7 Allgemeine Fragen zum Projektmanager-Interview (und Beantwortung)

7 Fragen zum Projektmanager-Interview und deren Beantwortung (mit Beispielen!)

Projektmanager sorgen dafür, dass in fast jeder Art von Organisation alles läuft, egal ob es sich um eine kleine gemeinnützige Organisation, ein wachsendes Startup oder ein riesiges Unternehmen handelt. Wenn Sie gerade ein Interview für eine Projektmanagement-Rolle erhalten haben, herzlichen Glückwunsch! Unabhängig davon, mit welchem ​​Unternehmen Sie ein Interview führen, benötigen sie offensichtlich Hilfe, und Sie sind dem Beweis, dass Sie derjenige für den Job sind, einen Schritt näher gekommen.

Sie haben sich vielleicht darauf vorbereitet, häufig zu antworten Interviewfragen zu beantworten. Wenn Sie jedoch einen zusätzlichen Schub gegenüber der Konkurrenz erzielen möchten, gibt es einige spezifische Fragen, auf die Sie als Projektmanager-Kandidat wahrscheinlich vorbereitet sind.

Folgendes können Sie in einem Projektmanagement-Interview erwarten.

Was suchen Interviewer in Projektmanagern?

Projektmanager arbeiten branchenübergreifend und in so vielen Kontexten, dass sich jede Rolle ein wenig von der nächsten unterscheidet. Stellen Sie sicher, dass Sie sich die spezifischen Anforderungen und Verantwortlichkeiten in der Stellenbeschreibung für die Rolle, für die Sie ein Vorstellungsgespräch führen, genau ansehen. Gleichzeitig gibt es einige universellere Eigenschaften, nach denen Interviewer suchen, darunter:

  • Strategie und Organisation: Projektmanager müssen „immer die größere Strategie im Auge behalten“, sagt Heather Yurovsky, Muse-Karriere-Coach und Gründerin von Shatter & Shine. Ihre Fähigkeit, das Gesamtbild zu sehen, ist entscheidend, aber auch Ihre Fähigkeit, die Details im Auge zu behalten und sicherzustellen, dass nichts durch die Risse fällt. Die besten Projektmanager sind gut organisiert, ohne das Endziel aus den Augen zu verlieren.
  • Führung, Zusammenarbeit und Beziehungsmanagement: Als Projektmanager sind Sie dafür verantwortlich, Prozesse zu verwalten und die Dinge voranzutreiben, während Sie mit verschiedenen Stakeholdern in Ihrem Unternehmen und manchmal auch außerhalb des Unternehmens zusammenarbeiten. Aber du bist nicht unbedingt jedermanns Chef. Sie müssen also in der Lage sein, eine Führungsrolle ohne formellen Führungstitel zu übernehmen und Beziehungen aufzubauen und zu verwalten, um Menschen zu motivieren, Dinge zu erledigen, auch wenn sie Ihnen nicht Bericht erstatten. „Die Projektmanager, die wirklich guten, waren wirklich großartig mit Menschen. Sie haben sich auf einer anderen Ebene verbunden. Es gab keine seltsame Spannung; Es war wirklich eine Zusammenarbeit “, sagt Muse-Karrierecoach Alina Campos, die auch als Projektmanagerin gearbeitet, ein Team von Projektmanagern geleitet und Projektmanager rekrutiert hat.
  • Empathie: Sie werden niemals die Art von Beziehung aufbauen, die erforderlich ist, um Dinge ohne Empathie für all die verschiedenen Leute zu erledigen, mit denen Sie in verschiedenen Teams arbeiten. Das bedeutet, „zu verstehen, wie man ihre Sprache spricht, zu verstehen, wie lange es wirklich dauert, bis etwas erledigt ist“, sagt Yurovsky. Es bedeutet auch, die unterschiedlichen Perspektiven der Menschen zu verstehen, ihr Fachwissen zu nutzen, um das Projekt besser zu machen, und ihre Arbeitsbelastung und Prioritäten zu berücksichtigen.
  • Kommunikation: Bei einem Großteil Ihrer Arbeit als Projektmanager dreht sich alles um das Empfangen und Weitergeben von Informationen. Sie erhalten Updates aus allen Richtungen und entscheiden, ob, was und wie Sie diese mit anderen Stakeholdern teilen möchten. Sie müssen in der Lage sein, mit technischen Teams über das Wesentliche zu sprechen, es aber auch in Laienbegriffe zu übersetzen, wenn Sie mit nicht-technischen Teams und Kunden kommunizieren. Sie müssen auch in der Lage sein, Ziele und Erwartungen klar zu vermitteln und auftretende Probleme ruhig zu lösen.
  • Technisches Know-how: Je nach Unternehmen und Rolle benötigen Sie möglicherweise Erfahrung mit bestimmten Projektmanagementsoftware wie Asana, Jira oder Monday. In einigen Fällen suchen Interviewer jedoch auch nach mindestens grundlegenden Kenntnissen über bestimmte Programmierkonzepte oder andere technische Kenntnisse, die Sie für eine reibungslose Kommunikation benötigen. Erica Jensen, eine Personalvermittlerin bei der Agentur für digitale Produkte Viget, die regelmäßig Projektmanager anstellt, sagt, dass PMs dort keine Entwickler selbst sein müssen, sondern in der Lage sein müssen, für Kunden zu übersetzen, was die Entwickler tun.

Manchmal fragt Sie ein Interviewer direkt nach diesen Fähigkeiten und Qualitäten, aber Sie sollten auch bereit sein, sie während Ihres gesamten Interviews zu demonstrieren. Hier sind einige häufig gestellte Fragen, die Sie wahrscheinlich in einem Projektmanagement-Interview erhalten, sowie Ratschläge, wie Sie Ihre Stärken in Ihren Antworten demonstrieren können, und Beispiele dafür, wie dies in der Praxis klingen könnte.

1. An welchen Arten von Projekten haben Sie gearbeitet?

Ein Vorstellungsgespräch bietet einem Personalvermittler, Personalchef oder anderen potenziellen Kollegen die Möglichkeit, Sie besser kennenzulernen. Auch wenn sie sich wahrscheinlich Ihren Lebenslauf angesehen haben, stellen sie Ihnen möglicherweise diese Frage, die einfach klingt, aber eine gute Chance ist, sich selbst und Ihre Fähigkeiten für den jeweiligen Job zu verkaufen.

Der Interviewer möchte die Größe, den Umfang und die Komplexität von Projekten verstehen, die Sie in der Vergangenheit bearbeitet haben, um ein Gefühl dafür zu bekommen, was Sie in Zukunft für sie tun könnten. In welcher Branche waren Sie? Welche Arten von Kunden waren beteiligt? Haben Sie persönlich mit externen Stakeholdern interagiert? Wie viele Personen oder Teams waren intern beteiligt? Wie groß war das Budget?

Wie man antwortet

Wie bei den meisten anderen Interviewfragen möchten Sie Ihre Antwort hier auf die Rolle zuschneiden, für die Sie ein Interview führen. Schauen Sie sich die Stellenbeschreibung an und führen Sie zusätzliche Recherchen durch, um zu verstehen, an welchen Projekten Sie in dieser Position arbeiten würden, und stellen Sie sicher, dass Sie ähnliche Arbeiten ansprechen, die Sie in der Vergangenheit durchgeführt haben.

„Nehmen Sie Ihre aktuellen Erfahrungen und machen Sie sie relevant für das, was Sie dort tun würden“, sagt Campos. Wenn Sie beispielsweise wissen, dass Sie eng mit Softwareentwicklern zusammenarbeiten oder persönlich oder telefonisch mit Kunden in Kontakt treten und Erfahrung in früheren Rollen haben, sollten Sie dies in den von Ihnen angegebenen Beispielen hervorheben.

Ihre Antwort könnte folgendermaßen klingen:

„In meiner Rolle als Projektmanager für ABC Architects arbeite ich häufig gleichzeitig an mehreren langfristigen Entwurfsprojekten für Gewerbebauten mit sieben- und achtstelligem Budget. Ich stehe nicht nur in ständigem Kontakt mit dem internen Architektenteam, sondern koordiniere auch die laufende Kommunikation mit den Kunden und stelle sicher, dass alle in Bezug auf Zeitplan und Erwartungen auf derselben Seite sind. In meiner vorherigen Rolle als Projektmanager für eine kleine Designfirma habe ich sehr eng mit dem Kreativteam zusammengearbeitet. Daher bin ich mit dem Druck, der mit Projekten mit großem Budget einhergeht, und den Nuancen der Zusammenarbeit mit Kunden und Designern bestens vertraut. Ich würde mich freuen, diese Erfahrung bei der Arbeit mit den Unternehmenskunden von Design Your Space nutzen zu können. “

2. Können Sie mich durch ein bestimmtes Projekt führen, an dem Sie gearbeitet haben, welche Rolle Sie gespielt haben, wer die Stakeholder waren und welches Problem Sie gelöst haben?

Während Sie möglicherweise bereits einen Überblick über die Arten von Projekten gegeben haben, an denen Sie gearbeitet haben, kann ein Interviewer Sie auch auffordern, ein Beispiel ausführlich zu besprechen.

„Mit dieser Frage möchten wir ein besseres Gefühl dafür bekommen, wie sich ein Kandidat der Verwaltung eines Projekts nähert und wie klar er eine Idee kommunizieren kann“, sagt Jensen.

Wie man antwortet

In Anbetracht dessen, wie wichtig es für einen Projektmanager ist, klar und prägnant mit verschiedenen Parteien kommunizieren zu können, ist es entscheidend, dass Sie in einem Interview eine kohärente Erklärung für ein Projekt geben können.

Stellen Sie also sicher, dass Sie den zugrunde liegenden Zweck und das Ziel des Projekts formulieren. Überlegen Sie sich, welchen Kontext ein Interviewer möglicherweise benötigt und wie hoch sein technisches oder branchenbezogenes Wissen ist, damit Sie Ihre Erklärung entsprechend anpassen können.

„Sei präzise. Ich denke, viele Kandidaten befürchten, dass sie ins Unkraut geraten, aber ohne Kontext wird ein Interviewer das gesamte Projekt nicht verstehen “, sagt Jensen.

Man könnte also sagen:

„Letztes Jahr habe ich an einem App-Rollout für ein Harry-Potter-Quizspiel gearbeitet. Ich war absolut begeistert, weil dies einige meiner Lieblingsbücher waren, als ich aufwuchs. Unser Ziel war es, ein breites Publikum anzusprechen – von Erwachsenen wie mir, die sich in die Serie verliebt haben, als sie zum ersten Mal herauskam, als Kinder und Jugendliche sie gerade entdeckten.

„Es gab einen Produktmanager, mit dem ich sehr eng zusammengearbeitet habe und der sich mehr darauf konzentrierte, die technische Entwicklung im Auge zu behalten. Meine Hauptverantwortung lag auf der inhaltlichen Seite, wo ich die Erstellung der Trivia-Fragen sowie der Bonusinhalte überwachte. Ich habe mich mit unseren beiden internen Redakteuren getroffen, um einen Plan für die Zuordnung des Fragenschreibens zu einer Gruppe von Freiberuflern zu entwickeln, die nach Büchern, Filmen und anderen Quellen in der Harry-Potter-Welt aufgeteilt sind (z. B. Themenparks, JK Rowling-Tweets und mehr) ). Wir haben gemeinsam einen Zeitplan für den anfänglichen Zustrom von Fragen festgelegt und einen Prozess eingerichtet, um tatsächlich alles zu überprüfen. Ich habe auch viel Zeit mit meinem Kollegen im Produkt verbracht und darüber gesprochen, wie ein Inhalts-Repository erstellt werden kann, aus dem die App abgerufen und das ständig aktualisiert werden kann, und wir haben ein System zur Einführung neuer Inhalte dokumentiert.

Wir haben auch zusammengearbeitet, um die Tests zu koordinieren: Zuerst haben wir unsere Mitarbeiter, die nicht an dem Projekt beteiligt waren, testen lassen. Dann haben wir einige Fehler und Probleme behoben. Und schließlich haben wir Benutzerinterviews eingerichtet und den Vorgang wiederholt. Wir konnten die erste Version des Spiels pünktlich veröffentlichen und sie hat unser Download-Ziel für den ersten Monat um 34% übertroffen. Darüber hinaus hatte ich nicht nur viel mehr über Harry Potter zu lernen, als ich bereits mit all diesen Trivia über Harry Potter gelernt hatte, sondern meine Nichten und Neffen hielten es für das Coolste und haben all ihren Freunden davon erzählt! “

3. Erzählen Sie mir von einer Zeit, in der ein Projekt, an dem Sie gearbeitet haben, aus dem Ruder gelaufen ist oder eine unerwartete Herausforderung aufgetreten ist – und wie Sie es wieder in Gang gebracht haben.

„Wenn mir jemand sagt, dass alles gut und rosig ist, werde ich ihnen wahrscheinlich nicht glauben“, sagt Jensen. „Jedes Projekt wird in irgendeiner Weise chaotisch sein.“

Da Probleme an der Tagesordnung sind, möchten Interviewer wissen, wie Sie sie so früh wie möglich erkennen, wie Sie intern und extern darüber kommunizieren (wenn dies Teil Ihrer Rolle ist), wie Sie mit dem Team zusammenarbeiten, um mögliche Lösungen zu finden, und wie Sie sich entscheiden welchen Weg man letztendlich nehmen soll. Sie möchten auch sicherstellen, dass Sie diese Entscheidungen klar und präzise kommunizieren können.

„Was der Arbeitgeber sucht, ist Agilität, Fähigkeit zur Problemlösung, Konfliktmanagement und Stressmanagement“, sagt Campos. „Viele der Fragen prüfen dies“ – einschließlich dieser.

Wie man antwortet

Wenn Sie in einem Interview die Worte „Erzählen Sie mir von einer Zeit, als…“ hören, ist dies ein ziemlich sicheres Zeichen, dass Sie sich an die STAR-Methode wenden können und sollten, um Ihre Antwort zu erstellen. Mit anderen Worten, erklären Sie kurz die Situation; klar formulieren, was Ihre Aufgabe war; Legen Sie die Maßnahmen dar, die Sie ergriffen haben. und schließen Sie mit den Ergebnissen, die Sie erhalten haben, in Bezug darauf, wie das Projekt ausgefallen ist und was Sie aus den Erfahrungen gelernt haben. Wählen Sie ein Szenario, das nicht zu einer totalen Katastrophe führte, aber seien Sie ansonsten ehrlich.

Die wichtigste Sache, an die Sie sich erinnern sollten, ist: „Tun Sie nicht so, als hätten Sie das Ganze selbst gelöst“, sagt Campos. Um zu beeindrucken, möchten Sie sich vielleicht auf Ihre Rolle in dem Szenario konzentrieren, was in Ordnung ist, aber nicht so weit gehen, dass Sie alleine gearbeitet haben. Das Projektmanagement ist von Natur aus kollaborativ und Sie werden einen weitaus besseren Eindruck hinterlassen, wenn Ihre Antworten dies widerspiegeln.

Und auf keinen Fall jemanden unter den Bus werfen. „Wenn bei einem Projekt etwas schief gelaufen ist, ist es für uns nicht wichtig zu wissen, wer schuld ist. Interviewer sind mehr daran interessiert zu erfahren, wie das Problem gelöst wurde “, sagt Jensen. „Es ist auch kein großartiger Look, Ihre Teamkollegen so aussehen zu lassen, als wären sie durcheinander – das deutet darauf hin, dass ein Kandidat möglicherweise kein Teamplayer ist.“

Man könnte so etwas sagen wie:

„Als ich am Go to College arbeitete, einer gemeinnützigen Organisation, die Kindern in unterversorgten Schulen helfen soll, als erste in ihrer Familie einen vierjährigen Abschluss zu erhalten, hatten wir die großartige Gelegenheit, einen Kurzfilm über die Mission der Organisation bei a zu zeigen Reihe hochkarätiger Veranstaltungen mit potenziellen Spendern. Ich war der Projektmanager für den Film und wir befanden uns in der Endphase des Bearbeitungsprozesses, als eine der Schulen, an denen wir gefilmt hatten, zurückkam und sagte, dass wir das dort aufgenommene Filmmaterial aus verschiedenen Gründen nicht verwenden könnten.

„Ich habe ein Notfalltreffen mit so ziemlich dem gesamten Personal einberufen. Es war eine kleine Organisation und jeder war wirklich in die Gelegenheit investiert. Außerdem war dies die Art von Situation, in der je mehr Gehirne wir hatten, desto besser. Wir haben uns für zwei parallele Vorgehensweisen entschieden. Auf der einen Seite würde unser Programmmanager für diese Schule dort ein Gespräch darüber beginnen, ob wir Hindernisse für die Verwendung des vorhandenen Filmmaterials beseitigen könnten. Gleichzeitig arbeitete unser Marketing-Team daran, mögliches alternatives Filmmaterial, das wir in unserem Archiv hatten, abzurufen und andere Optionen zu erarbeiten.

„Ich habe einen speziellen Slack-Kanal als Raum für Echtzeit-Updates und Entscheidungen erstellt, damit während der letzten Strecke keine Zeit verschwendet wird. Am Ende stolperte unser Social-Media-Manager über einen Teil des Programms, der einen lustigen, aufschlussreichen Blog über ihre College-Erfahrungen geführt und sich mit ihnen über die Teilnahme am Film in Verbindung gesetzt hatte. Ich habe die Logistik koordiniert, um mit ihnen Last-Minute-Aufnahmen zu machen und das Video zusammenzubinden.

„Es war definitiv ein sehr stressiges paar Wochen, aber ich war so stolz auf das gesamte Team, dass es zusammengekommen ist, um es herauszufinden, und ich denke, das Video ist noch besser geworden als ursprünglich geplant. Wir haben unser Spendenziel um mehr als 100.000 US-Dollar übertroffen und es der gemeinnützigen Organisation ermöglicht, im folgenden Jahr zu expandieren und noch mehr Kinder zu betreuen. “

4. Wie würden Sie Ihren Kommunikationsstil beschreiben?

Sie sollten Ihr gesamtes Interview – in der Tat den gesamten Einstellungsprozess, von der E-Mail-Korrespondenz mit einem Personalvermittler bis zu persönlichen Besprechungen mit Ihrem potenziellen Chef und Kollegen – als eine Bewertung Ihrer Kommunikationsfähigkeiten betrachten. Ihre Interviewer werden darauf achten, wie Sie mit ihnen interagieren, um ein Gefühl dafür zu bekommen, wie Sie mit Teamkollegen und Kunden in der Rolle sprechen würden.

„Achten Sie darauf, wie Sie mit jemandem im Rekrutierungsprozess kommunizieren“, sagt Jensen. „Wenn Sie schlampige E-Mails senden oder einige Werktage lang nicht antworten, sind Sie möglicherweise nicht der am besten organisierte oder gut kommunizierende Mitarbeiter. Dies ist insbesondere für Projektmanager sehr wichtig.“

Möglicherweise werden Sie jedoch auch gebeten, Ihren Kommunikationsstil explizit zu artikulieren, um mehr Einblick in Ihre Herangehensweise an dieses wesentliche Element des Projektmanagements zu erhalten. Zum Teil möchten sie wissen, dass Sie darüber nachgedacht und Methoden entwickelt haben, die für Sie funktionieren. Sie möchten auch wissen, ob Ihr spezieller Kommunikationsstil gut zu Team und Unternehmen passt.

Wie man antwortet

Hier gibt es einige falsche Antworten. („Ich mag es, Leute anzuschreien, bis sie so verängstigt sind, dass sie tun, was ich verlange“, wäre zum Beispiel falsch.) Aber es gibt keine richtige Antwort.

Denken Sie vor Ihrem Interview darüber nach, wie Sie in der Vergangenheit kommuniziert haben: Wie formulieren Sie Ihre Aktualisierungen und Anfragen von Kollegen und Kunden? Wie vermitteln Sie Ziele und Erwartungen? Wann sprichst du mit jemandem persönlich und schreibst ihm keine E-Mail? Worauf haben die Menschen in der Vergangenheit gut reagiert? Gibt es ein System oder eine Strategie, die Sie im Laufe der Zeit weiterentwickelt haben, um sicherzustellen, dass alle auf derselben Seite sind?

Ihre Antwort könnte ungefähr so ​​klingen:

„Ich bin ein einfühlsamer Kommunikator, aber auch sehr klar. Ich stelle internen und externen Stakeholdern gerne viele Fragen, insbesondere zu Beginn des Prozesses, um sicherzustellen, dass ich die Perspektive aller verstehe und sie durchgehend berücksichtigen kann. Mein Ziel ist es, sicherzustellen, dass die Menschen jederzeit ausgerichtet sind und genau wissen, was und wann von ihnen erwartet wird.

„Sobald ich weiß, woher die Leute kommen, kann ich meine Kommunikation mit ihnen so anpassen, dass ich Ziele, Erwartungen und Aktualisierungen so übermittle, dass sie auch ihrem Stil entsprechen. Das kann bedeuten, dass Sie regelmäßig Updates per E-Mail an das gesamte Team senden und Aktionselemente von Mitarbeitern oder Teams hervorheben. Dies möchte ich tun, damit die Mitarbeiter den Überblick behalten und auf meine Notizen zurückgreifen können, aber auch mit einem Remote-Mitarbeiter telefonieren können Gehen Sie alle Chancen und Ziele durch, die sie möglicherweise verpasst haben, und stellen Sie sicher, dass sie sich als integraler Bestandteil des Teams fühlen. Der rote Faden ist jedoch, dass ich immer darauf achte, dass die Leute die Frage verstehen und sich an das endgültige Ziel erinnern. Nach meiner Erfahrung kann jeder regelmäßig daran erinnern, warum wir das tun, was wir tun, und wie sich jeder Schritt auf die größeren Ziele bezieht. Deshalb binde ich immer kleine Fragen an das Gesamtbild. Es motiviert die Leute! “

5. Wie motivieren Sie Menschen, auf dem richtigen Weg zu bleiben und ihre Fristen einzuhalten?

Projektmanager sind Führungskräfte, die für die Erzielung von Ergebnissen verantwortlich sind. Meistens haben sie jedoch keine direkte Autorität über die Personen, die die Arbeit zur Fertigstellung des Projekts ausführen. Kurz gesagt, sie sind nicht immer die formellen Chefs der Menschen, auf die sie sich verlassen, um Dinge zu erledigen und in ihren eigenen Rollen erfolgreich zu sein.

Daher ist es wichtig, dass sie über die zwischenmenschlichen Fähigkeiten verfügen, um ihre Mitarbeiter – von denen einige ihre Kollegen oder sogar Senioren sind – zu motivieren, pünktlich und im Einklang mit den Erwartungen und Anforderungen zu liefern.

Sie möchten auch Ihren Stakeholdern – und jetzt Ihren Interviewern – zeigen, dass Sie bereit sind, die Ärmel hochzukrempeln und die Arbeit selbst zu erledigen. Denn das allein motiviert alle um Sie herum, dasselbe zu tun. „Wirklich gute Projektmanager, sie steigen dort ein und sie machen sich die Hände schmutzig“, sagt Campos. „Damit meine ich, dass sie zusammen mit ihrem Team genau dort sind, um sicherzustellen, dass die Dinge passieren.“

Wie man antwortet

Dies ist eine weitere Antwort, die Ihr Einfühlungsvermögen und Ihre Kommunikationsfähigkeiten demonstriert – und eine, bei der Sie sich der STAR-Methode zuwenden können, wenn Sie eine relevante Geschichte haben, die Sie aus Ihren bisherigen Erfahrungen teilen können.

„Geben Sie ein Beispiel, das zeigt, dass Sie sich die Zeit genommen haben, um zu verstehen, wie diese Person funktioniert und was noch auf ihrem Teller steht“, sagt Yurovsky. Zeigen Sie dem Interviewer, dass Sie sich die Zeit genommen haben, „das Buy-In für ihn zu erstellen und ihn in den Entscheidungsprozess einbeziehen zu lassen“.

Ihre Antwort könnte also lauten:

„Mein Ansatz ist es, die Leute kennenzulernen, mit denen ich zusammenarbeite, damit ich herausfinden kann, wie ich sie für die Arbeit begeistern und motivieren kann. Ich habe auch festgestellt, dass Menschen, die das Gefühl haben, daran beteiligt zu sein, herauszufinden, wie der Prozess ablaufen wird, und bei Terminen und Leistungen mitbestimmen können, persönlicher in die Umsetzung investiert werden. Auch Ihre Wertschätzung und Dankbarkeit zu zeigen, ist ein langer Weg!

„Ich erinnere mich an eine Zeit, als ich bei einem E-Commerce-Startup arbeitete und wir ein neues E-Mail-Empfehlungssystem einführen wollten, um bestehenden Kunden Vorschläge für neue Artikel basierend auf ihren vorherigen Einkäufen zu senden. Es war meine Aufgabe, das Projekt auszuarbeiten, einen Plan zu erstellen, den Zeitplan festzulegen und ihn umzusetzen. Es gab bereits ein kleines Team von Ingenieuren, die an dem eigentlichen Empfehlungsalgorithmus arbeiteten, aber ich erkannte ziemlich früh, dass wir auch viel Unterstützung von unserem Designer benötigen würden, der bereits ziemlich dünn war und an einem Dutzend verschiedener Projekte gleichzeitig arbeitete.

„Eines der ersten Dinge, die ich getan habe, war, mich mit dem Designer zusammenzusetzen, um zu besprechen, wie sie sich das Aussehen des E-Mail-Produkts vorgestellt haben, was dieser Prozess von ihnen verlangen würde und welche Art von Zeitachse machbar wäre. Dieses frühe Feedback konnte ich bei der Festlegung des Gesamtfahrplans berücksichtigen. Wir haben nicht nur die erste Version der E-Mail-Aufzeichnungen pünktlich veröffentlicht, sondern die Designerin war auch sehr dankbar, dass ich zu ihr gekommen bin, um zu verstehen, was sie brauchte, um Vorlagen entwerfen zu können, auf die sie stolz sein würde. Ich stellte auch sicher, dass ich ihr mitteilte, wie glücklich ich und unsere Vorgesetzten mit den lustigen, schlanken und effektiven Designs waren, die sie sich ausgedacht hatte. Das war der Grundstein für zukünftige Projekte und sie wurde eine meiner enthusiastischsten und produktivsten Mitarbeiterinnen. “

6. Welche Erfahrungen haben Sie mit der Prozessentwicklung?

Möglicherweise geraten Sie in eine Situation, in der Sie aufgefordert werden, Prozesse und Workflows von Grund auf neu zu erstellen oder vorhandene Prozesse und Workflows zu überarbeiten und neu zu gestalten, die sie nicht schneiden. Ein Interviewer möchte vielleicht wissen, ob Sie dies schon einmal getan haben.

Wie man es beantwortet

Die einfachste Möglichkeit, dies zu beantworten, besteht darin, es als Verhaltensfrage zu betrachten und ein konkretes Beispiel für eine Zeit zu geben, in der Sie einen neuen Prozess geplant und implementiert haben (ja, das bedeutet, dass Sie sich erneut der STAR-Methode zuwenden).

Man könnte sagen:

“Since my last two roles have been at startups transitioning from their early stages to more stable long-term growth, I’ve often been tasked with creating streamlined, standardized processes where there previously had been scattered ad hoc approaches. For example, in my last role, we were getting a lot of questions from freelancers and contractors about their payments. Plus there was some feedback that they were never sure who to send what info to and when. They’d get frustrated when they received random follow-up requests for more info weeks later that delayed them getting paid. I was involved with the projects these freelancers were working on and was getting wind of their irritation. A couple even stopped taking new projects from us.

“So I reached out to a few freelancers and had short conversations with each of them to make sure I fully understood their pain points. I also set up a meeting with our accounts payable team and some of the folks internally who dealt most frequently with freelancers to understand their needs and limitations and talk through what a streamlined process would look like. With the input from all of those conversations, I was able to suggest a new process where freelancers invoiced once a month on a set date. We came up with a standard invoice template across the company to ensure all the necessary info was available up front and created an automated email that would get sent to the freelancer when their payment went out.

“The accounts payable team ended up being able to cut down the amount of time they spent dealing with freelancer payments almost by half, freelancers were getting paid faster in most cases and always knew what was going on, and we were able to increase our retention and focus on our other goals. In short, it made everyone’s lives easier.

7. What’s Your Proficiency Level With [Name of Software or Tool]?

There’s a whole slew of project management tools and software that companies might rely on nowadays, whether it’s Trello or Basecamp or something else. So your interviewer might want to know which tools you’re familiar with or, more likely, what your experience or proficiency level is with a particular tool they’re already using.

How to Answer It

The best case scenario is that you’re a seasoned pro who’s used this exact tool before, in which case you can say so and talk a little bit about what kinds of processes you’ve used it for and how.

If you don’t have experience with whatever software the interviewer is asking you about, don’t panic! In most cases, that’s probably not a disqualifier. What they do want to know, though, is that you have experience with other tools and that you’d be able to pick it up quickly. If you know the purpose of the tool and a bit about its interface, Campos says, you can draw a comparison to your expertise working with another similar tool and credibly predict you’d be able to adjust quickly as a result.

“You can even throw in how you love working with or learning new tools,” Campos says.

So you might say:

“I haven’t used Asana much in the past but I’m confident I could pick it up quickly. I’ve used Trello for a lot of project tracking in my current role and so have a lot of experience using and leveraging calendar and Kanban board views, which Asana has too. I’d also be excited to explore the other functionality it offers, especially the features that allow you to prioritize and view your overall progress on a larger project. I’m actually kind of a nerd when it comes to trying out new productivity tools. I’ve tested probably a dozen to-do list apps—seriously, ask me about the pros and cons! And before I started my current job I’d never used Trello before but I dived right in and found all kinds of shortcuts my colleagues didn’t know about. Within a few months, I was leading refresher trainings across the organization to make sure new and veteran employees were on the same page about how we were all using the tool.”

No matter which questions you get in your interview, make sure you keep in mind the most important skills, qualities, and points you’re trying to convey. Review the info above and reread the job description for the specific role as you prepare. And then tell your interviewer—and show them through how you behave before, during, and after your interview—why you’d be the very best choice.