Ein paar schnelle Tipps, um alle Ihre E-Mails zu halbieren

So schneiden Sie alle Ihre E-Mails in zwei Hälften (damit die Leute sie tatsächlich lesen)

Wenn es um E-Mails geht, neige ich dazu, ziemlich wortreich zu sein.

Ich lebe mit der intensiven Angst, als zu direkt oder zu kalt herauszukommen, und all diese zusätzlichen Wörter, Feinheiten und (peinlich) Ausrufezeichen haben etwas, das mich ein wenig wärmer und freundlicher klingen lässt.

Aber hier ist die Sache: Ich verschwende letztendlich meine eigene Zeit – zusammen mit der Zeit der Person, die meine Nachricht liest.

Niemand möchte seine kostbare mentale Energie damit verbringen, durch Flusen zu waten, um an Ihren Punkt zu gelangen. Wenn Sie also wie ich ein Faible für Smalltalk und blumige Sprache in Ihrem Herzen haben, wie können Sie es dann schaffen, Ihre eigenen Nachrichten auf das Wesentliche zu reduzieren?

Hier sind vier umsetzbare Tipps, die mir geholfen haben:

1. Schneiden Sie Füllwörter und -phrasen aus

Die Chancen stehen gut, dass Sie Füllphrasen streuen in Ihre E – Mails.

Glaubst du mir nicht? Schreiben Sie eine E-Mail an einen Kollegen und sehen Sie sich an, wie oft Sie die Worte „Ich denke“ eingefügt haben. Das hilft zwar, Ihre Sprache zu mildern, ist aber völlig unnötig. Es wird davon ausgegangen, dass Sie dies denken, da Sie derjenige sind, der die Nachricht schreibt.

Die gleiche Regel gilt für ein Wort wie „nur“. Wir alle pfeffern es hier und da. In den meisten Fällen kann es jedoch vollständig ausgeschnitten werden.

Wenn es darum geht, andere Unordnung herauszufiltern, die sich möglicherweise versteckt, gibt es noch einen Tipp von meinem ehemaligen Journalistenlehrer, der immer noch bei mir bleibt: Suchen Sie, wo Sie Kommas eingefügt haben. Oft folgen sie einem Qualifikationsmerkmal, das Sie löschen können. Wissen Sie, Dinge wie „Unnötig zu sagen“, „Allerdings“, „In der Tat“ oder sogar „Sie wissen“, dass ich genau diesen Satz begonnen habe.

2. Verwenden Sie Aufzählungszeichen

Den notwendigen Kontext einzubeziehen ist eine Sache. Vor allem in E-Mails ist es jedoch verlockend, über Bord zu gehen und Ihre Nachricht mit allen möglichen irrelevanten Details zu füllen.

Aus diesem Grund kann die Verwendung von Aufzählungszeichen so hilfreich sein – sie zwingen Sie dazu, viel präziser und direkter mit Ihrem Schreiben umzugehen. Fordern Sie sich heraus, ob es Absätze gibt, die besser in eine verkürzte Liste umgewandelt werden könnten.

Während Sie nicht möchten, dass Ihre gesamte E-Mail eine scheinbar endlose Liste von Aufzählungspunkten ist, kann das Aufteilen einiger größerer Textblöcke dazu beitragen, Ihre Notiz kürzer (und weitaus besser organisiert) zu machen.

3. Verweisen Sie Personen auf relevante Dokumente

Von Zeit zu Zeit wurden die Informationen, die Sie unbedingt in Ihre E-Mail packen möchten, bereits an anderer Stelle aufgezeichnet – sei es in einem Dokument, einer Präsentation, einer Website oder etwas ganz anderem.

Sie müssen das Rad nicht neu erfinden. Wenn Sie also eine zusätzliche Ressource ausgraben können, die bereits alle wichtigen Informationen enthält, verweisen Sie Ihren Empfänger darauf, anstatt zu versuchen, sie zusammenzufassen.

4. Überspringen Sie den Small Talk

Wenn Sie so etwas wie ich sind, haben Sie sich diesen Tipp einmal angesehen und gedacht: Willst du mich veräppeln? Das Überspringen dieser Höflichkeiten wird mich sicherlich zum Büromonster machen!

Ich verstehe, woher du kommst – es scheint höflich zu sein, jeder meiner Nachrichten eine freundliche Frage zu stellen. Aber meistens bleibt es sowieso völlig unbeantwortet. Es ist dieser völlig unnötige Teil, den die meisten Leute einfach beschönigen.

Fühlen Sie sich frei, in einem schnellen und angenehmen „Ich hoffe, es geht Ihnen gut!“ Es ist jedoch wahrscheinlich am besten, die Rücktaste bei etwas anderem zu drücken.

Diese Tricks in Aktion

Möchten Sie nachweisen, dass diese Tipps tatsächlich funktionieren? Schauen Sie sich die folgenden Beispiele an, um zu sehen, wie die zweite E-Mail genau den gleichen Punkt wie die erste vermittelt – mit weitaus weniger Wörtern.

Hey Susan,

Ich hoffe dir gehts gut! Wie war dein letzter Urlaub? Basierend auf den Bildern, die Sie bereits geteilt haben, scheint Boston eine großartige Stadt zu sein – ich würde sie gerne besuchen!

Wie auch immer, ich wollte nur kurz auf die bevorstehende Präsentation eingehen, die wir dem Board geben werden. Falls Sie sich nicht erinnern, müssen wir über die Verkaufszahlen dieses Quartals sowie über die großen Pläne sprechen, die wir für die Zukunft haben. Es werden zwölf Vorstandsmitglieder anwesend sein, und am Ende wird es auch eine Frage-und-Antwort-Sitzung geben – also sollten wir bereit sein, alles zu beantworten, was der Vorstand verlangt!

Leider habe ich einige Bedenken bezüglich dieser Präsentation, über die ich mich mit Ihnen unterhalten wollte. Erstens sind die Verkaufszahlen dieses Quartals gegenüber dem letzten Quartal gesunken, und ich bin gespannt auf Ihre Überlegungen, wie wir das Ihrer Meinung nach auf eine Weise präsentieren können, die nicht allzu negativ erscheint. Zweitens denke ich, dass die Präsentation etwas stärker sein könnte, wenn wir die Reihenfolge von dem, was sie gerade ist, umgedreht hätten.

Ich bin gespannt, was du darüber denkst, Susan. Ich denke, wir machen bisher große Fortschritte!

Danke,
Kat

Hey Susan,

Ich hoffe dir gehts gut!

Ich berühre die Basis über die bevorstehende Präsentation, die wir dem Vorstand geben werden. Es ist schon eine Weile her, dass wir uns damit verbunden haben, sodass die Details der Präsentation im beigefügten Dokument enthalten sind.

Ich habe ein paar Bedenken, über die ich Ihre Gedanken informieren wollte:

  • Die Verkaufszahlen dieses Quartals sind gesunken. Wie können wir das auf eine Weise darstellen, die nicht zu negativ ist?
  • Die Präsentation könnte stärker sein, wenn wir die Bestellung umdrehen. Was denkst du?

Wir machen bisher große Fortschritte!

Danke,
Kat

Diese erste E-Mail besteht aus 198 Wörtern. Der Zweite? Es sind prägnante und optimierte 93 Wörter – was bedeutet, dass die erste Nachricht mehr als doppelt so lang war wie die zweite.

Seien Sie gewarnt, dass es für einige Nachrichten einfacher ist, diese Taktik anzuwenden als für andere. Und Sie werden wahrscheinlich nicht in der Lage sein, jeden einzelnen, den Sie schreiben, in zwei Hälften zu teilen.

Aber lassen Sie sich davon nicht entmutigen. Denken Sie stattdessen daran, dass der bloße Versuch, in Ihrer schriftlichen Kommunikation effizienter und effektiver zu sein, wirklich am wichtigsten ist. Solange Sie sich dessen bewusst sind, werden sich Ihre E-Mails mit Sicherheit weiter verbessern.