22 Tipps für Telefoninterviews, die Ihnen helfen, den Anruf zu tätigen

22 Tipps für Telefoninterviews, die Ihnen helfen, den Anruf zu tätigen (und zur nächsten Runde überzugehen)

Es gibt wirklich nichts Schöneres, als eine Antwort von einer Bewerbung zu erhalten, die Sie an Ihren Traumjob gesendet haben und die Sie auffordert, für ein Interview am Telefon zu telefonieren. Nicht nur Ihre harte Arbeit – das Bearbeiten Ihres Lebenslaufs, das Schreiben eines Anschreibens, das Zusammenstellen von Mustern und das Ausfüllen endloser Formulare – hat sich gelohnt, sondern Sie werden endlich die Person (oder Personen) treffen, die für Ihre Rolle eingestellt wurden. Oder hören Sie wenigstens ihre Stimme.

Bevor Sie von ekstatisch zu panisch übergehen und sich fragen, wie zum Teufel Sie dem Interviewer die Socken abreißen werden, haben wir alle Tipps für Telefoninterviews zusammengestellt, die Sie jemals brauchen könnten, um sich darauf vorzubereiten – und um sicherzustellen, dass Sie die kennenlernen Personalchef persönlich in der nächsten Runde.

  1. Machen Sie sich die Details klar
  2. Recherchiere
  3. Übe deine Antworten (und telefoniere)
  4. Bereiten Sie Ihre Gehaltsnummer vor
  5. Erstellen Sie einen Spickzettel
  6. Andere relevante Dokumente ausdrucken
  7. Sammeln Sie Ihre Werkzeuge
  8. Ziehe das Teil an
  9. Finden Sie einen ruhigen, komfortablen und bequemen Ort
  10. Schneiden Sie die Ablenkungen
  11. Faktor in den Worst-Case-Szenarien
  12. Legen Sie eine freundliche (und professionelle) Voicemail-Nachricht fest
  13. Laden Sie Ihr Telefon auf und führen Sie einen Testlauf durch
  14. Starten Sie stark
  15. Haben Sie einwandfreie Manieren (und wissen Sie, wie man Smalltalk macht)
  16. Lehnen Sie sich in die Pausen
  17. Stellen Sie sicher, dass Ihre Stimme aufregend ist
  18. Rede langsam
  19. Hören Sie zu (und klingen Sie wie Sie sind)
  20. Notieren Sie wichtige Punkte
  21. Senden Sie eine Dankesnotiz
  22. Follow-up, wenn Sie nicht zurück hören

Vorbereitung auf ein Videointerview?: 20 Tipps für Videointerviews , die Ihnen helfen, den Einstellungsmanager zu verblüffen und den Job zu bekommen

Tipps 1-13 Vor Ihrem Telefoninterview

1. Machen Sie sich die Details klar

Dies bedeutet zu wissen:

  • Die Zeit Ihres Telefoninterviews (und in welcher Zeitzone!)
  • Mit wem genau werden Sie sprechen und welche Rolle spielen sie (wenn es mehr als eine Person gibt, finden Sie heraus, in welcher Reihenfolge Sie mit ihnen sprechen werden)
  • Von welcher Nummer werden sie anrufen?
  • Unter welcher Nummer werden Sie angerufen (wenn Sie zwei oder mehr Telefonleitungen haben)?
  • Alle anderen Kontaktinformationen (wie die E-Mail-Adresse oder die Hauptleitung des Unternehmens), die Sie möglicherweise benötigen, wenn der Anruf abgebrochen wird

Wenn Ihnen das nicht klar ist, fragen Sie einfach! Es ist nichts Falsches daran, Klarheit über etwas zu erlangen, das sich auf Ihre beiden Zeitpläne auswirkt (und Sie werden dankbar sein, dass Sie sich nicht mit einem verpassten Anruf oder einer Besprechung befassen mussten, die spät begann).

Sie können folgende E-Mail senden:

Hallo [Name],

Ich freue mich darauf, mit Ihnen am [Datum] zu sprechen! Ich wollte nur noch einmal überprüfen, zu welcher Zeit wir chatten (ich habe [Zeit] [Zeitzone] in meinem Kalender) und von welcher Nummer aus Sie anrufen. Bitte lassen Sie mich wissen, wenn Sie vor unserem Anruf noch etwas von mir benötigen.

Vielen Dank!
[Dein Name]

Oder Sie können Ihre vorherigen Gespräche verfolgen mit:

Hallo [Name],

Bestätigen Sie einfach, dass wir am [Datum] um [Zeit] [Zeitzone] chatten und Sie mich unter [Telefonnummer] anrufen / Ich rufe Sie unter [Telefonnummer] an? Lassen Sie mich wissen, wenn ich diesen Zeitplan falsch habe.

Danke,
[Dein Name]

Oh, und wenn Sie aus irgendeinem Notfall einen neuen Termin festlegen müssen, verwenden Sie diese E-Mail-Vorlage und seien Sie proaktiv – mit anderen Worten, warten Sie nicht bis zur letzten Sekunde, um abzubrechen, wenn Sie helfen können.

2. Recherchieren Sie

Behandle es wie jedes andere Interview – und bereite dich vor, bereite dich vor, bereite dich vor. Zu viele Menschen machen den Fehler, ein Telefoninterview zu beflügeln, weil sie denken, es sei nicht so wichtig, oder sie können damit problemlos umgehen, wenn sie in Wirklichkeit über ihre Antworten stolpern und ihre Chancen durcheinander bringen.

Geben Sie der Stellenbeschreibung zunächst einen Einblick, um genau zu verstehen, für welche Rolle Sie ein Vorstellungsgespräch führen und worüber der Interviewer Sie möglicherweise telefonisch befragt.

Dann graben Sie sich in die Firma ein. Durchsuchen Sie ihre Website, googeln Sie sie, um aktuelle Nachrichten zu erhalten, lesen Sie ihre Mitarbeiterberichte auf anderen Websites (wie The Muse!) Und scrollen Sie durch ihre sozialen Medien. Machen Sie sich nicht nur ein Bild davon, was Ihre spezifische Rolle bedeuten würde und was das Team tut, sondern auch von der Unternehmensgeschichte, der Mission und der allgemeinen Stimmung. Dies hilft Ihnen dabei, maßgeschneiderte Interviewantworten zu erstellen und nachdenkliche Fragen zu stellen.

Wie der Muse-Autor und ehemalige Personalvermittler Rich Moy in einem Artikel darüber festhält, wonach Personalvermittler in einem Telefoninterview suchen, möchten Sie nicht nur die Seite „Über“ der Organisation auffliegen lassen. Finden Sie vielmehr Möglichkeiten, die Unternehmenswerte mit Ihren eigenen zu verknüpfen, und zeigen Sie anhand dieser Werte, wie gut Sie passen.

3. Üben Sie Ihre Antworten (und telefonieren Sie)

Als Nächstes auf der Liste werden Antworten auf alle Fragen zu Telefoninterviews vorbereitet, die Ihnen möglicherweise gestellt werden. Sobald Sie diese festgenagelt haben, üben Sie die Beantwortung dieser anderen häufig gestellten Interviewfragen und stellen Sie zwei bis drei Fragen zusammen, um sie dem Interviewer ganz am Ende zu stellen.

Bei der Vorbereitung eines Telefoninterviews geht es jedoch nicht nur darum, Antworten auf vorhersehbare Fragen zu finden, die Ihnen möglicherweise gestellt werden. Es geht auch darum zu wissen, wie man diese Antworten über das Telefon übermittelt. Wenn Sie also sicherstellen möchten, dass Sie den richtigen Eindruck hinterlassen, rufen Sie einen Freund an und lassen Sie ihn auf Ihre Antworten hören und Feedback geben (weitere Ratschläge zur Durchführung eines erfolgreichen Scheininterviews finden Sie hier ).

4. Bereiten Sie Ihre Gehaltsnummer vor

Ja, dies kann vorkommen, insbesondere wenn es sich bei dem Telefoninterview um einen ersten Screening-Anruf bei der Personalabteilung handelt. Sie möchten also eine kluge Antwort bereithalten. (Aber wenn sie nicht fragen, möchten Sie wahrscheinlich auf eine spätere Runde warten, um sie selbst aufzurufen.)

Finden Sie heraus, was Sie wert sind, indem Sie einen Gehaltsrechner verwenden und diesen und diesen Artikel lesen. Üben Sie dann, wie Sie diese Anfrage übermitteln, indem Sie diesen Artikel über die Erörterung der Gehaltsanforderungen lesen.

Und lesen Sie diesen Artikel, wenn Ihnen die (vielerorts illegale!) Frage gestellt wird: „Was ist Ihr aktuelles Gehalt?“

5. Erstellen Sie einen Spickzettel

All diese Informationen sollten nicht nur in Ihrem Kopf sitzen. Erstens, weil es nicht muss – das Schöne an Telefoninterviews ist, dass Sie Notizen direkt vor sich haben können, ohne dass der Interviewer eine Ahnung hat. Und zweitens, weil wir oft einfrieren, wenn wir nervös sind. Warum sollten Sie sich also in die Lage versetzen, alles zu vergessen?

Nehmen Sie die Recherchen, die Sie durchgeführt haben, die Antworten, die Sie vorbereitet haben, und die Fragen, die Sie haben, und notieren Sie sie in einem Notizbuch, auf einem Post-it oder in einem einseitigen Dokument (wir haben sogar einen Spickzettel für Sie erstellt!). Und bleiben Sie bei den Stichpunkten – Sie möchten Ihre Antworten sicherlich nicht wie ein Skript vorlesen. Das wird dich nur unecht klingen lassen und das Interview ehrlich gesagt stressiger machen.

6. Drucken Sie andere relevante Dokumente aus

Zusätzlich zu Ihrem Spickzettel kann es hilfreich sein, auch eine Kopie Ihres Lebenslaufs und Anschreibens sowie andere Informationen auszudrucken, auf die Sie möglicherweise verweisen müssen (z. B. Ihre Gehaltsrecherche). Wie die Muse-Autorin Aja Frost betont, kann der Interviewer Punkte ansprechen, die Sie in diesen Dokumenten gemacht haben, und Sie möchten wissen, wovon sie sprechen.

7. Sammeln Sie Ihre Werkzeuge

Dies kann bestehen aus:

  • Ein Ladegerät
  • Kopfhörer
  • Ein Notizblock und ein Stift (oder ein Laptop, wenn Sie so lieber Notizen machen möchten – verbringen Sie einfach nicht das ganze Gespräch damit, wegzuklopfen, da dies ablenken kann)
  • Eine Wasserflasche
  • Ein Spielzeug zum Spielen (wenn es Ihnen hilft, sich zu konzentrieren – ich bin ein großer Fan des Zappelwürfels )

8. Kleiden Sie das Teil

Sicher, ein Telefoninterview in Ihrem Pyjama zu führen, klingt ansprechend – eigentlich lieben wir sie so sehr , aber das Anziehen des Teils kann nur zu Ihrem Selbstvertrauen beitragen. Widerstehen Sie also dem Drang, eine Jogginghose zu tragen, und entscheiden Sie sich für ein Outfit, bei dem Sie sich wie eine Person fühlen, die es in diesem Job rocken könnte. Oder zumindest ein Outfit, das bequem genug ist und trotzdem das Gefühl gibt, ein Profi zu sein. (Wenn Sie den Anruf im Büro entgegennehmen, aktivieren Sie dieses Kontrollkästchen problemlos!)

9. Finden Sie einen ruhigen, komfortablen und bequemen Ort

Zu Hause kann dies bedeuten, dass Sie sich in einem Raum einschließen, der nicht in der Nähe von Familienmitgliedern, Mitbewohnern oder Haustieren liegt. Bei der Arbeit kann dies bedeuten, dass Sie sich einen Konferenzraum oder eine Verschnaufpause buchen, ein Café in der Nähe finden oder sich für Ihr Auto oder eine ruhige Seitenstraße entscheiden. Wo immer Sie sich entscheiden, sollten Sie ein oder zwei Tage früher nach allen Notwendigkeiten suchen – einen bequemen Sitzplatz (falls verfügbar); minimale Ablenkungen, Unterbrechungen oder Fußgängerverkehr; guter Telefonservice; und eine Steckdose, wenn möglich.

10. Schneiden Sie die Ablenkungen

Dies geht Hand in Hand mit der Suche nach Ihrem idealen Ort für Telefoninterviews. Buchen Sie die Zeit in Ihrem Kalender, damit die Leute wissen, dass sie Sie während dieser Zeit nicht stören können (und machen Sie die Veranstaltung privat oder geben Sie ihr einen falschen Namen, damit Ihr Chef nicht herausfindet, was Sie vorhaben). Schließen Sie Ihre Schlafzimmertür so ab Ihre Mitbewohner oder Kinder kommen nicht herein und bringen keine Benachrichtigungen auf Ihrem Telefon oder Laptop zum Schweigen. Wenn Sie sich an einem öffentlichen Ort befinden, versuchen Sie, von einem Fenster weg oder zu einer Wand zu schauen, damit Sie nicht von vorbeigehenden Personen oder Ereignissen um Sie herum abgelenkt werden.

Und – das ist der Schlüssel – Kopfhörer verwenden! Sie minimieren Umgebungsgeräusche und helfen Ihnen, sich weiter auf das Gespräch zu konzentrieren – und nur auf das Gespräch.

Übrigens, bitte essen oder kauen Sie während Ihres Interviews keinen Kaugummi. Wenn Sie es vorziehen, stellen Sie ein Glas Wasser neben sich, wenn Ihr Mund trocken wird.

11. Faktor in den Worst-Case-Szenarien

Ihr Telefon stirbt. Ihr Interview läuft über und jemand versucht, in Ihren Konferenzraum zu gelangen. Sie werden abgelenkt und verlieren Ihren Gedankengang. Sie vergessen alles, was Sie geübt haben, und haben nichts zu sagen.

Es ist unwahrscheinlich, dass dies geschieht. Wenn Sie jedoch wissen, was Sie erwartet, können Sie Ihre schlimmsten Befürchtungen überwinden und bei Bedarf proaktiv reagieren.

Das Nötigste wie ein Telefonladegerät und ein Spickzettel können Wunder für Ihr Vertrauen bewirken. Und wenn Sie sich Sorgen machen, dass Sie überfahren werden, stellen Sie sicher, dass Ihr Platz verfügbar ist, und buchen Sie zusätzliche 15 bis 30 Minuten vor und nach der geplanten Zeit.

Angst davor zu haben, am Telefon zu sprechen, ist normal. Wenn dies Ihre größte Sorge ist, können Sie am besten üben – immer und immer wieder, bis Sie nichts mehr überrascht. Lesen Sie diesen Artikel über die Überwindung der Phobie bei Telefoninterviews, den Artikel über das Werden einer „Telefonperson“ und den Artikel über die Neuausrichtung, nachdem Sie abgelenkt wurden.

12. Legen Sie eine freundliche (und professionelle) Voicemail-Nachricht fest

Idealerweise nehmen Sie den Hörer ab, wenn der Interviewer anruft. Falls Sie dies aus irgendeinem Grund nicht können, möchten Sie den bestmöglichen Eindruck hinterlassen, den Sie offline erzielen können. Dies bedeutet, dass Sie eine professionelle Voicemail-Nachricht einrichten.

Versuchen Sie etwas wie: „Hallo, Sie haben [Ihren Namen] erreicht. Es tut mir leid, dass ich Ihren Anruf verpasst habe. Bitte hinterlassen Sie mir eine detaillierte Nachricht und ich werde Ihre Nachricht so schnell wie möglich zurücksenden. Vielen Dank!“

13. Laden Sie Ihr Telefon auf und führen Sie einen Testlauf durch

Sie sollten auf jeden Fall sicherstellen, dass der Akku Ihres Telefons voll ist – denn niemand möchte einen unterbrochenen Anruf. Stellen Sie ungefähr eine Stunde vor Beginn Ihres Interviews sicher, dass es ordnungsgemäß funktioniert und das Signal in Ordnung ist, indem Sie einen Freund oder ein Familienmitglied anrufen und fragen, ob er Sie gut hören kann.

Tipps 14-19 Während Ihres Telefoninterviews

14. Starten Sie stark

Erstens das Wesentliche: Seien Sie pünktlich und nehmen Sie den zweiten oder dritten Ring auf.

Dann nageln Sie Ihre Einführung. Sie können mit etwas wie „Hallo, das ist [Ihr Name]“ oder „Hallo [Name], das ist [Ihr Name]“ beginnen. Danke, dass Sie angerufen haben. Es ist großartig, mit Ihnen zu sprechen. “ Grundsätzlich möchten Sie etwas sagen, das den richtigen Ton angibt. Wenn Sie „Sup“ sagen oder nicht klar machen, dass Sie sprechen, wird der Interviewer sofort Ihre Professionalität und Kommunikationsfähigkeiten in Frage stellen.

15. Haben Sie einwandfreie Manieren (und wissen Sie, wie man Smalltalk macht)

Sie müssen nicht direkt ins Geschäft einsteigen! Zumindest nicht, wenn sie es nicht sind. Fragen Sie sie, wie ihr Tag verläuft, sprechen Sie über das Wetter oder Ihr Wochenende oder versuchen Sie es mit einem Gesprächsstarter, wenn dies natürlich erscheint. Die Teilnahme an Small Talk ist eine höfliche und einfache Möglichkeit, die gute Stimmung aufrechtzuerhalten und sich mit Ihrem Interviewer in Verbindung zu setzen – halten Sie es einfach kurz und geschäftsgerecht.

Wenn eine Unterbrechung oder ein Hintergrundgeräusch auftritt, entschuldigen Sie sich und sprechen Sie es an – es ist besser, eine Pause einzulegen, als ahnungslos weiterzumachen, während der Interviewer am anderen Ende versucht, zu verstehen, was Sie sagen. Wenn Hintergrundgeräusche unvermeidbar sind, schalten Sie sich stumm, wenn Sie nicht sprechen.

16. Lehnen Sie sich in die Pausen

Mit der Technologie und dem Nicht-Sehen von jemandem von Angesicht zu Angesicht kommen alle möglichen unangenehmen sozialen Momente – verzögerte oder überlappende Antworten sind eine davon. Fürchte dich also nicht vor Momenten der Stille – es ist in Ordnung, das Gespräch ein wenig atmen zu lassen.

Wenn Ihr Interviewer eine Frage stellt, warten Sie ein oder zwei Schläge, bevor Sie sie beantworten, um sicherzustellen, dass sie mit dem Sprechen fertig sind. Wenn Sie sie nicht hören können, sagen Sie höflich: „Es tut mir leid, können Sie die Frage wiederholen?“ oder „Nur um sicherzugehen, dass ich dich verstanden habe, hast du [Frage] gestellt?“

Und wenn sie dich unterbrechen, hör auf zu reden, damit sie fertig werden, bevor du wieder sprichst. Wenn sie dies tun, haben sie entweder mit technischen Schwierigkeiten zu tun oder sie möchten das Gespräch neu ausrichten. Sie möchten mit ihnen übergehen, damit alles, was Sie sagen, klar gehört und verstanden wird.

17. Stellen Sie sicher, dass Ihre Stimme aufregend ist

Einer der größten Fehler, den Menschen in Telefoninterviews machen, ist, nicht energisch und aufgeregt genug zu klingen. Da die Person Sie nicht sehen kann, müssen Sie besonders hart arbeiten, um zu zeigen, dass Sie von der Rolle und dem Treffen mit ihnen begeistert sind.

Um dies zu vermitteln, verwenden Sie Gesten und lächeln Sie, während Sie sprechen. Beide bringen automatisch Emotionen in Ihre Stimme. Hey, steh auf und geh herum, wenn dich das lebendig hält. Und wenn etwas lustig ist, lache! Das ist erlaubt!

Natürlich möchten Sie dies ausgleichen, indem Sie nicht falsch klingen. Behalten Sie im Auge, wie laut Sie sprechen, und versuchen Sie, die Lautstärke zu verringern, wenn Sie zu animiert sind. Das Üben und das Erhalten von Feedback von Gleichaltrigen kann dabei helfen, dies festzunageln.

18. Aber rede langsam

Ich habe einmal mit jemandem gesprochen, der natürlich super schnell sprach. Ich liebte ihre Energie, aber weil ihre Worte so schnell herauskamen, bestand ein Großteil unserer Unterhaltung darin, dass ich fragte: „Könnten Sie das wiederholen?“

Selbstbewusstsein ist entscheidend, wenn Sie telefonieren. Mit nur Ihrer Stimme, die Sie durchführt, möchten Sie sicherstellen, dass alles, was Sie sagenist klar und prägnant – fangen Sie sich also, wenn Sie anfangen, eine Meile pro Minute zu streifen oder zu plaudern.

19. Hören Sie zu (und klingen Sie wie Sie sind)

Don’t be that person who makes the interviewer repeat their questions again and again—that’s annoying for everyone involved. Pay attention, practice active listening, and don’t multitask (a.k.a., don’t be working on something else, or even reading over your own notes, while the other person is talking). This means repeating relevant points (write them down if you really want to remember them) and using fillers like “hm,” “OK,” “yes,” and “right” to express that you’re taking it in.

Tips 20-22 After Your Phone Interview

20. Jot Down Important Points

Take a minute or two after you hang up to jot down any last notes you want to remember. Maybe they mentioned a new product they launched that you want to check out, or something about the culture you want to follow up on via email, or a person to reach out to. You won’t regret having those in writing when you go to write your thank you note or walk into the next round of interviews.

21. Send a Thank You Note

Do this, and do it soon after your call! The same day is ideal, but a day after at the latest. There are several boxes you’ll want to check:

  • Thank them for speaking with you
  • Highlight conversation topics that stuck out to you
  • Reemphasize your passion for the role and company
  • Keep it short and sweet

Here’s an example:

Hi Jen,

It was great speaking with you over the phone today. I really enjoyed learning more about The Muse’s mission to help people find companies and careers they love, and especially enjoyed discussing your vision for expanding the consumer product. I’d absolutely love the opportunity to join your team.

I look forward to hearing from you about next steps, but please let me know if there’s any other information I can provide in the meantime.

All the best,
Alyse

For an easy-to-use template and more examples, read this article on writing a thank you email after an interview.

22. Follow Up if You Don’t Hear Back

If you don’t hear from the hiring manager in a week or so, don’t hesitate to follow up to see where they are in the process. They may still be conducting interviews and thus have no updates for you, but checking in keeps you top of mind when they go to narrow down candidates.

It could look something like this:

Hi Jen,

I hope all is well! It was really nice speaking with you last week.

I just wanted to follow up and see where you were in the hiring process for the sales development representative role. I’m still very interested in and excited about this opportunity, so please let me know if there’s anything else you need from me to help in making your decision.

Best,
Alyse

For more help on writing this follow-up email, check out this article and this one.

Talking to a Recruiter? Here’s What You Should Know About That Phone Call

If your phone interview is actually with a recruiter who found you via LinkedIn or another source, that’s awesome! You’ll want to keep several things in mind.

First off, this is still an interview. It shouldn’t be a formal conversation (nor should most interviews be super formal), but you should still do your research, practice some responses, and prepare your own questions. And you’ll want to express enthusiasm for the opportunity and speaking with them—even if you’re not actually all that interested in the role (you can always turn it down later on).

As Muse writer and career coach Jenny Foss points out, you have the upper hand because the recruiter is rooting for you to succeed. So use that to ask for their help and suggestions in moving on to the next round and express clearly your intentions for the role, like your salary demands and ideal set of responsibilities.