Planen Sie Ihren Tag rückwärts, um mehr zu erledigen

Benötigen Sie mehr Stunden am Tag? Planen Sie es rückwärts

Wie oft pro Woche beschweren sich Mitarbeiter, Freunde und Familienmitglieder, dass sie sich mehr Stunden am Tag wünschen? Der Gedanke, jeden Abend alles auf Ihrer To-Do-Liste abzubrechen und vor Einbruch der Dunkelheit aus der Tür zu gehen, ist so ziemlich ein Mythos.

Nicht für Cal Newport.

Newport ist Professor in Georgetown sowie Vater, viermaliger Autor, häufiger Verleger in seinem Fachgebiet und ständiger Blogger. Oh, und er hört immer noch jeden Tag um 17:30 Uhr auf zu arbeiten und arbeitet an den meisten Wochenenden nicht. Er klingt wie ein Superheld, oder?

Es stellt sich heraus, dass fast jeder genauso produktiv sein kann wie er, indem er aus seinen Methoden lernt. Eine der wichtigsten Zeitersparnisse in Newport ist das, was er als „festen Produktivitätsplan“ bezeichnet: Er plant seinen Tag rückwärts, beginnend um 5:30 Uhr und arbeitet sich bis in die früheren Stunden vor. Die Hauptidee ist, dass er sich eine bestimmte Zeit zum Arbeiten gibt, seinen Tag genau danach plant und sich zwingt, sich zu konzentrieren.

Wie können Sie einen Rückwärtsplan für sich arbeiten lassen? So planen Sie es – und stellen sicher, dass Sie es mit dem richtigen Material füllen.

1. Überspringen Sie die Aufgabenliste und planen Sie alles

Der wichtige Mandant der Backward-Schedule-Produktivitätsmethode verzichtet auf die To -Do-Liste zusammen und stattdessen alles in Ihren Tag plant. Warum? Indem Sie Tagesordnungspunkte tatsächlich in Ihren Kalender aufnehmen, können Sie realistischer beurteilen, wie lange sie dauern und wann sie erledigt werden. Sie wissen auch genau, zu welcher Zeit Sie Ihren Tag beginnen müssen, um alles unterzubringen.

Versuchen Sie also, Ihre alte Aufgabenliste herauszuziehen, Ihren Kalender zu öffnen und tatsächlich ein Ereignis für jedes Element zu erstellen. Überlegen Sie sich bei längerfristigen Aufgaben, wie viel Zeit Sie jeden Tag benötigen, um sich methodisch durchzuarbeiten. Wenn dann neue Aufgaben auftauchen, finden Sie Zeit für sie in Ihrem Kalender, anstatt sie in Ihre unendliche Aufgabenliste aufzunehmen.

2. Beginnen Sie mit dem Großen und stecken Sie dann den Kleinen ein

Es scheint sehr offensichtlich, aber wie oft verbringen Sie Ihren eigentlichen Arbeitstag damit , E-Mails zu beantworten, sich zu vernetzen und im Allgemeinen nicht auf die tieferen Bereiche Ihres Jobs zu achten?

Wenn Sie Ihren Zeitplan planen, blockieren Sie zunächst große Zeitblöcke für die wirklich wichtigen Dinge und verwenden Sie dann die verbleibenden Pausen für kleinere Aufgaben. Persönlich habe ich zwischen neun Uhr morgens und fünf Uhr abends aufgehört, nicht arbeitsbedingte E-Mails (nicht dringende Presseanfragen, E-Mails von alten Verbindungen usw.) zu beantworten, und ich musste mich stattdessen auf die größeren Tagesordnungspunkte konzentrieren sich in einem Meer kleinerer Aufgaben zu verlieren. E-Mails können jederzeit beantwortet werden. Die Entwicklung einer erfolgreichen Content-Strategie kann nicht für die Zeit nach der Arbeit verschoben werden.

3. Befreien Sie sich von Ihrer morgendlichen Klatschsitzung (und anderen Zeitverschwendern)

Newport sagt, dass er diesen festen Produktivitätsplan jeden Tag erreicht, indem er „Verpflichtungen rücksichtslos auswählt, Menschen ablehnt, schwer zu erreichen ist und dabei geringfügig nützliche Aufgaben erledigt“.

Klingt aggressiv, aber wenn Sie darüber nachdenken, gibt es wahrscheinlich viele Möglichkeiten, wie Sie Ihre Zeit nicht so gut nutzen, wie Sie es könnten. Anstatt zum Beispiel morgens neben der Kaffeekanne oder am späten Nachmittag in der Nähe des Kopierers zu klatschen (zu verlieren, wer weiß, wie viel Zeit Sie haben), sollten Sie Ihre Geselligkeit für angemessenere Tageszeiten wie die 30-minütige Mittagspause aufheben. ‚ Wir haben Ihren Zeitplan festgelegt.

Die Planung Ihres Tages von Anfang bis Ende kann unglaublich einschüchternd sein. Wenn Sie jedoch wissen, dass Sie unnötige Aktionselemente entfernen und realistisch sind, wie viel Zeit alles in Anspruch nimmt, wird der Prozess erheblich vereinfacht – und Sie können das Büro genau dann verlassen, wenn Sie möchten zu.

Foto des Kalenders mit freundlicher Genehmigung von Shutterstock.