So vermeiden Sie Telefonanrufe bei der Arbeit (höflich!)

Was Sie sagen möchten, wenn Sie gefragt werden, ob Sie telefonieren möchten (und was Sie stattdessen sagen sollen)

Können wir telefonieren?

Hast du gerade gemurrt? Du bist nicht allein. Trotz der Tatsache, dass wir rund um die Uhr an unsere Telefone angeschlossen sind, verabscheuen viele von uns tatsächlich die eine Funktion, für die sie entwickelt wurden: Anrufe tätigen und entgegennehmen.

Ich verstehe es. Das Unterbrechen Ihres Arbeitstages, um an einem Telefonanruf teilzunehmen, der per E-Mail hätte erfolgen können – möglicherweise weitaus effizienter , kann ein Ärgernis sein.

Aber was genau können Sie dagegen tun? Es muss einen höflicheren und professionelleren Weg geben, um ein Telefongespräch zu vermeiden, als zu sagen: „Nein, danke, ich höre lieber acht Stunden lang einen Soundtrack mit Nägeln an einer Tafel“, oder?

Ja, das gibt es. Wenn Sie einer der vielen telefonfeindlichen Menschen da draußen sind, finden Sie hier eine Anleitung, die darauf basiert, was Sie zu sagen versucht sind, wenn jemand Sie auffordert, „ans Telefon zu springen“ – und was hinter diesen Gefühlen steckt (und Sie wissen, was Sie stattdessen wirklich sagen sollten).

Sie sind versucht zu sagen… „Ich werde alles vergessen, was du mir sagst, also könntest du mir auch eine E-Mail schicken.“

Telefonanrufe können effizient sein – aber nur, wenn Sie sich aktiv mit dem befassen, was besprochen wird. Wenn Sie dies nicht tun, werden all diese entscheidenden Leckerbissen wahrscheinlich in dem Moment, in dem Sie auflegen, aus Ihrem Gehirn fallen.

Könnten Sie sich Notizen machen? Absolut. Aber wenn Sie so etwas wie ich sind, kehren Sie am Ende Ihres Gesprächs zu diesen Skizzen zurück und haben keine Ahnung, was sie tatsächlich bedeuten. Oder Sie verlieren während dieses gut gemeinten Telefon-Chats den Fokus und blättern durch Twitter oder notieren Ihre Einkaufsliste, anstatt sich das Thema aktiv anzuhören (ähm, schuldig wie angeklagt).

In jedem Fall ist dieser Anruf eine Zeitverschwendung, da Sie keine wichtigen Informationen gespeichert haben.

Das ist einer der vielen Vorteile von E-Mails. Sie haben Unterlagen, zu denen Sie jederzeit zurückkehren können – und Sie können sicher sein, dass sie korrekt sind (im Gegensatz zu Ihrem Gekritzel einer Sonnenblume mit einer kryptischen Notiz mit der Aufschrift „Ask Jim!“ Daneben).

Zum Glück ist dies eine durchaus vertretbare Argumentation, auf die Sie sich stützen können, wenn Sie sie brauchen.

Oh, und wenn Ihre Versuche, diesem Anruf zu entkommen, nicht so verlaufen, wie Sie es sich erhofft haben? Nehmen Sie sich Zeit, um sich zu beschweren, und stellen Sie dann sicher, dass Sie bereit sind, zuzuhören (denken Sie nur – Sie möchten nicht zweimal telefonieren müssen, weil Sie beim ersten Mal etwas verpasst haben!). Verfolgen Sie diese Konversation außerdem mit einer E-Mail-Zusammenfassung, in der die Aktionselemente hervorgehoben werden. Sie haben also immer noch die schriftliche Aufzeichnung, auf die Sie gehofft haben.

Sagen Sie dies stattdessen

„Wenn möglich, möchte ich dieses Gespräch per E-Mail beginnen. Auf diese Weise habe ich Notizen, auf die ich zurückgreifen kann, und kann problemlos jeden anderen einschleifen, der Bescheid wissen muss. Wenn wir nach dem Aufbau dieser Grundlagen immer noch der Meinung sind, dass ein Anruf erforderlich ist, können wir uns einen Zeitpunkt für ein Gespräch aussuchen. “

Sie sind versucht zu sagen… „Ich habe Albträume über die Tatsache, dass du mich etwas fragen wirst, das ich nicht beantworten kann.“

Legen Sie Ihr eigenes Ego für einen Moment beiseite und geben Sie dies zu: Ein Teil dessen, was Telefonanrufe so einschüchternd macht, ist, dass sie in Echtzeit stattfinden.

Sie müssen viel mehr auf den Beinen denken als wenn Sie einfach auf eine E-Mail antworten würden, die Ihnen ausreichend Zeit lässt, Ihren Kollegen zu fragen oder Google zu konsultieren.

Also, wenn Ihre Nerven Sie dazu inspirieren, weit weg von a zu bleiben Telefongespräch, hilft Ihnen eine Antwort wie die folgende hoffentlich dabei, einen gefürchteten Live-Chat zu vermeiden – ohne Ihre eigenen Unsicherheiten offen zuzugeben.

Und hey, manchmal lohnt es sich auch, sich aus der Komfortzone zu drängen. Denken Sie daran, wenn Sie eine Frage gestellt bekommen, auf die Sie keine Antwort wissen, können Sie jederzeit mitteilen, dass Sie nach einer E-Mail mit ihnen zurückkehren müssen.

Sagen Sie dies stattdessen

„Ich möchte sicherstellen, dass ich bereit bin, Ihnen alle Informationen zu geben, die Sie benötigen. Würde es Ihnen etwas ausmachen, mir die Fragen per E-Mail zu senden, die Sie beantwortet haben möchten? Ich werde per E-Mail antworten, was ich kann, und bei Bedarf können wir einen Anruf vereinbaren, um den Rest zu besprechen. “

Sie sind versucht zu sagen… „Ugh, ich mag es einfach nicht, mit Leuten zu reden.“

Nennen wir hier einfach einen Spaten einen Spaten – Telefonanrufe können wirklich ein großes Problem für Sie sein.

Sie haben genug Sitzungen und Verpflichtungen Ihren Zeitplan unübersichtlich, und das letzte, was Sie tun möchten, ist rippen Sie Ihre Aufmerksamkeit von der eigentlichen Arbeit weg wieder nur in einem Gespräch teilnehmen, dass Sie per E – Mail in Ihrer eigenen Zeit behandelt haben könnte.

Natürlich wird eine Retorte, die die Tatsache entlarvt, dass Sie lieber mit niemandem sprechen möchten, wahrscheinlich nicht allzu gut ankommen.

Gestalten Sie Ihre Antwort etwas positiver, indem Sie erklären, dass Sie etwas haben, auf das Sie sich im Moment konzentrieren müssen, und E-Mails bevorzugen, wenn dies möglich ist. Es bringt Ihren Standpunkt immer noch auf den Punkt – auf eine Weise, die Sie nicht so sehr als Einsiedler erscheinen lässt.

Sagen Sie dies stattdessen

„Ich bin mitten in einem großen Projekt und konzentriere mich momentan hauptsächlich darauf. Wenn Sie möchten, senden Sie mir bitte Ihre Diskussionspunkte hier und ich werde in einer E-Mail darauf eingehen, was ich kann. Wenn Sie immer noch der Meinung sind, dass danach ein Anruf erforderlich ist, können wir nach Abschluss dieses Projekts einen geplanten Termin festlegen. “

Bei all diesen Antworten werden Sie etwas bemerken: Sie bieten weiterhin die Möglichkeit, bei Bedarf einen Telefon-Chat zu führen.

Ich versuche nicht, dich hier zu verraten, das verspreche ich. Allerdings ist es wichtig, dass manchmal Anrufe wirklich Telefon zu erkennen sind erforderlich.

Sie können effizienter und effektiver sein als Dutzende von E-Mails, die hin und her gesendet werden. Und einige Gespräche erfordern das menschliche Element, etwas laut auszusprechen – wie hartes Feedback zu geben oder einen Konflikt am Arbeitsplatz auszusprechen. Darüber hinaus ist das Telefonieren eine wichtige Fähigkeit in vielen Berufen – zum Beispiel im Verkauf – und letztendlich entscheidend für Ihren Erfolg.

Dies ändert jedoch nichts an der Tatsache, dass es einige Telefongespräche gibt, die es wert sind, in E-Mail-Austausch umgewandelt zu werden. Verwenden Sie in diesen Szenarien die Antworten, die ich hier skizziert habe, und vermeiden Sie (hoffentlich!) Ein gefürchtetes Telefon auf eine Weise, die immer noch höflich, professionell und produktiv ist.