So beenden Sie das Abrufen Ihrer E-Mails ständig

So beenden Sie das Abrufen Ihrer E-Mails ständig

„Überprüfen Sie Ihre E-Mails nicht die ganze Zeit!“

Sie haben es schon einmal gehört und werden es erneut hören, um Ihre Produktivität zu verbessern und nicht länger ein Sklave Ihres Posteingangs zu sein.

Natürlich ist das viel einfacher gesagt als getan. Viele von uns erhalten Hunderte von E-Mails pro Tag (sogar Stunde!), Was es immer schwieriger macht, auf eine bestimmte Stunde des Tages zu antworten.

Die Wissenschaft bestätigt jedoch jetzt die Vorstellung, dass Sie wirklich von Ihrem E-Mail-Konto absteigen müssen, um bei allem, was Sie tun, produktiver zu sein. In einem kürzlich erschienenen Stück für die New York Times diskutierte Daniel J. Levitin, Professor an der McGill University, seine Arbeit mit dem Mitarbeiter Vinod Menon. Die beiden entdeckten, dass Menschen aufgrund der Schaltkreise des Gehirns ständig zwischen zwei Bewusstseinszuständen wechseln: entweder aufgabenpositiv (sich aktiv auf eine Aufgabe konzentrieren) oder aufgabennegativ (wandern oder träumen). Ein zu schnelles „Wippen“ zwischen diesen beiden Netzwerken kann dazu führen, dass sich Ihr Gehirn „schwindelig“ fühlt und nicht in der Lage ist, sich auf einen der beiden Zustände festzulegen. Und wann sind Sie am wahrscheinlichsten in dieser Verwirrung dazwischen? Wenn Sie in sozialen Medien sind oder im Internet surfen.

Interessanter ist, dass die beiden festgestellt haben, dass die Wissenschaft den alten Rat unterstützt: Sie erledigen wirklich nicht viel, wenn Sie ständig E-Mails abrufen. Warum? Weil die Ablenkung Ihre Fähigkeit unterdrückt, sich wirklich auf den einen oder anderen Geisteszustand einzulassen.

Levitin schreibt: „Eine E-Mail, von der Sie wissen, dass sie ungelesen da sitzt, kann Aufmerksamkeitsressourcen verbrauchen, wenn Ihr Gehirn ständig darüber nachdenkt und Sie von dem ablenkt, was Sie tun. Was könnte drin sein? Von wem ist es? Sind es gute oder schlechte Nachrichten? Es ist besser, das E-Mail-Programm auszuschalten, als diesen ständigen Ping zu hören und zu wissen, dass Sie Nachrichten ignorieren. “

Was ist die Lösung von Levitin und Menon, um E-Mails zu beantworten, ohne dass sie Ihr Leben übernehmen? Behandeln Sie es wie jedes andere einzelne Projekt oder jede andere Aufgabe und nehmen Sie sich eine bestimmte Zeit für E-Mails in Ihrem Tag. Und wenn das schwierig klingt (E-Mail-Süchtige vereinen sich!), Finden Sie hier einige einfache Möglichkeiten, um aus Ihrem Posteingang herauszukommen und die tatsächliche Antwortzeit für E-Mails zu planen.

1. Schalten Sie die Push-Benachrichtigungen aus

Wie Levitin in seinem Artikel angedeutet hat, können Push-Benachrichtigungen auf Ihrem Telefon Ihre Angst , E-Mails unbeantwortet zu lassen, erheblich erhöhen (schließlich lenkt es ab, alle fünf Sekunden zu pingen). Übernehmen Sie also die Kontrolle zurück. Deaktivieren Sie Ihre Push-Benachrichtigungen und überprüfen Sie Ihre E-Mails nur, wenn Sie bereit sind, etwas Zeit dafür zu investieren.

2. Schalten Sie die E-Mail aus

Wenn Sie immer noch ständig E-Mails auf Ihrem Telefon abrufen, nehmen Sie einfach Ihre E-Mail-Konten vollständig ab, damit Sie nicht versucht sind, zwischen Besprechungen oder Geschäftsessen einen kurzen Blick darauf zu werfen.

3. Sperrzeit

Blockieren Sie wie bei jedem anderen Projekt oder regulären Meeting jeden Tag die Zeit, um E-Mails ohne Unterbrechung zu beantworten. Tragen Sie es in Ihren Kalender ein und halten Sie sich an die Zeit, die Sie jeden Tag für die Beantwortung von E-Mails aufgewendet haben.

Nehmen Sie außerdem an einer Routine für Ihre E-Mail-Zeit teil und bereiten Sie sich wie auf ein Meeting oder ein Projekt vor. Schließen Sie Registerkarten und Dokumente für andere Projekte. Stecken Sie Ihre Kopfhörer ein und hören Sie sich eine bestimmte Wiedergabeliste für die Beantwortung von E-Mails an. Stellen Sie einfach sicher, dass Sie Ihre Schritte jedes Mal wiederholen.

4. Installieren Sie Management Apps

Wenn Sie Ihre reguläre E-Mail-Zeit festgelegt haben, stellen Sie sicher, dass sie so produktiv und effizient wie möglich ist. Installieren Sie Apps wie Mailbox (wodurch Ihr Posteingang benutzerfreundlicher wird) oder The Email Game (das Sie herausfordert, Ihre unbeantworteten E-Mails so schnell wie möglich zu bearbeiten). Je effizienter Sie werden, desto mehr können Sie Ihre Zeit maximieren.

Befürchten Sie, dass sich die Leute über Sie ärgern, weil Sie nicht rund um die Uhr per E-Mail erreichbar sind? Wenn sie sehen, wie produktiv Sie sind, spielt es wahrscheinlich keine Rolle. Und wenn alles andere fehlschlägt, sagen Sie ihnen einfach, dass es Wissenschaft ist.

Foto des Kalenders mit freundlicher Genehmigung von Shutterstock.