Tun Sie dies, um nie wieder eine wichtige E-Mail zu verpassen

5 Dinge, die Sie jetzt tun müssen, damit Sie nie wieder eine wichtige E-Mail verpassen

Ich muss Ihnen nicht sagen, dass das Erhalten einer Menge E-Mails nicht die unterhaltsamste Erfahrung der Welt ist. (Es ist genau dort oben, wenn Sie sich die Zähne putzen lassen oder zusehen, wie Wasser kocht.)

Aus diesem Grund schreiben wir ständig über Möglichkeiten, Ihren Posteingang in Schach zu halten – von neuen Tools über Abwesenheitsnachrichten bis hin zu einer altmodischen E-Mail-Bereinigung.

Aber die Sache ist, dass viele Dinge, die wir in unseren Postfächern bekommen, tatsächlich irgendwie wichtig sind. Ja, wir möchten Unordnung beseitigen, aber wir möchten auch sicherstellen, dass wichtige Botschaften laut und deutlich durchkommen. Mit anderen Worten, wir möchten Kontakte, die wir mögen, auf eine sichere Liste setzen und diejenigen blockieren, die wir nicht mögen.

Ich kann so viele Fälle nennen, in denen eine E-Mail von einem wichtigen Arbeitskontakt oder einem von mir abonnierten Newsletter aufgrund eines versehentlichen Löschvorgangs meinerseits oder, noch ärgerlicher, aufgrund meines Spam-Ordners verloren ging.

Was können Sie also tun, um sicherzustellen, dass dies nicht geschieht? Wir haben ein paar Vorschläge. Diese sind übrigens hauptsächlich für Google Mail-Nutzer gedacht – aber wir haben auch einige Tipps für Outlook.

1. Wenn Sie weiterhin fehlende Nachrichten von Schlüsselkontakten haben

Sie können wichtige Kontakte auf die Whitelist oder Safelist setzen, um sicherzustellen, dass Sie ihre Nachrichten nie verpassen. Wechseln Sie in Google Mail zu Ihrem Spam-Ordner und suchen Sie Ihre letzte verpasste E-Mail von der Person. Klicken Sie oben links auf „Kein Spam“. Um sicherzustellen, dass diese Person immer direkt in Ihrem Posteingang angezeigt wird, klicken Sie auf die drei vertikalen Punkte in der rechten Ecke und wählen Sie „Name der Person zur Kontaktliste hinzufügen“.

(Sie können dasselbe in Outlook tun, indem Sie „Nicht Junk“ auswählen und die Person zu Ihrer Liste „Sichere Absender“ hinzufügen.)

Oh, und wenn dies bei Ihren E-Mails an andere Personen der Fall ist, empfehlen Sie diesen, dasselbe zu tun.

2. Wenn wichtige E-Mails in Ihren Registerkarten „Promotions“ oder „Social“ landen

Sie können die Nachricht einfach per Drag & Drop auf die Registerkarte „Primär“ ziehen, sodass sie immer vorne und in der Mitte liegt.

Kein Fan dieser Tabs? Sie können sie entfernen, indem Sie auf das Zahnrad in der rechten Ecke Ihres Google Mail-Kontos klicken, „Einstellungen“> „Posteingang“ auswählen und die Kontrollkästchen unter „Kategorien“ deaktivieren.

3. Wenn Sie nicht anders können, als den Überblick über bestimmte Gespräche zu verlieren

Ihr Posteingang ist ein großer, beängstigender Ort. Lassen Sie nicht einfach alles, was Sie erhalten, in einem riesigen Ordner stapeln.

Sie können Nachrichten einfach in Kategorien organisieren, indem Sie Filter und Beschriftungen in Google Mail und Ordner in Outlook verwenden (weitere Tipps zur effektiven Verwendung dieser Nachrichten finden Sie hier ).

Oder Sie können den Betreffzeilentrick der Muse-Autorin Jenni Maier verwenden, um immer genau das zu finden, wonach Sie suchen.

4. Wenn Sie nicht sicher sind, ob jemand blockiert wurde

Möglicherweise haben Sie versehentlich jemanden blockiert, den Sie nie beabsichtigt haben. Um zu sehen, wer möglicherweise herausgefiltert wird, gehen Sie zu „Einstellungen“> „Filter und blockierte Adressen“.

Ihren Namen gefunden? Überprüfen Sie ihre Adresse und klicken Sie auf „Ausgewählte Adressen entsperren“.

5. Wenn Sie diese eine Nachricht wirklich nicht finden können

Überprüfen Sie Ihre Papierkorb- und Spam-Ordner in Google Mail oder durchsuchen Sie Ihren Posteingang mit den Begriffen „in: Papierkorb [Name oder Schlüsselwort]“ oder „in: Spam [Name oder Schlüsselwort]“ (Sie können dies auch in Outlook tun, indem Sie Ihren Ordner einschränken Suche nach Ordner). Befolgen Sie die obigen Schritte, damit es nicht wieder verloren geht.

Unterhaltsame Tatsache: Wenn Sie eine E-Mail in Google Mail löschen, bleibt sie 30 Tage lang im Papierkorb, bevor sie für immer entfernt wird. Beachten Sie dies, bevor Sie Ihre Nachrichten hierher verschieben.

Ich bin alles dafür, nutzlose E-Mails loszuwerden, aber einige der guten Sachen können auch verloren gehen. Bevor Sie also drastische Maßnahmen ergreifen (z. B. Ihren gesamten Posteingang leeren), stellen Sie sicher, dass Sie diese Vorsichtsmaßnahmen getroffen haben. Sie wollen nicht die Person sein, die Ihr Chef auspowert, weil er nicht zu ihnen zurückkehrt oder eine große Frist verpasst, oder?

Das ist was ich dachte.

PS Einige E-Mail-Newsletter sind es wert, vermisst zu werden. Wir mögen voreingenommen sein, aber wir glauben nicht, dass unsere einer von ihnen ist. Holen Sie sich kuratierte Karriereartikel direkt in Ihren Posteingang, indem Sie hier ein Konto erstellen. Oh, und stellen Sie sicher, dass Sie uns zu Ihrem „primären“ Posteingang hinzufügen!