Meetings, die Sie nicht ablehnen sollten

Hören Sie mich an: 4 Mal, wenn Meetings wirklich von Vorteil sind

Wie oft haben Sie eine Einladung zu einem Meeting erhalten und gedacht: „Oh meine Güte, müssen wir das jetzt tun?“ Wie wir alle wissen, gibt es viele Male, in denen es geradezu albern ist, sich persönlich zu treffen, besonders wenn es sich um eine große Gruppe von Menschen handelt, deren Input einfach nicht benötigt wird. Aber so einfach es ist anzunehmen, dass Sie nie wieder einen guten Grund haben werden, an einem teilzunehmen, es gibt Zeiten, in denen es wirklich der beste Weg ist, wichtige Aufgaben zu erledigen.

Bevor Sie diese Einladung zum vierteljährlichen Team-Update ablehnen, sind hier einige Male aufgeführt, wenn Sie am besten teilnehmen, um auf Kurs zu bleiben und Ihre Ziele zu erreichen.

1. Wenn Sie zusammenkommen, um ein zeitkritisches Projekt zu starten

Einige der frustrierendsten Treffen sind solche, bei denen eine große Gruppe von Menschen zusammenkommt, um zu diskutieren, na ja, überhaupt nicht viel. Manchmal redest du über Dinge, die nett wären, aber erstelle keine Aktionspläne. In anderen Fällen kommt man einfach zusammen, um zusammenzukommen.

Es gibt jedoch auch Situationen, in denen Sie oder Ihre Teamkollegen etwas Dringendes haben, das so schnell wie möglich erledigt werden muss – und viele Leute müssen sicherstellen, dass es gut gemacht wird. Natürlich können Sie ein Google-Dokument versenden und sich bereit erklären, „gemeinsam“ daran zu arbeiten. Oder Sie treffen sich 30 Minuten lang persönlich, erstellen einen Plan, delegieren Aufgaben und legen los.

Letztendlich lassen sich einige Ergebnisse am besten als Team erledigen. Wenn Sie oder jemand anderes, mit dem Sie zusammenarbeiten, um Hilfe bitten, machen Sie nicht zu viel aus einer Szene, in der Sie Ihrem Kalender ein weiteres Meeting hinzufügen.

2. Wenn Ihr Team über E-Mails stößt

In einer idealen Welt würden Sie und Ihre Teamkollegen niemals anderer Meinung sein und jeden Tag in perfekter Harmonie zusammenarbeiten. Die Realität der meisten Teams ist jedoch, dass die meisten Gruppen irgendwann auf den Kopf stoßen. Während es einfacher wäre, es zu ignorieren, wenn die Dinge unter Ihren Mitarbeitern ein wenig eisig sind und einfach weitermachen, wissen Sie, dass dies später nur noch mehr Probleme verursachen wird.

Es ist fast immer weitaus produktiver, alle Ihre Beschwerden über das Projekt (oder die Herangehensweise eines Kollegen an das Projekt) offen zu äußern und herauszufinden, wie Sie den Konflikt lösen können, damit Sie Ihre Fristen einhalten können.

Und der beste Weg, das zu tun? Suchen Sie sich einen Konferenzraum und schauen Sie sich direkt an, wenn Sie Feedback geben. Sie könnten versucht sein, dies per E-Mail oder Chat zu tun, aber seien Sie ehrlich – Sie wissen, dass Sie nur dann Fortschritte erzielen, wenn Sie dies persönlich in einer tatsächlichen Besprechung tun.

Denn neun von zehn Fällen wirkt sich konstruktive Kritik viel weniger hart aus, wenn sie auf Ihr Gesicht gerichtet ist, als auf Ihren Posteingang. Außerdem fühlt sich ein spontaner Kommentar zu Ihrer Wahl der Präsentationsschrift weniger persönlich an, wenn er Teil eines laufenden Gesprächs ist und nicht die einzige Zeile in einer E-Mail-Kettenantwort.

3. Wenn Sie Feedback zu etwas benötigen

Auch hier könnten Sie versucht sein zu sagen: „Treffen wir uns nicht. Bitte senden Sie mir Ihre Gedanken dazu per E-Mail. “ Aber seien wir ehrlich – manchmal ist es hilfreich, die Gedanken Ihrer Kollegen über etwas persönlich zu hören.

Dies müssen keine langen Besprechungen sein, und in vielen Fällen benötigen Sie wahrscheinlich nicht einmal eine offizielle Tagesordnung. Aber einige der Ideen, die entstehen, wenn man es nur von Angesicht zu Angesicht ausspricht, können oft unglaublich sein. Und wenn Sie es vermeiden, diese für sich selbst einzurichten, wenn Sie wirklich Feedback benötigen oder sich bei einem Projekt festgefahren fühlen, verschieben Sie nur Ihren eigenen Erfolg.

4. Wenn eine wichtige Entscheidung zu treffen ist

Dies ist der offensichtlichste Grund, ein Meeting einzuberufen, aber auch der wichtigste. Es ist so einfach, die Füße zu ziehen, wenn Ihre Gruppe eine Entscheidung treffen muss. Wenn Sie sich bei etwas unsicher fühlen oder eine ehrliche Meinung zu der Entscheidung wünschen, die Sie treffen möchten, haben Sie keine Angst, Ihr Team zu bitten, sich mit dem Ziel zu treffen, zu entscheiden, bevor die Gruppe den Raum verlässt.

Und wenn jemand in Ihrem Team eine ähnliche Anfrage stellt, schnaufen Sie nicht bis in einen Konferenzraum. Entscheidungen zu treffen ist schwierig, und wenn Sie nicht in einem Team von Gedankenlesern arbeiten, können Sie am besten herausfinden, ob sich alle auf derselben Seite befinden, indem Sie sich an denselben Tisch setzen und darüber sprechen.

Ich verstehe es. Meetings machen nicht immer Spaß, besonders wenn Sie eine Liste von Dingen haben, die Sie erledigen möchten. Und wenn sie leichtfertig, unproduktiv oder eine Kombination aus beidem sind, ist es für Sie verständlich, nach Wegen zu suchen, um so schnell wie möglich aus ihnen herauszukommen.

Auf der anderen Seite ist es unfair anzunehmen, dass sie alle Zeitverschwendung sind. Bewerten Sie jeden einzelnen von Fall zu Fall, bevor Sie standardmäßig „Nein, danke“ sagen. Sie werden feststellen, dass in vielen Fällen das Zusammenkommen der beste Weg ist, um etwas schneller zu erledigen.

Foto des Treffens mit freundlicher Genehmigung von Caiaimage / Sam Edwards / Getty Images.