So verwalten Sie mehrere E-Mail-Konten

Wie ich fünf Posteingänge verwalte (ohne völlig verrückt zu werden)

Ich habe fünf separate E-Mail-Konten. Selbst wenn ich diesen Satz tippte, lief mir ein Schauer über den Rücken – als hätte ich gerade Nägel an einer Tafel oder zwei Styroporstücke aneinander gerieben.

Ja, es ist genug, um mich zusammenzucken zu lassen. Aber die Tatsache bleibt dieselbe: Ich habe fünf davon. Ich werde Ihnen alle wichtigen Details darüber ersparen, wie ich so viele verschiedene Posteingänge hatte, die ich im Auge behalten muss – wissen Sie nur, dass sie alle regelmäßig (ähm, in Ordnung, täglich ) überprüft werden müssen.

Wenn Sie an einem bestimmten Tag auf mich zukommen und fragen: „Kat, wie schaffen Sie es, mit so vielen umzugehen?“ Ich würde wahrscheinlich antworten, indem ich in Tränen ausbrach, meine Arme um mich schlang und auf meinen Fersen hin und her schaukelte, während ich murmelte: „Jemand rettet mich.“

Aber das werde ich heute nicht tun. Nein, meine Freunde. Ich beschloss, diesen guten Schrei aus meinem System herauszulassen und dann mit einer Lupe zu sehen, wie genau ich das mache, ohne völlig verrückt zu werden (es sei denn natürlich, der obige Ausbruch ließ mich bereits nachweislich verrückt erscheinen).

Indem ich über meine oft überwältigenden Erfahrungen im Posteingang nachdenke, hoffe ich, dass ich mich umdrehen und etwas Gutes mit meiner Folter tun kann, indem ich Ihnen dabei helfe, einige umsetzbare Strategien zu entdecken, die Sie implementieren können, um Ihr eigenes E-Mail-Leben zumindest ein wenig einfacher zu gestalten – unabhängig davon Wie viele Konten haben Sie zu Ihrem Namen. Um deinetwillen drücke ich die Daumen, dass es weniger als fünf ist.

1. Ich mache das Überprüfen meiner E-Mails zu einer Priorität

E-Mails bekommen einen ziemlich schlechten Ruf, besonders wenn es um Produktivitätsberatung geht. Ich habe so viele Artikel gelesen, in denen behauptet wird, Sie sollten diesen Browser-Tab schließen, bestimmte Zeitfenster festlegen, in denen Sie sich erlauben, in Ihren Posteingang zu gelangen, und alle möglichen anderen Tipps und Tricks, die versprechen, Ihre Ablenkungen zu verringern Steigern Sie Ihre Effizienz. Und ich verstehe – es kann definitiv eine totale Zeitverschwendung sein, und Sie möchten nicht, dass Ihr Posteingang Sie an der kurzen Leine hält.

Leider ist dieser gut gemeinte Rat für mich einfach nicht praktikabel. Alle meine Konten sind wichtig und sie werden sich einfach nicht selbst überwachen und verwalten. Sie erfordern etwas Ellbogenfett (und, ja, einige häufige Check-in) an meinem Ende.

Genau aus diesem Grund habe ich das Abrufen meiner E-Mails den ganzen Tag über Priorität – mindestens einmal am Morgen, einmal gegen Mitte meines Tages und einmal, wenn ich die Dinge einpacke. Ich habe eine bestimmte Reihenfolge, in der ich sie einchecke, um sicherzustellen, dass nichts übersehen wird, und manchmal schreibe ich sogar „E-Mail überprüfen“ als allererster Punkt auf meiner To-Do-Liste für diesen Tag.

So gerne ich sie alle ausschalten und mich nur auf die anstehende Aufgabe konzentrieren würde, es ist einfach keine realistische Option. Diese Konten enthalten wichtige Anweisungen, Aufgaben, Anforderungen und Erinnerungen. Und wenn ich es mir nicht zum Ziel gesetzt hätte, jeden einzelnen von ihnen fortlaufend zu überprüfen? Nun, die Dinge würden zweifellos durch die Risse rutschen.

Also, ja, es könnte gegen den Strich einiger der beliebtesten Produktivitätsratschläge gehen, die Sie immer und immer wieder gehört haben. Aber daran führt kein Weg vorbei – Tag für Tag muss es Priorität haben, auf dem Laufenden zu bleiben, sonst geraten die Dinge schnell außer Kontrolle.

2. Ich verlasse mich auf mein Telefon

Hier ist eine weitere, die wahrscheinlich alles in Frage stellt, was Sie über Produktivität zu wissen glauben. Ich habe unzählige verschiedene Tipps gehört, die empfehlen, dass Sie Ihr Telefon in einer völlig separaten Postleitzahl aufbewahren, wenn Sie versuchen, Dinge zu erledigen.

Ich werde jedoch als erster zugeben, dass ich meine während meines gesamten Arbeitstages unbedingt in meiner Nähe halten muss. Erstens, weil ich davon ausgehe, dass Publisher’s Clearing House mich jeden Tag mit der lang erwarteten Ankündigung anrufen wird, dass ich ein neu gefundener Millionär bin. Und zweitens, weil ich damit am besten alle meine Konten gleichzeitig einchecken kann.

Ja, ich weiß, dass es unzählige verschiedene Hacks und Tricks gibt, mit denen Sie in mehreren Posteingängen gleichzeitig auf Ihrem Computer angemeldet sein können. Aber ich halte mich nicht für besonders technisch versiert. Und ehrlich gesagt, mein Telefon schien immer viel einfacher, schneller und – ob Sie es glauben oder nicht – weit weniger ablenkend zu sein.

Ich habe alle meine E-Mails in der „Mail“ -App meines Telefons und kann einfach und schnell zwischen ihnen wechseln, um zu sehen, was neu ist, ohne dass auf meinem Computermonitor eine Reihe verschiedener Registerkarten oder Fenster geöffnet sein müssen.

Also, ja, vielleicht gerate ich in die Falle, ab und zu meine Textnachrichten zu überprüfen oder durch Instagram zu scrollen. Aber am Ende denke ich, dass es mir noch einige Zeit spart, mein Telefon auf meinem Schreibtisch zu halten.

3. Ich habe für jeden einen Zweck

So viele E-Mail-Konten zu haben, scheint etwas zu sein, das nur eine verrückte Person tun würde – und an den meisten Tagen fühlt es sich auch so an. Ich denke jedoch, dass es wichtig ist zu beachten, dass jeder seinen eigenen Zweck hat. Ich habe nicht nur fünf, die alle ein Durcheinander von persönlichen und arbeitsbezogenen Nachrichten sind.

Ich habe einen persönlichen Account, einen, den ich für meine freiberuflichen Projekte verwende, und sogar einen für meine Arbeit hier bei The Muse. Sie dienen jeweils einem bestimmten Zweck, was es mir tatsächlich leicht macht, meine Herangehensweise an diese Botschaften zu optimieren.

Obwohl ich niemals empfehlen würde, fünf Konten für sich selbst zu implementieren, kann es hilfreich sein, mehrere Konten zu haben, um Ihr digitales Leben zu organisieren. Sie könnten beispielsweise eine Adresse speziell für die Jobsuche und eine andere für Ihre persönlichen E-Mails haben. Sie wissen, was Sie in jedem Konto erwarten können (abgesehen von diesen lästigen Spam-Nachrichten natürlich), was Ihnen helfen kann, Ihre Herangehensweise an Ihren Tag effektiver zu priorisieren.

Ich gebe als Erster zu, dass es Zeiten gibt, in denen fünf separate E-Mail-Konten ausreichen, um mir die Haare auszureißen. Ich habe jedoch einige verschiedene Strategien identifiziert, die dazu beitragen, die Dinge ein wenig einfacher zu machen – und ich denke, sie sind hilfreich, unabhängig davon, wie viele Konten Sie selbst haben (ich hoffe, es sind weniger als fünf).

Probieren Sie es aus und entlasten Sie den gefürchteten Posteingang ein wenig!

Wie viele E-Mail-Konten haben Sie? Lass es mich auf Twitter wissen.

Foto einer Person, die eine E-Mail mit freundlicher Genehmigung von Hero Images / Getty Images betrachtet.