5 Möglichkeiten, wie das neue Google Mail die Produktivität steigern kann

5 Möglichkeiten, wie das neue Google Mail Sie bei der Arbeit produktiver machen kann (Ja, wir haben gesagt, neu!)

Es ist Jahre her, seit Google Mail drastische Designänderungen erfahren hat. Daher bin ich nicht überrascht, wie aufregend die jüngste Ankündigung wichtiger Updates ist.

Okay, es war nicht nur so, dass die Leute im Internet aufgeregt waren. Ich war aufgeregt Ich wollte es sofort versuchen und lud meinen persönlichen Posteingang einige Male neu, bis ich die Option „Probieren Sie das neue Google Mail aus“ sehen konnte, als ich auf das Einstellungsrad klickte. Wenn Sie Google Mail beruflich verwenden, müssen Sie wahrscheinlich Ihren Administrator bitten, die Option zu aktivieren, bevor Sie sie ausprobieren können.

Meine erste Reaktion? Es wird sicherlich einige Zeit dauern, bis sich meine Augen an den neuen Look gewöhnt haben (hier einfügen: alle Schreie, wenn Facebook jemals seinen Newsfeed geändert hat).

Meine zweite Reaktion? Diese neuen Funktionen können Sie bei der Arbeit produktiver (und vernünftiger) machen.

1. Entlasten Sie Ihren Posteingang schneller

Ich strebte nicht immer nach einem organisierten Posteingang, aber als ich mich darauf vorbereitete, meinen Job bei The Muse zu beginnen, beschloss ich, mein neues Konto als Teil meiner Routine super organisiert zu halten, E-Mails zu kennzeichnen und zu archivieren. Jetzt macht es mich nervös, wenn ich den unteren Rand meines Posteingangs nicht sehen kann oder wenn, der absolute Horror, mehr als eine Seite nicht archivierter Nachrichten vorhanden ist.

Eine Sache, die mir aufgefallen ist, ist, wie unpraktisch es war, Nachrichten aus meinem Posteingang zu verschieben, ein Problem, das mit der Überarbeitung anscheinend behoben wird. Anstatt auf das Kontrollkästchen links neben einer Nachricht klicken zu müssen, um auf verschiedene Aktionen oben in Ihrem Posteingang zuzugreifen, können Sie jetzt vor dem Öffnen den Mauszeiger über jede einzelne E-Mail bewegen und auf Symbole klicken, um sie zu archivieren, zu löschen und zu markieren als gelesen oder ungelesen oder dösen (siehe unten). Ich kann bereits beklagen, dass es keine fünfte Möglichkeit gibt, ein Etikett schneller hinzuzufügen.

Google Mail wird auch Empfehlungen zum Abbestellen bereitstellen , „basierend auf Hinweisen wie der Anzahl der E-Mails, die Sie von einem Absender erhalten, und der Anzahl der tatsächlich gelesenen E-Mails“, die Ihnen auch dabei helfen können, schneller zu löschen.

2. Erinnern Sie sich an wichtige E-Mails mit „Nudges“ und Benachrichtigungen mit hoher Priorität

So oft Sie versuchen, den Überblick über Ihren Posteingang zu behalten, gehen manchmal Dinge verloren, sogar wichtige E-Mails von Personen, auf die Sie normalerweise schnell antworten. Das überarbeitete Google Mail-Konto zeigt möglicherweise ältere Nachrichten mit Notizen wie „Vor 3 Tagen erhalten“ an. Antworten?“ oder „Vor 5 Tagen gesendet. Nachverfolgen?“ in einer leuchtend orangefarbenen Farbe, um sich von der schwarzen Betreffzeile und dem Vorschau-Text abzuheben.

Außerdem wird eine mobile Funktion hinzugefügt, mit der Sie Benachrichtigungen nur für die wichtigsten E-Mails erhalten können, die vom Google Mail-Algorithmus festgelegt werden.

3. Snooze-E-Mails für später

Mit dieser vierten Option können Sie, wenn Sie den Mauszeiger über eine Nachricht bewegen, diese aus Ihrem Posteingang entfernen und jederzeit wieder auswählen. Wenn Sie also nicht möchten, dass ein Posteingang mit Nachrichten überfüllt ist, von denen Sie wissen, dass Sie sich erst am Freitag darum kümmern, können Sie sie bis dahin ausschalten.

Und keine Panik, wenn Sie ein bisschen verrückt nach dem Schlafen sind! Auf der linken Seite des Browsers gibt es eine Option zum Klicken und Anzeigen aller Ihrer eingeschlafenen E-Mails.

4. Lassen Sie künstliche Intelligenz Ihre E-Mail für Sie schreiben

Möglicherweise verwenden Sie „Smart Reply“ bereits in der Google Mail-App für Handys, aber jetzt wird die Funktion in die Webversion Ihres Posteingangs übernommen. Es werden drei schnelle Antworten auf eine E-Mail vorgeschlagen, auf die Sie klicken können, um sie als vollständige Nachricht, die Sie zurücksenden, oder als Beginn einer Nachricht zu verwenden.

5. Verwenden Sie Ihren Kalender, erstellen Sie eine Aufgabenliste und machen Sie sich Notizen, ohne wegzuklicken

Beim Umschalten auf das neue Google Mail-Konto werden drei neue Symbole auf der rechten Seite Ihres Posteingangs angezeigt. Mit ihnen können Sie Google Kalender, Google Keep (für Notizen) und Google Tasks (für Aufgaben) als Seitenbereich neben Ihrem Posteingang öffnen, sodass Sie alles in einem Browserfenster anzeigen können.

Es ist peinlich zuzugeben, wie begeistert ich als kürzlich konvertierter Posteingangsorganisator, der jetzt auch mit der Bereinigung ihres persönlichen Kontos beginnt, von jedem Tool oder jeder Strategie bin, die es einfacher macht, die Anzahl der E-Mails zu verringern, die mich zwischendurch verspotten diese Klammern.

Egal, ob Sie diese Begeisterung teilen oder mich für einen Freak halten, Sie interessieren sich wahrscheinlich für einfache Möglichkeiten, wie Sie bei der Arbeit produktiver arbeiten können. Es lohnt sich also, zumindest einige dieser neuen integrierten Booster auszuprobieren, um festzustellen, ob sie für Sie einen Unterschied machen.