Umgang mit Menschen, die nicht reagieren

Erhalten Sie bereits eine Antwort! Umgang mit Menschen, die nicht reagieren

Haben Sie jemals das Gefühl, in ein schwarzes Loch zu schreien, wenn Sie eine E-Mail senden oder eine Voicemail für jemanden hinterlassen? Sie stellen Ihre Anfrage ins Universum – und setzen sich dann mit gekreuzten Fingern an Ihren Schreibtisch, in der Hoffnung auf eine rechtzeitige Antwort.

Dank meiner Arbeit in der PR-Welt habe ich alles gesehen, wenn es um unbeantwortete Nachrichten geht. Ich habe die Korrespondenz mit CEO-Kunden (auch bekannt als ständig beschäftigt), den Führungskräften und Rechtsteams der Kunden meiner Kunden (auch bekannt als diejenigen, die mich für nicht wichtig halten) und den Medien (auch bekannt als diejenigen, die dies nicht tun) verwaltet mit PR-Leuten umgehen wollen). Dabei habe ich viel darüber gelernt, wie man Antworten bekommt, wenn man sie braucht.

Unabhängig von der Ursache für die Verzögerung finden Sie hier einige Tipps, wie Sie die beschäftigten (und ja nervigen) langsamen Antwortenden dazu bringen können, aufmerksam zu sein.

Stellen Sie die Verbindung her

Wenn Sie sich mit einer anderen Person verbinden, müssen Sie ihr in erster Linie einen Grund geben, Ihnen helfen zu wollen.

Vermeiden Sie zunächst Fehler, die den Empfänger sofort trennen. Die falsche Schreibweise seines Namens ist ein gutes Beispiel: Ich weiß, dass es einfach ist, aber ich kann Ihnen nicht sagen, wie viele E-Mails ich für Ashely oder Ashleigh erhalte – und wenn ich das tue, bin ich sofort verärgert und weniger wahrscheinlich, schnell zu antworten. Versuchen Sie auch, nicht wie ein Verkaufsgespräch zu klingen (zum Beispiel „Ich würde gerne mit Ihnen darüber sprechen…“) – niemand möchte sich damit befassen.

Machen Sie stattdessen Ihren Kontakt auf sich aufmerksam, indem Sie alles für ihn oder sie relevant machen. Ich mag es, alles Mögliche mit „Ihnen“ zu sagen – zum Beispiel, anstatt zu sagen: „Sie müssen sich diese Formulare ansehen“, sagen Sie: „Ihr Kunde benötigt die Genehmigung für diese Formulare.“ Es ist ein einfacher, aber effektiver Trick.

Sie können Menschen auch ansprechen, indem Sie auf ihre Persönlichkeit oder Hot Buttons spielen. Zum Beispiel wird jemand, der ein bisschen Ego hat, wahrscheinlich am besten auf eine Bestätigung reagieren, wie wichtig er oder sie ist (z. B. „Ich erkenne die Wichtigkeit Ihrer Zeit, also schlage ich vor, dass wir einen 10-minütigen Anruf zur Diskussion bekommen die Fallstudie. ”).

Machen Sie es sich einfach, schnell zu antworten

Selbst wenn Ihr Kontakt daran interessiert ist, zu helfen, hat jemand, der beschäftigt ist, keine Zeit, eine verschlungene E-Mail zu durchsuchen oder eine lange, weitläufige Voicemail abzuhören. Stellen Sie also sicher, dass Sie Ihre Nachricht rationalisieren und es ihm oder ihr leicht machen, schnell zu reagieren, indem Sie die folgenden Taktiken anwenden.

Haben Sie eine informative Betreffzeile

Verwenden Sie Ihre Betreffzeile, um Ihren Bedarf sofort anzuzeigen und dem Empfänger zu helfen, Ihre Anfrage zu priorisieren. Wenn Sie mit „Zur Überprüfung“, „Feedback erforderlich“ oder „Bitte antworten Sie bis Dienstag“ beginnen, können Sie Ihre Erwartungen von Anfang an schnell klarstellen.

Komm auf den Punkt

Verbringen Sie nicht viel Zeit in Ihrer Nachricht mit nicht relevanten Informationen oder Feinheiten. Seien Sie höflich mit einem kurzen „Hoffe, dass dieser Morgen Sie gut behandelt“, und tauchen Sie dann in die Einführung und den Grund für die Zufriedenheit des Empfängers ein. Halten Sie dies auch einfach (z. B. „Ihr Kunde X und ich arbeiten gemeinsam an Y, und ich wurde informiert, dass Sie der beste Ansprechpartner für Z sind“).

Geben Sie Aufträge Fristen

Um zu verhindern, dass Ihre E-Mail oder Voicemail in den Stapel „Wann immer ich dazu komme“ abgelegt wird, stellen Sie bestimmte Fragen oder geben Sie Aktionselemente an und geben Sie einen Zeitplan an, wann Sie eine Antwort bevorzugen. Bei bestimmten Projekten und Kunden habe ich erfolgreich festgestellt: „Bitte geben Sie bis Freitag Feedback. Zu diesem Zeitpunkt werde ich dieses Dokument aktualisieren und zur Überprüfung an den Rest des Teams senden. “ Es ist eine gute Möglichkeit zu implizieren: „Wenn Sie nicht rechtzeitig dazu kommen, haben Sie Ihr Mitspracherecht in dieser Angelegenheit verloren.“

Geben Sie eine Empfehlung ab

Wenn Sie nach einer Antwort auf eine Frage oder einer Lösung für ein Problem suchen, geben Sie immer einige verschiedene Optionen und Ihre Empfehlung an. Auf diese Weise muss die Person, mit der Sie Kontakt aufnehmen, weniger darüber nachdenken und kann mit einem kurzen „Ja, Ihre Empfehlung ist in Ordnung“ oder „Lassen Sie uns mit Option 1 fortfahren“ antworten.

Follow-up intelligent

Sie haben es Ihrem Empfänger also leicht gemacht, zu antworten, und Sie erhalten immer noch keine Antwort. Was jetzt? Es ist Zeit für das Follow-up. Es kann schwierig sein, das Gleichgewicht zu halten, in dieser Phase hilfreich und nervig zu sein, aber es ist möglich, wenn man der richtigen Kommunikationslinie folgt.

Planen Sie nach Ihrer ersten E-Mail eine schnelle Nachverfolgung, die gemäß Ihrer Frist sinnvoll ist. Diese E-Mail sollte Ihre ursprüngliche E-Mail mit einem kurzen Satz oben enthalten, der Ihren Kontakt an die ursprüngliche Anfrage und Frist erinnert. Stellen Sie außerdem sicher, dass Sie alle erforderlichen Materialien wieder anbringen.

Eine zweite E-Mail und Sie erhalten immer noch keine Antwort? Zeit für einen Anruf. (Warten Sie nach dem Senden der Folge-E-Mail mindestens 24 Stunden, es sei denn, Sie benötigen unbedingt etwas früher.) Seien Sie kurz, ob Sie die Person anrufen oder eine Voicemail hinterlassen. Erinnern Sie ihn an die ursprüngliche E-Mail, wer Sie sind und was Sie brauchen.

Unabhängig davon, wie Sie nachverfolgen, gehen Sie immer mit dem nächsten Schritt in Ihren Händen – „Ich werde morgen wieder nachverfolgen“ oder „Wenn ich bis zum Ende des Tages nichts von Ihnen höre, werde ich es sein.“ Einbindung des restlichen Feedbacks des Teams und Senden an den Kunden. “

Vergewissern Sie sich, dass Sie alle Versuche, die Person zu kontaktieren, im Auge behalten. Wenn Sie auf sie verweisen, kann dies auf Ihre Dringlichkeit hinweisen und sich als nützlich erweisen, wenn Sie gezwungen sind, Unterstützung zu leisten, um Ihnen zu helfen.

Ziehen Sie die großen Waffen heraus

In diesem Sinne, wenn Sie mehrmals erfolglos versucht haben, mit jemandem in Kontakt zu treten, versuchen Sie, andere Parteien auf Ihre Anfragen zu kopieren. Antworten Sie (erneut) auf Ihre ursprüngliche E-Mail und fügen Sie ein „Ich wollte nur in die unten stehende E-Mail einchecken“ hinzu. Hattest du eine Chance zu…? “ und kopieren Sie Ihren Chef, den Kunden oder jeden anderen, von dem Sie glauben, dass er ihn anspornt. Es ist nicht meine Lieblingsbeschäftigung, und Sie können den Empfänger ein wenig irritieren, aber es wird Ihnen auf jeden Fall zur Not eine Antwort geben.

Ihre letzte Möglichkeit besteht darin, einen anderen Kontakt zu finden, der Ihre Frage beantworten oder den ursprünglichen Empfänger zur Beantwortung drängen kann. Dies kann ein interner Kontakt sein, zu dem Sie eine gute Beziehung haben, oder jemand mit mehr Macht. Vorsichtsmaßnahme: Wenn Sie in dieser Situation Kontakt aufnehmen, möchten Sie niemals den ursprünglichen Kontakt beschuldigen. Rahmen Sie es stattdessen einfach so ein: „Ich muss dieses so schnell wie möglich in Bewegung bringen – können Sie mir helfen?“

Wer hätte gedacht, dass eine E-Mail oder Voicemail so kompliziert sein kann? Egal in welcher Branche Sie tätig sind, Korrespondenz mit anderen ist fast immer eine Notwendigkeit, und leider wird es immer langsame Stöße geben. Mit diesen Tipps sollten Sie jedoch in der Lage sein, die gewünschten Antworten rechtzeitig (oder zumindest irgendwann) zu erhalten. Jetzt geh raus und hol ein paar Antworten!