Auf der Firma Dime: Kostenbericht Etikette 101

Auf dem Company Dime: Etikette der Spesenabrechnung 101

Das Einreichen von Spesenabrechnungen steht mit Wurzelkanälen auf meiner Spaßskala ganz oben. Trotz der Tatsache, dass mein Unternehmen mir zu Recht viel Geld schuldet, habe ich fast immer Angst, diese Berichte einreichen zu müssen.

Dies hat wahrscheinlich seine Wurzeln in meinem ersten Job außerhalb des College, als ich meinen Chef um eine Anleitung bat, welche Ausgaben für eine bevorstehende Geschäftsreise angemessen waren. Sie sagte einfach: „Verwenden Sie Ihr bestes Urteilsvermögen.“

Ähm, danke. Da ich noch nie auf Geschäftsreise war, hatte ich das Gefühl, dass mein bestes Urteil wahrscheinlich von ihrem abweicht.

Aber ich denke, das war der Punkt. Als ich Manager wurde und meine Mitarbeiter mir dieselbe Frage stellten, gab ich dieselbe vage Antwort. Ich wollte meine Mitarbeiter testen, um zu sehen, wie sie sich ohne Aufsicht verhalten verhalten – wenn sie eines Nachts wild werden und Hunderte von Dollar auf Alkohol sprengen, könnte ich ihre Entscheidungskompetenz in Frage stellen (und ja, ich könnte sie auch weitergeben eine Beförderung anstelle der Person, die die Herausforderung vernünftig bewältigt hat).

Die Moral der Geschichte? Wenn Ihre Chefin sagt, dass Sie Ihr bestes Urteilsvermögen verwenden, wenn Sie den Cent des Unternehmens ausgeben, meint sie es ernst. Wie Sie mit Ihren Ausgaben umgehen, sagt viel über Sie als Mitarbeiter aus und kann sich auch auf Ihren Ruf bei Ihrem Chef auswirken.

Glücklicherweise habe ich im Laufe der Jahre einige Tricks entwickelt – und diese sind nützlich, um mich beim Sammeln von Quittungen in Schach zu halten.

Sieh und lern

Der beste Weg, um zu beurteilen, wie viel Sie ausgeben sollten, besteht darin, Ihre erfahreneren Kollegen zu beobachten. Die Chancen stehen gut, dass Sie essen, trinken und an denselben Orten bleiben, sodass Sie viele Chancen haben, abzuwarten und zu sehen, was sie zuerst tun.

Hier ein Beispiel: Wenn Sie und Ihre Kollegen zum Abendessen aufbrechen, lassen Sie alle anderen zuerst bestellen und achten Sie auf die Kosten für die Bestellung jeder Person. Wenn Sie an der Reihe sind, stellen Sie sicher, dass Ihre Auswahl am billigsten ist oder im gleichen Bereich liegt wie die günstigeren Bestellungen in der Gruppe. Nein, nur weil Ihr Chef Filet Mignon bestellt, heißt das nicht unbedingt, dass Sie diesem Beispiel folgen sollten. Aber wenn die erfahrenen Reisenden alle Cobb-Salate bestellen, folgen Sie ihrem Beispiel, und Ihr Chef wird niemals die Kosten Ihrer Mahlzeit in Frage stellen.

Und was ist, wenn auf Ihrer Reise niemand anderes ist? Versuchen Sie vorher etwas zu recherchieren. Fragen Sie andere Kollegen nach Dingen wie „Ich fahre nach Chicago – können Sie ein paar Restaurants vorschlagen?“ Finden Sie heraus, wo der Rest des Teams normalerweise häufig ist, und Sie haben ein paar Stellen, von denen Sie wissen, dass sie sicher sind.

Sei nicht gierig

Dies scheint wahrscheinlich offensichtlich zu sein, aber ich kann Ihnen aus Erfahrung sagen, dass es leicht ist, ein wenig zu leben, wenn Ihr Büro Sie herumfliegt, für Ihr Hotel bezahlt und Sie zu ausgefallenen Abendessen mit Kunden schickt. Und während Sie vielleicht sehen, wie Ihre anderen Leute es leben, weil sie wissen, dass jemand anderes die Rechnung übernimmt, ist es besser, Ihre Ausgaben auf ein Minimum zu beschränken, wann immer dies möglich ist.

Faustregel: Wenn Sie es nicht mit Ihrem eigenen Geld kaufen würden, geben Sie es nicht aus. Ein Glas Wein zum Abendessen? Fein. Ein Glas Wein plus drei Cocktails, ein paar Apps und ein Dessert? Das „Bedürfnis“ dafür wird nicht leicht zu rechtfertigen sein.

Sei nicht billig

Es scheint vernünftig, dass Sie nicht zu viel Geld für die Firma ausgeben sollten – aber was ist mit den günstigeren Artikeln? Können Sie Ihren Morgenlatte und Bagel auf Reisen zur Arbeit bezahlen? Technisch gesehen können Sie Ihr Unternehmen natürlich bitten, Ihnen die 4,67 US-Dollar zu erstatten, die Sie für einen kleinen Kaffee und Bagel bezahlt haben, aber ich garantiere Ihnen, dass Sie keine Punkte gewinnen, wenn Ihr Chef dies in Ihrem detaillierten Bericht sieht.

Zum Beispiel ließ ich einen Mitarbeiter eine Spesenabrechnung für eine Parkgebühr von 1 USD von einem Kundengespräch einreichen. Willst du mich veräppeln? Ich gab ihr ihren Dollar zurück, aber seitdem hatte ich immer das Gefühl, dass sie versuchte, die Firma so gut wie möglich zu vlieseln.

Ja, Ihr Unternehmen sollte für angemessene Ausgaben aufkommen, wenn Sie unterwegs sind, um das Unternehmen zu vertreten. Wenn Sie jedoch Ihre Ausgaben senken, werden Sie unprofessionell und unreif aussehen, ganz zu schweigen von Geizhals. Hier ist eine gute Testversion: Wenn es etwas ist, das Sie normalerweise an einem normalen Arbeitstag kaufen, geben Sie es nicht aus (aber bewahren Sie Ihre Quittungen auf, falls Ihr Chef die Möglichkeit bietet, auch für die kleinen Dinge zu bezahlen).

Fragen Sie immer nach Quittungen

In diesem Sinne ist es neben der Einhaltung Ihrer Ausgaben in angemessenen Grenzen das Wichtigste, Ihre Quittungen aufzubewahren, wenn Sie außerhalb des Büros im Einsatz sind. Ich kann nicht einmal zählen, wie oft Mitarbeiter Spesenabrechnungen ohne Nachweis der Ausgaben eingereicht haben. Egal wie sehr Sie glauben, dass Ihr Chef Ihnen vertraut, sie kann nicht einfach Ihr Wort dafür nehmen, dass Sie 256 US-Dollar für Ihre letzte Geschäftsreise ausgegeben haben.

Als ich eine Mitarbeiterin fragte, warum sie ihre Quittungen nicht für eine relativ geringe Ausgabe beigefügt habe – eine, die ich völlig genehmigt hätte , gab sie zu, dass sie befürchtete, ich könnte den Artikel nicht genehmigen, und „vergaß“ einfach, eine Quittung anzufordern. Sie hatte recht: Ich habe es nicht gutgeheißen. Aber nicht, weil ich gegen den Kauf Einwände erhoben habe – weil ich keine Beweise dafür hatte, dass es tatsächlich passiert ist.

Schneller Tipp: Wischen Sie den Briefumschlag des Hotels aus Ihrem Zimmer und bewahren Sie ihn in Ihrer Handtasche oder Aktentasche auf. Wickeln Sie ein großes Gummiband um Ihre Brieftasche, um Sie daran zu erinnern, nach der Quittung zu fragen, und legen Sie diese Quittung sofort nach Erhalt in den Umschlag. Und wenn die Ausgaben etwas Ungewöhnliches sind, schreiben Sie sie auf die Rückseite, bevor Sie sie ablegen.

Jedes Unternehmen und jeder Chef hat einen anderen Ansatz für den Umgang mit Ausgaben, was bedeutet, dass es keine feste Regel gibt, die für jede Situation gilt. Halten Sie sich jedoch an diese Richtlinien, und Ihr Chef wird niemals einen Grund haben, Ihr bestes Urteilsvermögen in Frage zu stellen.

Foto mit freundlicher Genehmigung von Brad Montgomery.