Vom Chaos zur Kontrolle: So führen Sie überproduktive Meetings

Vom Chaos zur Kontrolle: So führen Sie überproduktive Meetings

Wenn Sie jemals ein Meeting geleitet haben, haben Sie wahrscheinlich auch versucht, eine Sitzung zurückzuziehen, die für das Chaotische schnell eine Wendung genommen hat.

Vielleicht haben Sie es mit einem besonders gesprächigen Haufen zu tun – oder mit dieser einen Person, die die Aufmerksamkeitsspanne eines Vierjährigen zu haben scheint. Vielleicht hat jeder dort eine großartige Idee zu teilen – oder vielleicht wurde das königliche Baby endlich benannt, und es ist alles, worüber jeder sprechen kann.

Was auch immer der Grund sein mag, Meetings können und können außer Kontrolle geraten. Wenn Sie jedoch für die Versammlung verantwortlich sind, möchten Sie den Überblick behalten und vermeiden, dass alle Zeit mit ineffizienten Besprechungen verschwenden.

Es kann leichter gesagt als getan sein, die Gruppe auf dem Laufenden zu halten, aber mit einer intelligenten Planung und einigen Strategie-Tagen sind Sie auf dem Weg zu fokussierteren Teambesprechungen.

Beginnen Sie mit einem Plan

Der erste Schritt zur Einrichtung der Kontrolle ist die Vorbereitung einer Tagesordnung. Und ich meine, eine gute, altmodische, abgetippte Agenda, die den Teilnehmern vorab zugesandt werden kann (und dann als freundliche Erinnerung auf dem Meeting angezeigt oder verteilt wird). Es mag sich zu offensichtlich anfühlen, alles aufzuschreiben, aber glauben Sie mir, ein paar Details auf Papier zu haben, hilft Ihnen – und allen anderen , sich auf das zu konzentrieren, worum es bei dem Meeting wirklich geht.

Denken Sie bei der Zusammenstellung Ihres Plans an das endgültige Ziel, das Sie in der Besprechung erreichen möchten (z. B. handelt es sich um eine Brainstorming-Sitzung oder müssen Sie einige wichtige Aktionspunkte abschließen?). Arbeiten Sie dann rückwärts, um zu bestimmen, was besprochen werden muss, um dieses Ziel zu erreichen, welche Fragen beantwortet werden müssen und welche Verantwortlichkeiten zugewiesen werden müssen. Stellen Sie sicher, dass eines dieser losen Enden einen Platz auf der Tagesordnung hat, damit jeder weiß, was ihn erwartet, bevor er ankommt.

Denken Sie neben diesen Tagesordnungspunkten auch an die Personen, die anwesend sein werden. Wie viele Leute wird es geben? Kennen Sie sich? Was sind ihre Persönlichkeiten? Was lenkt sie normalerweise ab? Auf diese Weise können Sie entscheiden, ob Sie zu Beginn der Sitzung zusätzliche Zeit einplanen müssen. Wenn Sie beispielsweise wissen, dass Ihre Besprechungsteilnehmer vor dem Start ein persönliches Gespräch führen möchten, sollten Sie einige Minuten einplanen, damit alle das Geschwätz aus ihren Systemen entfernen können, bevor Sie zur Sache gehen.

Erleichtern Sie den Fokus

Ihr nächster Schritt besteht darin, einen Besprechungsraum zu erstellen, der Ablenkung und Unterbrechungen verhindert. Beginnen Sie mit dem physischen Raum und stellen Sie sicher, dass der Raum vor Außengeräuschen und Gesprächen geschützt und frei von visuellen Ablenkungen wie einem sich wiederholenden Videobildschirm oder Materialien auf dem Tisch ist. Und bevor das Meeting beginnt, legen Sie Ihr Telefon weg und schließen Sie Ihren Laptop – es ist ein subtiles Zeichen für andere, dass sie dasselbe tun sollten.

Stellen Sie dann die Voraussetzungen für Produktivität. Stellen Sie sicher, dass die Tagesordnung verfügbar ist – entweder indem Sie gedruckte Exemplare haben oder indem Sie sie auf dem Bildschirm aufrufen – und stellen Sie sicher, dass Sie die Ziele für das Meeting wiederholen, während Sie alle begrüßen (z. B. „Wir sind heute hier, um die Details abzuschließen für die Spendenaktion. ”). Denken Sie auch daran, wann das Meeting zu Ende gehen soll. Wenn Sie einfach sagen: „Ich weiß, dass wir alle viel zu tun haben, also versuchen wir, dies unter 30 Minuten zu halten“, werden die Leute daran erinnert, dass Sie genauso wie sie ein effizientes Meeting wünschen.

Wenn Sie über zusätzliche Besprechungsmaterialien verfügen, verteilen Sie diese eher logistisch als zu Beginn der Sitzung. Ich habe gehört, dass andere vorschlagen, dass dieser Ansatz ablenkt, aber ich habe gelernt, dass die Mehrheit der Leute vorauslesen und Besprechungen entgleisen wird, wenn sie die Gelegenheit haben, zu sehen, was auf sie zukommt.

Die Gruppe zurückbringen

Eine klare Agenda und ein sauberer Besprechungsraum tragen wesentlich dazu bei, den Überblick zu behalten. Unabhängig davon, wie sorgfältig Sie Ihre Besprechung planen, können dennoch Ablenkungen auftreten. Hier kommt die Kunst des Übergangs ins Spiel. Vergewissern Sie sich vor Beginn einer Besprechung, dass Sie über einige höfliche und dennoch effektive Möglichkeiten verfügen, um die Konversation dorthin zurückzuleiten, wo Sie sie möchten. Hier sind einige meiner Favoriten:

  • The Bounce-Back : Wenn jemand zu einem anderen Thema übergeht, bevor eine Frage beantwortet wird, bestätigen Sie das neue Thema, bringen Sie die Diskussion jedoch wieder zum eigentlichen Thema: „Das ist definitiv ein Bereich, den wir diskutieren müssen, aber bevor wir dies tun, Lassen Sie uns unser Gespräch auf dem Sitzplan abschließen. “
  • Der Parkplatz : Bei dieser Strategie wird eine Liste der Themen geführt, die Sie anerkennen, aber derzeit nicht diskutieren möchten. Auf diese Weise können Sie, wenn jemand mit etwas außerhalb des Themas unterbricht, einfach sagen: „Das ist ein großartiges Gespräch, das seine eigene Zeit verdient. Ich werde es für später notieren, aber jetzt kommen wir zurück zu den Veranstaltungsdetails. “ Schreiben Sie es dann auf, um am Ende des Meetings darauf zurückzukommen (oder legen Sie einen Zeitpunkt fest, um später darüber zu sprechen).
  • Der Zeitnehmer : Wenn Sie feststellen, dass die Gruppe zu viel Zeit damit verbringt, über Dinge zu sprechen, die nichts miteinander zu tun haben, erinnern Sie sie daran, dass Sie alle pünktlich da raus wollen: „Großartige Gespräche hier, aber wir haben nur noch etwa 10 Minuten, also lasst uns sein sicher auf dem richtigen Weg bleiben. “
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    Wickeln Sie es

    Genau wie bei einem guten Aufsatz (ja, wir alle erinnern uns an diese) sollten Sie Ihr Meeting mit einer kurzen Zusammenfassung abschließen. Geben Sie klar an, was erreicht wurde, und alle nachfolgenden Aufgaben, nächsten Schritte oder Verantwortlichkeiten. Dies muss nicht detailliert sein – eigentlich sollte es nicht länger als ein oder zwei Minuten dauern , aber es hilft Ihnen, Ihr Meeting zu verbeugen, um etwas zu sagen wie: „Vielen Dank an alle. Wir haben große Fortschritte bei der Fertigstellung der Eventlogistik erzielt. Emily wird sich mit diesen Details an den Veranstaltungskoordinator wenden, und ich werde eine E-Mail-Liste mit den endgültigen Aufgaben aller versenden. “

    Seien wir ehrlich, wenn Sie eine Gruppe von Menschen in einen kleinen Raum bringen, kann es schwierig sein, die Kontrolle zu erlangen und aufrechtzuerhalten. Wenn Sie mit einem Plan, einer Agenda und einigen wichtigen Zeilen in Ihr nächstes Meeting gehen, um alle wieder auf den richtigen Weg zu bringen, kann dies den Unterschied ausmachen.

    Erzähl uns! Wie behalten Sie die Kontrolle über Ihre Besprechungen?

    Foto des Treffens mit freundlicher Genehmigung von Shutterstock.