Wie die effektivsten Führungskräfte das Beste aus Meetings herausholen

Wie die effektivsten Führungskräfte das Beste aus Meetings herausholen

Wenn es darum geht, leitenden Angestellten überzeugende Präsentationen zu geben, unterschätzen Sie niemals, was Sie in der Besprechung vor der Besprechung erreichen können.

Stellen Sie sich das folgende Szenario vor: Sie haben sich endlich einen Platz auf der Tagesordnung eines wichtigen Führungstreffens gesichert, um der Geschäftsleitung Ihre „große Idee“ vorzustellen. Sie haben Tage damit verbracht, Ihre Daten zu überprüfen, Ihr PowerPoint neu zu konfigurieren und Ihre Empfehlungen zu verfeinern.

Die Präsentation läuft sehr gut. Sie stellen Augenkontakt mit den Führungskräften her, gehen auf den Entscheidungsstil jedes Einzelnen ein und verwenden sogar überzeugende Worte wie „offensichtlich“. In deinen Gedanken hast du diesen aus dem Park geworfen.

Aber nichts davon ist wichtig: Ihre Entscheidung geht nicht in Ihre Richtung.

Später am Tag, wenn Sie darüber nachdenken, was passiert ist, fällt Ihnen ein: Sie hatten sich lange vor Ihrer Anhörung entschieden. Zu einem bestimmten Zeitpunkt nach dem Versenden der Besprechungsagenda (aber bevor Sie den Folienklicker aufgenommen haben) wurde das Besprechungsergebnis von den Entscheidungsträgern vorgegeben – und Sie wurden nicht einbezogen.

Wenn die eigentlichen Entscheidungen vor dem Meeting getroffen werden, reicht es möglicherweise nicht aus, Ihren Fall vorzustellen und zu versuchen, im Sitzungssaal Herz und Verstand zu gewinnen.

Der Führungsguru John Maxwell hat geschrieben, dass „das Geheimnis eines guten Meetings das Meeting vor dem Meeting ist“.

In seinem Buch Leadership Gold berichtet Maxwell über den Rat eines Mentors, der ihm sagte, er solle im Voraus herausfinden, welche wichtigen Einflussfaktoren in einem bestimmten Meeting anwesend sein würden, und sich vorher entweder einzeln oder in Gruppen mit ihnen treffen. Maxwell und andere verwenden den Ausdruck „das Meeting vor dem Meeting“, um sich auf den Prozess des Eincheckens bei diesen Hauptakteuren vor dem größeren Meeting zu beziehen, um ihr Buy-in zu gewinnen, Vertrauen zu entwickeln und zu vermeiden, später blind zu werden.

In einem Webinar vor Jahren habe ich den Leiter der Unternehmenskommunikation eines Medizinproduktehauses interviewt. Ihr ausgewähltes Fachwissen war eine Fähigkeit, die viele aufstrebende Influencer noch nicht entwickelt haben: wie man effektiv mit Führungskräften der C-Suite zusammenarbeitet.

„Ich kann Ihnen nicht sagen, wie oft ich Leute in unserem Führungsteam gesehen habe“, sagte sie, „und es ist das erste Mal, dass jemand in diesem Raum jemals davon hört, was Sie versuchen um sie davon zu überzeugen. “

Laut dem Kommunikationsleiter besteht eine der oft unausgesprochenen Regeln für eine effektive Zusammenarbeit mit Führungskräften darin, Überraschungen zu vermeiden – und eine gute Möglichkeit, dies zu erreichen, besteht darin, das Meeting vor dem Meeting zu leiten. „Fragen Sie Ihre Führungskräfte vor dem großen Meeting 15 Minuten lang“, empfahl sie. „Sie können eine Vorschau Ihrer Gedanken und Ideen anzeigen und hören, welche Bedenken sie haben. Machen Sie sie zu einem Teil des Prozesses, damit sie zum Zeitpunkt des großen Meetings das Gefühl haben, daran beteiligt zu sein. “

Auch wenn es wie eine informelle Interaktion erscheint, sollten Sie nicht direkt vorgehen. Ich würde empfehlen, sich auf dieses 15-minütige Treffen vor dem Treffen genauso sorgfältig vorzubereiten wie auf das Hauptereignis.

Ihr Ziel bei jedem dieser „Mini-Meetings“ ist es, Ihre Hypothese mit jeder Führungskraft zu testen und etwaige Bedenken und Einwände an die Oberfläche zu bringen, um die Wahrscheinlichkeit zu verringern, dass Ihre Präsentation entgleist. Letztendlich ist es Ihr Ziel, jeden Leiter als Ihren Anwalt aufzustellen – bevor das Haupttreffen stattfindet.

Wie vom Guru für Unternehmenskommunikation empfohlen, sollten Sie Ihren potenziellen Befürwortern folgende Fragen zu Ihrer Idee stellen:

  • Ist diese Idee für Sie sinnvoll?
  • Stimmst du dem zu?
  • Ist dies eine kluge Möglichkeit für uns, Zeit und Geld zu investieren?
  • Stimmt dies mit den Initiativen in Ihrer Region überein? Wenn nicht, warum?
  • Und wenn ja, werden Sie mich bei der Präsentation unterstützen?

Wenn die Antwort „Nein“ lautet, ist es weitaus besser, dass Sie es jetzt wissen, während Sie noch die Möglichkeit haben, vor dem großen Meeting die Richtung zu ändern und den Kurs zu korrigieren.

Nach diesen Gesprächen haben Sie möglicherweise nicht 100% der wichtigsten Entscheidungsträger als Anwälte gewonnen, aber wenn Sie Ihre Ideen vor dem großen Meeting vorab verkaufen, wissen Sie zumindest, wer Ihre Unterstützer sind. Sie werden auch wissen, wer neutral ist, wer skeptisch ist, wer die potenziellen Kritiker sein könnten und wo sie zu diesem Thema stehen. Indem Sie das Meeting vor dem Meeting beherrschen und Ihre Ideen vorab verkaufen, können Sie alle Gesichtspunkte in Ihrer Abschlusspräsentation berücksichtigen – und dann festnageln.

Foto von Grafiken mit freundlicher Genehmigung von Shutterstock.