurück. ”)

4. Machen Sie sich mit Ihrem Ziel vertraut

Bevor Sie tatsächlich ankommen, finden Sie heraus, wo Sie übernachten und was sich in der Nähe befindet. Wo ist das nächste Lebensmittelgeschäft, in dem Sie Snacks kaufen können? Ist das Konferenzzentrum zu Fuß erreichbar? Pearlstein schlägt vor, herauszufinden, wie schwierig es sein wird, ein Taxi zu finden, insbesondere nachts (wenn Sie sich nicht in einem stark frequentierten Bereich befinden, ist es möglicherweise besser, einen Autoservice zu arrangieren).

Wenn Sie diese Informationen vor Ihrer Ankunft kennen, sparen Sie wertvolle Zeit, wenn Sie dort ankommen. So können Sie sich einleben und sofort arbeiten. (Da Sie jedoch wahrscheinlich noch einige spontane Entscheidungen treffen müssen, laden Sie Ihr Telefon oder Tablet mit Apps auf, die das Reisen erheblich erleichtern, z. B. OpenTable für Reservierungen für Abendessen und Uber für den Autoservice.)

5. Legen Sie die Aufgaben fest, die während der Route ausgeführt werden sollen

Nutzen Sie Ihre Pendelzeit, um produktiv zu sein, anstatt sie für Ihr Ziel zu speichern. „Machen Sie eine Liste der Ziele für das, was Sie auf der Durchreise tun werden“, empfiehlt Randi Brill, CEO von Quarasan und Gründer von Teacher Peach in Chicago. „Wenn Sie sagen:‚ Ich werde es tun, wenn ich im Hotel bin ‚“, fügt sie hinzu, werden Sie es wahrscheinlich nicht erreichen – nach einem ganzen Reisetag sind Sie erschöpft. Aber ermüden Sie sich nicht – Wilcox arbeitet lieber in den ersten drei Quartalen ihres Fluges und verbringt dann die letzte Etappe damit, sich zu entspannen.

Um Ihre Produktivität während des Transports zu steigern, sollten Sie sich für Hotel- oder Airline-Treueprogramme oder Geschäftskreditkarten anmelden, die Reisevorteile bieten. Susan Baroncini-Moe, eine Geschäftsstrategin aus Indianapolis und Autorin von Business in Blue Jeans, nutzt nach Möglichkeit die Club-Lounges ihrer Fluggesellschaft, „investiert aber auch in hochwertige Kopfhörer mit Geräuschunterdrückung“, die ihr helfen, in überfüllten Räumen gut zu arbeiten.

6. Finden Sie Ihren Fokus

Sobald Sie gelandet sind und eingecheckt haben, tun Sie alles, um Ihre Zeit und Ihren Komfort zu optimieren, sagt Baroncini-Moe. Unabhängig davon, ob Sie sich beim sofortigen Auspacken besser organisiert fühlen oder Ihren Minikühlschrank mit Eiskaffee füllen, können Sie schnell arbeiten, erkennen, was Ihnen hilft, sich eingelebt zu fühlen – und tun Sie es.

Wenn Sie in Ihrem Hotelzimmer arbeiten, empfiehlt Pearlstein, an einem Schreibtisch oder Tisch zu sitzen und ihn so einzurichten, dass er Ihrem normalen Arbeitsbereich ähnelt: Packen Sie Ihren Laptop aus, suchen Sie eine Steckdose für Ihr Telefon- und Computerladegerät, stellen Sie eine Verbindung zum WLAN her und organisieren Sie Ihre Akten und ordnen Sie alle Büromaterialien, die Sie benötigen. Wenn Ihr Schreibtisch einsatzbereit ist, fällt es Ihnen leichter, direkt zur Arbeit zu kommen, wenn Sie zwischen den Besprechungen in Ihr Hotelzimmer kommen.

Egal wie produktiv Sie sind, es ist auch wichtig herauszufinden, wie Sie sich am Ende eines langen Tages entspannen können. Baroncini-Moe zieht es vor, sich mit etwas Zeit alleine aufzuladen: Ein ruhiges Abendessen, ein gutes Buch, ein Anruf mit ihrem Ehemann und Meditation. Wenn Sie nachts Zeit zum Entspannen finden, werden Sie am nächsten Tag wacher, produktiver und energiegeladener.

Schließlich: „Nutzen Sie die Tatsache, dass Sie unterwegs sind“, schlägt Pearlstein vor. Am Ende einer Reise nach Vancouver entschied sich Pearlstein während eines zweistündigen Zwischenstopps am Flughafen für eine Speed-Sightseeing-Tour durch die Stadt und kehrte gerade rechtzeitig zurück, um ihren Flug zu erwischen. Natürlich ist der Hauptgrund für Ihre Reise das Geschäft – aber das bedeutet nicht, dass Sie die Sehenswürdigkeiten auch nicht sehen können.

Foto der Frau, die im Hotelzimmer mit freundlicher Genehmigung von Shutterstock arbeitet.