Wie 4 Führungskräfte die Überlastung von Besprechungen bei der Arbeit reduzierten

Auf diese Weise haben 4 Führungskräfte das Problem der Besprechungsüberlastung ihres Unternehmens behoben

Wenn Sie jemals in einem Büro gearbeitet haben, wissen Sie, dass Besprechungen das schwarze Schaf der Arbeitsaufgaben sind. Wir lieben es, sie zu hassen, und wir bemühen uns, sie für immer zu beseitigen, und dennoch haben wir sie weiterhin – immer und immer wieder, bis wir uns fragen, warum wir so viel Zeit in ihnen verbringen.

Jeder hat seine Geheimnisse für die Navigation in der schwierigen Landschaft von Meetings (und einige sind besser als andere ).

Daher habe ich Strategien zur Reduzierung Ihrer Besprechungslast (und Steigerung Ihrer Produktivität) von vier erfolgreichen Unternehmensleitern zusammengefasst. Wer weiß, vielleicht können Sie eine dieser Taktiken in Ihrem eigenen Büro ausprobieren!

1. Erstellen von Zeitfenstern ohne Besprechung

Dies ist der älteste und einfachste Trick im Buch für alle, die Schwierigkeiten haben, Heads-down-Arbeiten zu planen.

Und es hat für Andrew Fingerman, CEO bei PhotoShelter, funktioniert :

„Seit etwas mehr als einem Jahr lehne ich es ab, vor Mittag Besprechungen abzuhalten. Die Auswirkungen auf meine Produktivität waren erstaunlich. Als jemand, der auch an ADHS leidet, habe ich festgestellt, dass der Morgen für eine Arbeit unerlässlich ist, die mein höchstes Maß an kritischem Denken erfordert. Wenn sich jemand am Morgen dringend mit mir treffen muss, lehne ich fast immer ab und frage stattdessen, ob wir am Nachmittag eine Zeit auswählen können. Die einzige Bedingung, unter der ich nachgeben werde, ist, wenn das Treffen perfekt zu meinen obersten Prioritäten passt. “

Bei The Muse haben wir eine ähnliche Strategie verfolgt, indem wir „Mittwochs gewinnen“ eingeführt haben, bei dem mittwochs von 9.00 bis 13.00 Uhr niemand im Unternehmen Besprechungen planen darf.

„Die häufigsten Beschwerden waren, dass die Leute nicht genügend Zeit zum Nachdenken hatten, weil Meetings so häufig unterbrochen wurden“, sagt unser Vizepräsident für Menschen und Talente, Toni Thompson. „Es gibt ein paar Besprechungen, von denen mir Leute gesagt haben, dass sie nicht aufhören können, aber wenn der Aufwand sogar 70% der unproduktiven Besprechungen reduziert und diese durch viel Produktivität, Kreativität und geistige Gesundheit der Mitarbeiter ersetzt, lohnt es sich.“

2. Treffen nur an einem Tag in der Woche

Mattan Griffel ist Mitbegründer und CEO von One Month. Um seine eigenen Besprechungsprobleme zu lösen, entschied er, dass er, anstatt bestimmte Zeiten zu blockieren, jeden Tag außer einem blockieren würde.

Im Gegensatz zum System der Muse hält Griffel Treffen ausschließlich mittwochs ab: „Ich mache keine große Sache daraus. Wenn jemand am Dienstag nach einem Kaffee fragt, frage ich, ob der Mittwoch stattdessen funktioniert. Wenn dieser Mittwoch ausgebucht ist, werde ich nach dem nächsten Mittwoch fragen (manchmal muss ich zwei oder drei Mittwochs buchen) “, sagt er in einem kürzlich erschienenen Forbes- Artikel. Überraschend einfach, oder?

Er hat herausgefunden, dass das Ergebnis nicht nur große Zeitblöcke sind, um sich auf andere Aufgaben zu konzentrieren, sondern dass „die Leute, die bis Mittwoch warten müssen, oft die unwichtigen Besprechungen herausfiltern. Dadurch werden Personen eliminiert, die einen Teil Ihrer Zeit benötigen, aber nicht bereit sind, darauf zu warten oder innerhalb Ihres Zeitplans zu arbeiten. Das ist großartig für mich, da ich mich sowieso nicht mit diesen Leuten treffen möchte. “

3. Überprüfen Sie den Kalender regelmäßig

„Wir haben die Besprechungen regelmäßig vierteljährlich neu bewertet, um die Besprechungspläne bei Bedarf zu überarbeiten“, sagt Dinah Alobeid, Kommunikationsdirektorin bei Greenhouse. Dies bedeutet, dass jeder im Unternehmen in jedem Quartal seinen Kalender einsieht und entscheidet, ob bestimmte Diskussionen auf einen anderen Kanal verschoben werden können.

Sie können dies ganz einfach mit Ihrem eigenen Zeitplan tun. Um einzugrenzen, welche Besprechungen stattfinden und welche nicht, schlägt Alobeid vor, den Zeitrahmen zu verkürzen: „Beginnen Sie mit 30-minütigen Besprechungen und verkürzen Sie sie nach Möglichkeit auf 20 Minuten. das gleiche gilt für 60 Minuten, warum nicht 45 versuchen? “ Möglicherweise stellen Sie fest, dass Sie in kürzerer Zeit genauso viel erreichen können, wenn nicht per E-Mail stattdessen oder Google-Dokument.

Außerdem sagt sie: „Verbringen Sie am Montag Zeit damit, herauszufinden, was Sie in dieser Woche erreichen möchten und welche Besprechungen stattfinden müssen, um die Arbeit zu erledigen und bestimmte Projekte voranzutreiben.“ Wenn sie sich nicht in Übereinstimmung mit Ihren Prioritäten fühlen, entfernen Sie sie.

4. Abhalten einer Besprechungsbereinigung

Alex Villa, Chief Operating Officer bei Healthify, geht noch einen Schritt weiter und organisiert in seinem Unternehmen eine „Besprechungsbereinigung“:

„Dies ist ein bestimmter Zeitpunkt alle sechs bis neun Monate, an dem wir 100% der wiederkehrenden Besprechungen löschen und Regeln festlegen, nach denen sie wieder hinzugefügt werden können.“

Was genau bedeutet es also, ein Meeting für Villa und sein Team wieder in den Kalender aufzunehmen? „Bei einmaligen Besprechungen und Besprechungen mit Kundenkontakt können Sie die Besprechung nach eigenem Ermessen behalten oder löschen. Die gelöschten Besprechungen können mindestens zwei Wochen lang nicht wieder hinzugefügt werden. Nach diesen zwei Wochen können Sie das Meeting nur dann wieder hinzufügen, wenn die Mehrheit der Teilnehmer proaktiv darum bittet, dass es zurückgebracht wird (Lobbying für Ihre eigenen Meetings ist verboten!). “

Die Resonanz in seinem Unternehmen war unglaublich positiv, obwohl es sich um eine so einschüchternde Anfrage handelte: „Jeder liebt es und kann es kaum erwarten, alles zu löschen. Ohne das Problem anzuerkennen, haben Sie die unangenehme Situation, dass niemand derjenige sein möchte, der sagt: „Dieses Treffen ist nicht nützlich, können wir es einfach absagen?“ Letztendlich durchlaufen wir Zyklen optimaler Leistung, in denen die Menschen ein ausgewogenes Verhältnis zwischen der Fähigkeit zur Zusammenarbeit und der Zeit für ihre individuelle Arbeit finden. “

Obwohl es schwierig sein kann, alle Mitglieder Ihres Teams mit diesem Plan an Bord zu bringen, lohnt es sich, Tests für kleinere Besprechungen durchzuführen. Sprechen Sie mit Ihren Mitarbeitern über das Entfernen nicht dringender Check-ins für ein paar Wochen und prüfen Sie, ob sich dies überhaupt negativ auf Ihre Arbeit auswirkt.

Das Lösen von Besprechungsüberlastungen hängt wirklich von der Priorisierung Ihrer Arbeitsbelastung ab, weshalb die oben genannten Strategien so effektiv sind.