12 Tipps, die die Verwendung von Google Sheets bei der Arbeit erheblich vereinfachen

12 Tipps, die die Verwendung von Google Sheets bei der Arbeit erheblich vereinfachen

Falls Sie nicht gehört haben, sind Tabellenkalkulationen nicht mehr nur für Buchhalter gedacht. Heutzutage können Sie Zeit und Energie sparen, indem Sie sie für nahezu alles verwenden – von der Organisation Ihrer Aufgabenliste über die Planung von Reisen bis hin zum Ausfüllen von Spesenabrechnungen und der Planung von Veranstaltungen.

Wenn Google Sheets Ihre bevorzugte Anwendung über Excel ist (was wahrscheinlich der Fall ist, wenn Sie nichts Besonderes tun), werden diese Tipps Ihre Fähigkeiten erweitern, um Ihre Arbeit noch schneller und einfacher zu erledigen, unabhängig davon, welche Rolle Sie spielen. re in.

1. Machen Sie Ihre Blätter übersichtlicher und leichter zu lesen

Mit einigen der neuesten Updates für Google Sheets können Sie Ihre Daten sauberer und übersichtlicher gestalten. Sie können beispielsweise Text – wie einen Namen und eine Adresse, die alle in einer Zelle zusammengefasst sind – in separate Zellen aufteilen, doppelte Zellen entfernen, damit Sie Daten nicht zweimal zählen, oder Leerzeichen kürzen, um nicht benötigte Leerzeichen zwischen Wörtern zu entfernen. Ich habe diese neuen Menüoptionen bereits genutzt, um längeren Text aus den Antworten der Kunden auf einige von mir gesendete Kundenumfragen zu entfernen, damit die Informationen leichter zu lesen und zu vergleichen sind.

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2. Fügen Sie Bilder hinzu, um Ihr Unternehmens-Branding dort zu platzieren (oder machen Sie es hübsch).

Wenn Sie Tabellen erstellen, um sie mit Kunden oder Kunden zu teilen (und möchten, dass sie besonders gut aussehen), hat Google Sheets kürzlich das Hinzufügen eines Bildes – wie Ihres Firmenlogos – einfacher gemacht. Und Sie können das Bild in eine Zelle passen lassen oder mehrere abdecken, damit das Bild perfekt passt und auch fabelhaft aussieht.

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3. Daten mit Diagrammen visuell anzeigen

Bei datenintensiven Tabellenkalkulationen können Sie das Lesen und Verstehen Ihrer Ergebnisse mit Diagrammen vereinfachen. In Google Sheets stehen Ihnen fast 20 Diagrammtypen zur Auswahl. So können Sie beispielsweise ein Liniendiagramm erstellen, um die Verkaufsergebnisse dieses Monats anzuzeigen, oder eine Zeitleiste erstellen, um den Zeitplan für ein Projekt festzulegen, an dem Sie mit einem Team arbeiten.

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4. Synchronisieren Sie Ihre Dokumente für eine einfache Aktualisierung

Angenommen, Sie möchten eine Google Slides-Präsentation oder einen Google Docs-Einzelblatt erstellen, in dem einige der Daten in Ihrer Tabelle zusammengefasst sind. Wenn Sie ein Diagramm oder eine Tabelle an diesen Stellen mit Ihrer Google-Tabelle verknüpfen und etwas in Sheets ändern, wird es sofort in Folien oder Dokumenten aktualisiert, sodass Sie keine neuen Daten kopieren und einfügen oder ein völlig neues Diagramm erstellen müssen. So bequem!

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5. Zeigen Sie Zahlen so an, wie es für Sie sinnvoll ist

Ich bin ein großer Fan der Google Sheets-Funktion zum Hinzufügen benutzerdefinierter Formatierungen zu Zahlen, Datumsangaben und Währungen. Es ist super einfach, aber im Grunde können Sie auswählen, in welchen Formatnummern angezeigt werden soll. Beispielsweise könnte ein Datum als 22.07.2019 oder 22. Juli 2019 oder 22.07. Angezeigt werden – je nachdem, welche Option Sie bevorzugen. Um darauf zuzugreifen, müssen Sie lediglich die Zelle oder Zeile oder Spalte von Zellen auswählen, die Sie ändern möchten, und auf das Symbol „123“ oben in Ihrem Dokument klicken (oder Format> Nummer wählen).

Ich finde das besonders hilfreich beim Ausfüllen von Arbeitszeittabellen. Ich kann „1 Stunde und 20 Minuten“ anzeigen lassen, um anzuzeigen, wie viel Zeit ich für ein bestimmtes Projekt aufgewendet habe (anstelle des verwirrenden „1:20“, das ich ohne Formatierung sehen würde), aber wenn ich gehe, addiere ich alle meine Zeitfenster Es kann immer noch meine Gesamtstunden für die Woche berechnen, selbst wenn der Text in den Zahlen enthalten ist.

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6. Verwenden Sie die bedingte Formatierung, um wichtige Datenpunkte zu markieren

Die bedingte Formatierung sollte Ihr Anlaufpunkt sein, um bestimmte Trends und Muster in Ihren Daten hervorzuheben. Diese Funktion ändert automatisch die Textgröße, Textfarbe oder Hintergrundfarbe einer Zelle, wenn sie einer von Ihnen festgelegten Bedingung entspricht.

Beispielsweise kann der Benutzerverkehr auf Ihrer Website automatisch grün hervorgehoben und rot verringert werden, sodass jeder schnell sehen kann, was los ist, ohne über die Zahlen selbst nachdenken zu müssen.

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7. Beschränken Sie den Zugriff eines Benutzers

Sie haben wahrscheinlich schon einmal ein Google Sheet freigegeben, aber wussten Sie, dass Sie die Freigabe für bestimmte Personen beenden oder einschränken können, indem Sie ihnen sogar einen Zeitrahmen geben, wann sie Zugriff auf die Tabelle haben? Dies ist ideal, wenn Sie an einem Projekt mit jemandem außerhalb Ihres Unternehmens zusammenarbeiten oder wenn Sie vertrauliche Informationen austauschen, die die Person nicht auf unbestimmte Zeit einsehen kann.

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8. Verwalten Sie Ihre Benachrichtigungen, um benachrichtigt zu werden, wenn jemand Änderungen vornimmt

Um alle Aktivitäten zu verfolgen, die nicht Ihre sind, aktivieren Sie Benachrichtigungen, die per E-Mail benachrichtigt werden, wenn jemand Änderungen an Ihrer Tabelle vornimmt. Mit Google Sheets können Sie auch entscheiden, ob Sie für jede Änderung sofort E-Mails oder eine tägliche Zusammenfassung der Änderungen wünschen. Dies kann eine großartige Möglichkeit für Manager sein, den Überblick über die Aktivitäten ihres Teams zu behalten, z. B. ob sie ihre Reisekosten eingereicht oder ihr Feedback für den neuesten Projektvorschlag abgegeben haben.

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9. Weisen Sie bestimmten Personen schnell Aktionselemente zu

Wenn Sie jemandem, mit dem Sie das Blatt geteilt haben, eine Aufgabe in einer Tabelle zuweisen möchten, können Sie deren E-Mail-Adresse markieren (indem Sie „@ [ihre E-Mail]“ eingeben), wenn Sie einer Zelle einen Kommentar hinzufügen. (Wenn Sie ihren Namen in einen Kommentar schreiben, schlägt Google Sheets manchmal auch vor, sie für Sie zu markieren.) Ihr Mitarbeiter erhält dann eine E-Mail über die Aufgabe. Wenn sie das freigegebene Dokument öffnen, werden in der oberen rechten Ecke des Dokuments auch alle ihnen zugewiesenen Aktionselemente angezeigt, und sie können die Elemente problemlos beantworten oder als erledigt markieren. Denken Sie nur: Kein Hin und Her mehr in Slack, wenn Sie Ihren Teamkollegen nach den Nummern fragen, die Sie für den morgigen Bericht benötigen. Sie können einfach benachrichtigt werden, um direkt zum Dokument zu gehen und sie anzuschließen.

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10. Verwenden Sie einen Filter, um durch lange Datenblätter zu gelangen

Eine meiner bevorzugten Möglichkeiten zum Verwalten einer Tabelle mit vielen Daten ist die Verwendung der Filteransicht, mit der Sie nur die Daten anzeigen können, die Sie für einen bestimmten Zweck benötigen.

Dies kann sehr hilfreich sein, wenn Sie beispielsweise das Unternehmensbudget betrachten und nur die Zahlen für Ihr eigenes Team anzeigen möchten. Es ist so viel einfacher als das Durchsuchen all dieser Zeilen und Spalten und ermöglicht es Ihnen, sich auf die benötigten Informationen zu konzentrieren, ohne die freigegebene Tabelle zu ändern (was Ihre Kollegen in anderen Abteilungen stören könnte).

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11. Erstellen Sie ein Makro für sich wiederholende Aufgaben

Makros, eine relativ neue Ergänzung zu Google Sheets, beschleunigen die Berechnungen, indem Sie eine Reihe von Aktionen aufzeichnen und diese dann mit einem Klick oder einer Tastenkombination ausführen können. Wenn Sie beispielsweise ein Social-Media-Manager sind, können Sie ein Makro einrichten, um Ihre Posts für die Woche schnell nach den meisten Likes, den meisten Shares oder den meisten Kommentaren zu sortieren, indem Sie einfach ein paar Tasten auf Ihrer Tastatur drücken.

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12. Formatieren Sie Tabellenkalkulationen schnell mit vorgefertigten Vorlagen

Unterhaltsame Tatsache, von der Sie vielleicht gewusst haben oder nicht: Google Sheets erledigt einen Großteil der Arbeit für Sie, indem es Vorlagen bereitstellt. Wenn Sie Vorlagen über die Option „Einstellungen“ Ihrer Google Sheets-Startseite aktivieren und „Vorlagengalerie“ auswählen, haben Sie die Wahl zwischen vorgefertigten Modellen für Spesenabrechnungen, Rechnungen, Zeitpläne, Dashboards und mehr. Sie müssen keine eigene Tabelle mehr von Grund auf neu erstellen!

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