Diese Firma arbeitet jedes Jahr 3 Wochen lang in einem anderen Land

Dieses gesamte Unternehmen arbeitet jedes Jahr drei Wochen lang in einem anderen Land – und ist produktiver als je zuvor

Es mag unmöglich erscheinen, jedes Jahr ein ganzes Unternehmen für drei Wochen in ein anderes Land zu verlegen. Nicht so bei Expensify. Während des jährlichen Offshore-Geschäfts lädt das Unternehmen für Spesenmanagement-Software alle Mitarbeiter ein, sich in ein anderes Land zu begeben. Frühere Ziele sind Kambodscha, Thailand, Kroatien, Portugal, Uruguay und Italien.

In den ersten zwei Wochen wählen die Mitarbeiter ihre eigenen Hotels, Hostels oder Airbnbs aus und arbeiten von überall mit WLAN. In der letzten Woche bietet Expensify allen – Familienmitgliedern und bedeutenden anderen – eine Fünf-Sterne-Erfahrung, um Mitarbeiter zu belohnen und die Bindung über den Arbeitsplatz hinaus zu fördern. Von den rund 130 Mitarbeitern des Unternehmens weltweit – darunter sechs Büros und zahlreiche Remote-Mitarbeiter – besuchen jedes Jahr etwa 90% Offshore.

Wie können sie also die Reise antreten und so produktiv bleiben wie in ihren Heimbüros? Wir haben mit einigen Offshore-Teilnehmern gesprochen, die kürzlich vom diesjährigen Zielort Vietnam zurückgekehrt sind, um zu verstehen, wie sich das Unternehmen auszeichnet, wenn Mitarbeiter außerhalb ihrer Komfort- (und Zeit-) Zonen reisen.

Alex Revelli, Expensify’s Director of People Operations, arbeitet in einem Café in Vietnam

Mitarbeiter befolgen zwei einfache Regeln

Expensify hat zwei wichtige Regeln, die jeder befolgt, egal ob er vom Büro aus arbeitet oder ein Geschäft auf der ganzen Welt aufbaut: „Get Shit Done“ und „Ruin It nicht für alle anderen“.

„Get Shit Done“ ist so wichtig, dass das Unternehmen bei der Befragung potenzieller Mitarbeiter stets den Überblick behält. „Die Kernqualitäten, nach denen wir während des Einstellungsprozesses suchen, sind Talent, Ehrgeiz und Demut“, sagt Alexandra Revelli, Director of People Operations und siebenmalige Offshore-Teilnehmerin – Wir können darauf vertrauen, dass wir alle weitermachen, wo immer wir sind. “

Neben der Einstellung von Kandidaten, die auf Produktivität ausgerichtet sind, verwendet Expensify einfache Strategien, um die Mitarbeiter für ihre Arbeit zur Rechenschaft zu ziehen – beginnend mit dem, was intern als „10 Uhr“ bezeichnet wird. Egal, wo sie sich zum Dienst melden, jeder Mitarbeiter beginnt seinen Tag mit diesem Ritual. „Es handelt sich um ein internes Tool, mit dem wir unsere Pläne für den Arbeitstag eingeben, alles in unseren Kalender einfügen und dann unsere Ziele für jede Aufgabe angeben“, sagt Revelli. „Es dient hauptsächlich dazu, uns zu konzentrieren, bevor wir den Tag beginnen, aber es ist auch für andere im Unternehmen sichtbar, falls sie interessiert sind.“

In der Zwischenzeit geht es bei „Ruiniere es nicht für alle anderen“ darum, ein Teamplayer zu sein. Es garantiert, dass niemand Offshore wie einen längeren Urlaub behandelt. „An einem typischen Wochentag während Offshore arbeiten wir möglicherweise noch länger als zu Hause, weil wir mit jedem in derselben Zeitzone so viel mehr erreichen können“, sagt John Lee, ein Full-Stack-Ingenieur von New Büro in York und dreimaliger Offshore-Teilnehmer.

Für Sophie Pinto-Raetz, eine in London ansässige Erfolgscoachin mit zwei Offshores, bieten die Regeln ein perfektes Gleichgewicht zwischen Verantwortung und Respekt. „Sie tragen dazu bei, Verantwortlichkeit in einem ziemlich amorphen Arbeitsumfeld zu schaffen, und respektieren auch die Tatsache, dass wir Erwachsene sind und uns selbst verwalten können“, sagt sie.

Jeder weiß, wie man seine Zeit verwaltet

Die Unternehmenskultur von Expensify ermutigt seine Mitarbeiter, ihre Zeitpläne so zu strukturieren, dass sie für sie funktionieren – solange alles erledigt ist. Zu Hause in Portland zum Beispiel trainiert Revelli jeden Nachmittag eine Stunde lang, um ihren Tag im Büro abzubrechen und sich etwas Zeit für die Selbstversorgung zu nehmen. „Es ist nicht so aufregend wie eine Pause, um während der Offshore-Zeit im Meer zu schwimmen, aber es ist genauso wichtig, dass wir kontinuierlich die gleiche Flexibilität haben“, sagt sie.

Natürlich kann die Arbeit im Ausland viel störender sein als eine Pause im Fitnessstudio oder ein Geschwätz mit dem Wasserkühler. In der Tat ist Offshore ein Crashkurs, um Ablenkungen zu managen und bei der Arbeit zu bleiben. „Zusätzlich zu unserer normalen Verantwortung müssen wir herausfinden, wie wir in einem neuen Land, einer Fremdsprache und einer völlig anderen Kultur navigieren können“, sagt Lee. „Es ist eine unglaubliche Gelegenheit, aber manchmal kann es auch etwas überwältigend werden. Wenn ich mich endlich beruhigt habe und wirklich in die Zone muss, setze ich meine Kopfhörer auf und starte Spotify. “

Neben der Taktik, den Fokus aufrechtzuerhalten, fügt Pinto-Raetz hinzu, dass Anpassungsfähigkeit der Schlüssel für längerfristige Reisen ist. „Ich habe während Offshore in Waschsalons, Bussen und Flughäfen gearbeitet. Für das Unternehmen, in dem Sie sich während des Arbeitstages befinden, ist das wirklich egal, solange Sie sicher und produktiv sind! “ sagt Pinto-Raetz.

John Lee, ein Full-Stack-Ingenieur (zweiter von links) in Vietnam

Es gibt eine Kultur der Freundschaft

Reisen mit einer Gruppe an einen fremden Ort ist eine blitzschnelle Möglichkeit, sich kennenzulernen. Angesichts der Art und Weise, wie Expensify gemeinsame Erfahrungen fördert, sind die Mitarbeiter bereits darauf vorbereitet, wirklich enge Bindungen aufzubauen.

„Das Unternehmen hat eine Sozialpolitik, die für von Mitarbeitern geplante Veranstaltungen bezahlt, solange wir alle unsere Mitarbeiter einladen“, sagt Lee. „Zum Beispiel ging das New Yorker Büro vor einigen Monaten zu einem Yankees-Spiel, und es gibt oft wöchentliche Quiz- und Yoga-Abende in verschiedenen Büros. Alles in allem sind wir ermutigt, Veranstaltungen zu planen und außerhalb der Arbeit miteinander abzuhängen, was definitiv zu einer Stärkung der Beziehungen insgesamt führt. “

Diese „Sozialpolitik“ überträgt sich auch auf Offshore. Gruppenessen und andere von Expensify finanzierte Ausflüge wie Höhlentouren, private Bootsfahrten und Weinproben waren an früheren Offshores an der Tagesordnung. „Ich glaube nicht, dass man die Magie, die persönlich geschieht, ersetzen kann“, sagt Pinto-Raetz. „Bei meinem ersten Offshore-Aufenthalt in Italien lernte ich immer noch alle kennen und entschied mich, mich einer Gruppe von Kollegen aus verschiedenen Büros zum Abendessen anzuschließen. Wir hatten die beste Zeit und haben tatsächlich ein paar Blicke von anderen Gästen auf sich gezogen, weil sie etwas zu laut gelacht haben. Das kannst du nicht virtuell! “

Zuletzt lud Revelli in Vietnam alle zu einem Wochenendtrip nach Phú Quốc ein. „Vier Leute, mit denen ich nie wirklich Zeit verbracht hatte, kamen zu mir – sie kamen aus verschiedenen Büros, verschiedenen Teams und verschiedenen Rollen. Wir haben uns alle sehr gut kennengelernt “, sagt sie.

Die tägliche Moral ist hoch

Expensify-Mitarbeiter sind zwar auf der ganzen Welt verteilt, aber das Unternehmen denkt immer über neue Wege nach, um die Menschen glücklich und engagiert zu halten. Dazu gehören eine ständig verfügbare Videokonferenz-App, die die Büros miteinander verbindet, erstattungsfähige Mahlzeiten, die die Mitarbeiter dazu ermutigen, lokale Einrichtungen zu erkunden, und eine kompaktere, einwöchige Offshore-Version namens Onshore.

„Von der Managementseite und von der Personenseite aus sind wir uns alle einig, dass wir versuchen, Expensify zum besten Arbeitsplatz zu machen“, sagt Revelli. „Wir möchten wie ein zweites Zuhause sein, deshalb arbeiten wir als Organisation sehr hart, um dem treu zu bleiben und unsere Mitarbeiter aufgeregt und stolz darauf zu halten, hier zu arbeiten.“

Alex Revelli auf einer Bootsfahrt mit Kollegen in Vietnam