Wie man mehr Arbeit in einem offenen Büro erledigt

Wie ein kleines Stück Papier in Ihrem offenen Büro den Unterschied ausmachen kann

Offene Bürogrundrisse, die heute an 70% der US-Arbeitsplätze üblich sind, sollen die Zusammenarbeit, frei fließende Ideen und den Geist von „Wir sind alle zusammen“ unter den Mitarbeitern in allen Reihen fördern.

Das ist großartig, außer wenn Sie sich wirklich nur hocken und etwas Arbeit erledigen müssen.

Mein Team von The Muse hat mit einigen Ansätzen experimentiert, um den forschungsbedingten Rückgang der Produktivität und Konzentration in einem offenen Büro zu mildern, einschließlich der Investition in Kopfhörer mit Geräuschunterdrückung, der Schaffung eines „Bibliotheksraums“ für ruhige Arbeitszeiten und der Ermöglichung einer regelmäßigen Arbeitszeit Arbeit von zu Hause aus Tage.

Aber wir haben den vielleicht größten Schmerzpunkt, den außerplanmäßigen Besuch, nicht gelöst: Leider bedeutet ein gut gemeinter Mitarbeiter, „nur mit einer superschnellen Frage vorbeizuschauen“, für den durchschnittlichen Arbeitnehmer eine Unterbrechung des Fokus Die Wiederherstellung dauert 25 Minuten. In einigen Fällen kann die einzige 20-minütige Pause zwischen den Besprechungen schnell von den Prioritäten anderer überholt werden.

Bis vor kurzem, als drei meiner Mitarbeiter einen Plan hatten. Sie verteilten an jedes Teammitglied ein Stück Klettband zum Anbringen an ihrem Monitor und ein kleines Stück rotes Papier. Und sie kündigten eine neue Regel an: Wenn Sie sich im fokussierten Arbeitsmodus befinden und es vorziehen, nicht gestört zu werden, hängen Sie Ihr kleines Schild auf. Wenn Sie für spontane Chats offen sind, entfernen Sie sie einfach.

Wie hat es funktioniert? Bisher ziemlich gut. “Wie war dein Tag?” Ich habe meine Mitarbeiterin Ariana diese Woche beiläufig gefragt. “Erstaunlich – dies ist das erste Mal seit ich hier gearbeitet habe, dass ich alles auf meiner To-Do-Liste erledigt habe”, antwortete sie. “Diese kleinen Anzeichen, die nicht stören, waren unglaublich.”

Fasziniert fragte ich ein paar andere. “Ich habe deutlich mehr Arbeit erledigt, seit ich damit angefangen habe”, sagte ein anderer Kollege. “Besonders in diesen 15-minütigen Zeitfenstern zwischen den Besprechungen – diese Zeit ist heilig, und Sie können niemanden zu sich kommen lassen, wenn Sie etwas erledigen möchten.”

Wir sind nicht das einzige Team, das dieses Konzept ausprobiert hat. Das Softwareunternehmen 10.000ft fand das Rot / Grün / Gelb-System seines Büros so effektiv, dass es Karten erstellte, die auch Sie herunterladen und drucken können. Die Produktivitätsexpertin Laura Stack erinnert sich an einen Manager bei Coca-Cola, der einen roten Hut aufgesetzt hat, als er nicht gestört werden wollte – eine einfache Änderung, die „wie ein Zauber funktioniert hat“. Andere Unternehmen investieren in Produkte wie Kuandos Busylight und Luxafor, leuchtende digitale Geräte, die mit Ihrem Computer synchronisiert werden. Sie werden rot angezeigt, wenn Sie „produktive“ Apps verwenden (z. B. Skype, Asana, Word), und grün, wenn Sie zu wechseln andere (Mittagspause auf Facebook, jemand?).

Damit eines dieser Systeme effektiv ist, muss sich natürlich jeder an die Regeln halten. Wenn Sie es versuchen möchten, stellen Sie sicher, dass Sie Richtlinien für das gesamte Team festlegen: Melden Sie sich an, wenn Sie nicht unterbrochen werden möchten (z. B. an einem fokussierten Projekt arbeiten). Nehmen Sie es herunter, wenn Sie offen für spontane Chats sind. Und sei bereit, der Vollstrecker zu sein. “Ich musste alle daran erinnern, dass ich es ernst meine”, sagt Maranda Elkin, eine der Rädelsführerinnen des Systems bei The Muse. „Sie müssen allen um Sie herum beibringen, wie Sie arbeiten. Zuerst finden sie es vielleicht ärgerlich, aber sie werden es verstehen. “

Wenn Sie Probleme mit offenen Büros haben, probieren Sie es einfach aus. Diese eine kleine Änderung könnte den Arbeitsplatz für Ihr gesamtes Team ein wenig praktikabler machen.