Beenden Sie Ihre To-Do-Listen nie?

Beenden Sie Ihre To-Do-Listen nie? 5 Strategien zum Ausprobieren

Die meisten von uns waren dort: Sie haben acht Millionen Dinge zu erledigen, aber nichts scheint jemals getan zu werden. Sie erstellen eine Aufgabenliste nach der anderen und haben das Gefühl, dass Sie der Liste mehr Elemente hinzufügen, als Sie abhaken. Bedeutet das, dass Sie im Zeitmanagement nur schrecklich sind, oder ist es etwas anderes?

Hier ist eine erschreckende (aber seltsam beruhigende) Tatsache: Satte 89% der Menschen beenden ihre täglichen To -Do-Listen nicht regelmäßig. Also mach dir keine Sorgen, du bist nicht allein!

Ein weiterer Grund, sich keine Sorgen zu machen: Es gibt einfache Strategien, mit denen Sie mehr erledigen und Ihre To-Do-Liste übersichtlicher gestalten können. Hier finden Sie eine Zusammenfassung unserer besten Tipps für Aufgabenlisten – denn es ist an der Zeit, einer der 11% zu werden, die tatsächlich das beenden, was sie sich vorgenommen haben.

1. Nehmen Sie die 1-3-5-Regel ernst

Im Laufe des Tages ist es leicht, sich in all die kleinen Dinge zu vertiefen, die auftauchen. Sicher, Sie wollten diesen gigantischen Komitee-Bericht, der Sie seit Wochen belastet, wirklich beenden, aber Sie mussten Ihre To-Do-Liste nur mit 17 weiteren Dingen füllen, die Ihre sofortige Aufmerksamkeit erfordern.

Oder doch?

Hier bietet sich die 1-3-5-Regel an: Indem Sie eine große Sache, drei mittlere Dinge und fünf kleinere Dinge zuordnen, die Sie an diesem Tag erledigen möchten (und ja, das ist im Allgemeinen die Anzahl der Aufgaben, die Sie vernünftigerweise erledigen können Wenn Sie an einem Tag fertig sind, wissen Sie sofort, wo Ihre Prioritäten liegen (und was warten kann). Und wenn das Priorisieren tatsächlich Ihr größtes Problem in Bezug auf die Produktivität ist, können Sie es besser machen.

Wenn Sie in einem Job arbeiten, in dem Dinge wirklich auftauchen und so schnell wie möglich erledigt werden müssen, lassen Sie jeden Tag einen Ihrer mittleren und einen oder zwei Ihrer kleinen Slots offen, um die wichtigsten unmittelbaren Bedürfnisse zu erfüllen.

Um dies noch einfacher zu machen, haben wir eine sehr einfache (und hübsche) Tabelle erstellt, in der Sie Ihre 1-3-5 Elemente zuordnen können, die Sie hier herunterladen können.

2. Verwenden Sie die Eisenhower-Methode

Alex Honeysett macht eine großartige Aufschlüsselung der Eisenhower-Methode, aber das Wesentliche ist, dass Sie zwei Dinge über jede Ihrer Aufgaben verstehen müssen: Wie wichtig ist es und wie dringend ist es? Die große Lehre hier ist, dass das, was wichtig ist, nicht immer dringend ist und umgekehrt.

Die Idee, Aufgaben zu priorisieren, kann entmutigend sein (insbesondere wenn Sie nicht wissen, wo Ihre Prioritäten liegen sollen). Daher erstellt dieses System ein sehr einfaches Raster, auf dem Ihre Aufgabenliste basiert. Suchen Sie nach den Dingen, die sowohl dringend als auch wichtig sind, und tun Sie diese zuerst. Verbringen Sie Ihre Zeit nicht damit, sich über Dinge zu ärgern, die nur dringend erscheinen, und blockieren Sie bestimmte Zeitabschnitte in Ihrem Zeitplan für diejenigen, die wichtig sind, aber nicht in diesem Moment erledigt werden müssen. Und alles, was Sie bestimmen, ist nicht dringend oder wichtig? Tun Sie alles, um dies von Ihrer zu vollen To-Do-Liste zu streichen.

3. Verpflichten Sie sich zu nur einer To-Do-Listen-App

Eine gute Freundin von mir beschwerte sich einmal bei mir darüber, dass sie nicht einmal annähernd ihre To-Do-Liste fertigstellen konnte, und als sie ihren Computer öffnete, sah ich, warum: Sie hatte neun verschiedene Produktivitäts- oder To-Do-Listen Apps laufen gleichzeitig auf ihrem Desktop!

Viele Menschen machen den Fehler zu glauben, dass der Begriff „je mehr desto besser“ für Apps gilt (insbesondere für Produktivitäts-Apps), für die überwiegende Mehrheit der Menschen jedoch nicht. Sie werden die Hälfte Ihres Tages damit verbringen, sich mit allem zu beschäftigen, und es gibt keine Möglichkeit, die Vor- und Nachteile jeder einzelnen App zu lernen.

Nehmen Sie sich stattdessen ein wenig Zeit, um Ihre Produktivitäts-App-Optionen durchzusehen ( hier ist eine gute Liste, um Ihnen den Einstieg zu erleichtern) und wählen Sie nur eine aus, für die Sie sich verpflichten möchten. Laden Sie es herunter, informieren Sie sich über die Funktionen und verpflichten Sie sich einen ganzen Monat lang, nur diese App für Ihre Aufgabenlistenanforderungen zu verwenden. Sie werden schockiert sein, wie viel mehr Sie tun können, wenn Sie nicht die ganze Zeit mit so vielen verschiedenen Dingen zappeln.

4. Geben Sie genau an, was jedes Aufgabenlistenelement beinhaltet

Sie sollten nicht das gleiche Gewicht auf das Ausfüllen eines Berichts legen, für das Sie fünf Stunden benötigen, um eine E-Mail zu schreiben und zu senden, die nur zwei Minuten Ihrer Zeit benötigt. Teilen Sie stattdessen die Schritte auf, die für jedes Aufgabenlistenelement erforderlich sind, bis alle ungefähr die gleiche Zeit und Mühe auf sich nehmen (ein Experte schlägt vor, dass jede Aufgabe nicht länger als 10 Minuten dauern sollte ), und betrachten Sie diese als ihre eigenen Aufgaben Listenelemente.

Indem Sie sich tatsächlich vorstellen, wie viel Arbeit alles in Anspruch nehmen wird, ist es einfacher, den Rest Ihrer Aufgabenliste und Ihren Tagesplan entsprechend zu planen. Wenn Sie nur „Ausschussbericht schreiben“ sagen, ist dies möglicherweise einfach. Wenn Sie jedoch die sechs Schritte festlegen, die damit verbunden sind, können Sie die richtige Zeit blockieren und andere Aufgabenlistenelemente bei Bedarf auf einen späteren Zeitpunkt verschieben.

5. Erstellen Sie eine „Fertig“ -Liste

Ich habe eine Freundin, die sich an eine klassische Papier-und-Stift-To-Do-Liste hält, und einer der Gründe, warum sie sie so mag, ist, dass sie es liebt, wenn nach einem langen Tag Gegenstände auf einem Blatt Papier durchgestrichen werden. Es gibt dort ein Erfolgserlebnis, das es bei vielen To-Do-Listen-Apps nicht gibt.

Das Erstellen einer „Fertig“ -Liste (mehr dazu hier ) gibt Ihnen nicht nur das gleiche Erfolgserlebnis, wenn Sie auf alles zurückblicken können, was Sie an diesem Tag getan haben, sondern wenn Sie sich die Liste ansehen und feststellen, dass Sie es wirklich sind hat nichts erreicht, es ist auch ein großartiger Weckruf, den Sie neu fokussieren und überdenken müssen, was Sie Ihren Tag damit verbringen.

Denken Sie daran, wenn Sie einen neuen Produktivitäts-Trick ausprobieren, dessen Anpassung einige Zeit in Anspruch nimmt. Wenn die Dinge nach einem Tag nicht mehr zu funktionieren scheinen, geben Sie nicht auf. Geben Sie mindestens einen Monat lang einen neuen Trick für die Aufgabenliste. Sie werden in kürzester Zeit eine Produktivitätsmaschine sein!

Foto des Häkchens mit freundlicher Genehmigung von Shutterstock.