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10 Fragen, die Ihnen bei der Durchführung eines effektiven Meetings helfen (weil niemand seine Zeit verschwenden möchte)

Hier ist eine traurige Realität: Manager verbringen zwischen 35% und 50% ihrer Zeit in Besprechungen, und dennoch betrachten Führungskräfte mehr als die Hälfte dieser Besprechungen als Fehlschläge.

Das ist nicht so schockierend. Allzu oft befinden wir uns in einer Brainstorming-Sitzung, die nur ein wenig zu lang oder nicht lang genug oder verwirrend oder frustrierend oder absolut unproduktiv ist.

Natürlich gibt es mehrere Lösungen. Wir könnten absagen. Wir könnten umplanen. Wir könnten das Meeting in eine E-Mail Kette oder eine Slack-Diskussion verwandeln.

Dies sind in bestimmten Fällen alles geeignete Schritte. Aber manchmal müssen wir uns tatsächlich bemühen, zu verstehen, wo unsere Besprechungen zu kurz kommen, und aktiv daran arbeiten, sie zu beheben. Denn wir können uns doch nicht einfach weigern, uns jemals mit Menschen zu treffen – nichts würde getan werden.

Wenn Sie nach dem Täter suchen, stellen Sie sich diese Fragen und wenden Sie diese Tipps an, um effektivere Besprechungen bei der Arbeit durchzuführen:

Fragen 1-3 Vor dem Treffen

Ja, Ihr Meeting kann bereits vor dem Start fehlschlagen. Folgendes sollten Sie sich überlegen, sobald Sie diese Einladung verschicken.

1. Fühlen Sie sich vorbereitet?

Sind alle Ihre Materialien eingestellt? Gibt es einen Plan für den Ablauf des Meetings? Ist ein Konferenzraum verfügbar und gebucht?

Ihr größter Freund wird eine Agenda sein – ohne eine können Sie kein großartiges Meeting haben.

Die andere wichtige Sache, die Sie im Voraus vorbereiten müssen, ist Ihr Ziel für das Meeting. Fragen Sie sich (und schreiben Sie es vielleicht auf): „Was möchte ich erreichen?“ Es könnte etwas Kleines sein, wie das Aktualisieren Ihres Teams, oder etwas Großes, wie eine Strategie zur Steigerung des Benutzereingriffs. Stellen Sie sicher, dass alle auf dieses Ziel ausgerichtet sind, damit Sie nicht versuchen, widersprüchliche Ideen in einer kurzen Sitzung zu behandeln.

„Sie müssen einen Abschnitt über das gewünschte Ergebnis haben, der sich von der Agenda unterscheidet“, sagt Devanté Lewis-Jackson, Manager für Mid-Market Sales bei The Muse. „Auf einer Tagesordnung wird besprochen, was während des Meetings stattfinden wird, aber das gewünschte Ergebnis schafft einen Konsens darüber, was getan werden muss, bevor das Meeting beendet ist. Dies hilft insbesondere dann, wenn das Gespräch über Agenda-Themen entgleist. “

2. Fühlen sich andere Menschen vorbereitet?

Nicht bei jedem Meeting, an dem Sie teilnehmen oder an dem Sie teilnehmen, müssen Personen zuvor Materialien überprüfen, ausfüllen oder beschaffen. In diesem Fall empfehle ich jedoch dringend, sicherzustellen, dass jeder die richtige Zeit und die richtigen Ressourcen dafür hat (verwenden Sie diese Agenda erneut!).

Oft erstellen wir jedoch Besprechungen, bevor wir den Kontext und die Transparenz berücksichtigen. Infolgedessen kommen die Leute im falschen Kopfraum ins Gespräch. Nehmen Sie zum Beispiel jemanden, der neu ist und keinen Hintergrund zur Unternehmensgeschichte hat. Oder jemand, der an einem Sprint-Meeting teilnimmt und noch nie mit einem Engineering-Team zusammengearbeitet hat. Sie werden wahrscheinlich nicht viel aus dem Meeting herausholen oder wertvolle Erkenntnisse einbringen, oder sie können die Diskussion mit ihren Interjektionen vom Kurs abbringen.

Fragen Sie sich also vor dem Betreten Folgendes:

  • Weiß jeder, warum wir dieses Treffen haben?
  • Weiß jeder, warum er speziell zu diesem Treffen eingeladen wurde?
  • Sind alle auf dem neuesten Stand, was wir in diesem Meeting besprechen werden?
  • Kennt jeder alle anderen in diesem Meeting? Wenn nicht, was müssen sie wissen?
  • Gibt es Spannungen zwischen Menschen, die den Fortschritt dieses Treffens behindern könnten?

Wenn die Antwort Nein lautet, können Sie entweder die Person (oder die Personen) beiseite ziehen oder ihnen eine kurze E-Mail senden, um ihnen Hintergrundinformationen zu geben.

3. Sind die Leute aufgeregt?

Offensichtlich wird bei dem Gedanken an Ihr Treffen niemand auf und ab springen, es sei denn, Sie halten einen an Welpen, um ihn zu streicheln (in diesem Fall muss ich fragen, wo meine Einladung verloren gegangen ist).

Aber Ihr Team sollte eine Art Gefühl dafür haben und hoffentlich mehr in Richtung des positiven Endes der Emotionen. Sie sind vielleicht nicht begeistert, wenn es um vierteljährliche Einnahmen geht, aber sie sind möglicherweise erleichtert, endlich wichtige Informationen zu erhalten oder Raum zu haben, um ihre brennenden Fragen zu stellen.

Wenn sie stöhnen – und ihr Stöhnen nichts damit zu tun hat, Meetings zu hassen und alles, was mit dieser speziellen Art von Meeting zu tun hat , gehen Sie etwas tiefer. Es ist möglich, dass dies eine Wiederholung eines früheren Gesprächs und damit eine Zeitverschwendung ist oder dass bestimmte Mitglieder sich unvorbereitet fühlen oder dass jemand ausgeschlossen wird und alle darüber verärgert sind. Es ist sogar möglich, dass Ihr Team überfüllt ist und nicht über die Bandbreite und Energie verfügt, um eine einstündige Präsentation zu absolvieren. Unabhängig davon, woher die negative Energie kommt, müssen Sie sie ansprechen, bevor Sie den Raum betreten.

Fragen 4-7 Während der Besprechung

Nur weil Sie sich richtig vorbereitet haben, heißt das nicht, dass Sie im klaren sind. Es gibt einige Dinge, die Sie im Moment beachten müssen, um sicherzustellen, dass alles reibungslos verläuft.

4. Treffen Sie alle wichtigen Punkte?

Sie hatten einen Job zu erledigen – eine Frage zu beantworten, eine Idee zu erarbeiten, einen neuen Prozess zu skizzieren, was auch immer. Das Zeichen eines guten Meetings ist eines, das dies innerhalb der Grenzen Ihres Zeitlimits erreicht.

Dies zu tun ist ziemlich einfach. Folgen Sie Ihrer Agenda bis zu einem T (oder zumindest so genau wie möglich). Überprüfen Sie alle 10-15 Minuten mit sich selbst, ob Sie noch am Thema sind. Wenn nicht, lenken Sie das Gespräch zurück und stimmen Sie zu, eine Stecknadel in die Tangente zu stecken, auf der Sie sich später befanden. Stimmen Sie zu, alles, was Sie verpasst haben, entweder offline oder in einer anderen Besprechung erneut zu besuchen (und weisen Sie diese Aufgabe jemandem im Raum zu). Tu es nicht, es sei denn, alle anderen können zustimmen, sich länger zu treffen. Indem Sie sich mehr Zeit nehmen, erschweren Sie es ihnen, andere wichtige Fristen einzuhalten, die Sie möglicherweise für sie festgelegt haben.

„Der springende Punkt eines Meetings ist, eine Entscheidung über etwas zu treffen und was / wer / wie die Aktion ausgeführt wird“, sagt Heatherlyn Nelson, Office Operations Manager bei The Muse. „Einfach ausgedrückt, wenn Sie keine umsetzbaren Elemente oder Entscheidungen treffen können, halten Sie keine Besprechung ab.“

5. Passen alle (oder zumindest die meisten von allen) auf?

Es ist wahrscheinlich eine Strecke, 100% des Publikums dazu zu bringen, alle Augen auf Sie zu richten, die Telefone herunterzufahren und am Rand ihrer Sitze zu sitzen (wir sind schließlich leicht abgelenkte Menschen), aber fast jeder sollte Ihnen fast alle zuhören Zeit.

Um die Leute zum Zuhören zu bringen, müssen Sie sich ein wenig anstrengen. Halte die Dinge kurz und bündig. Skizzieren Sie die nächsten Schritte. Verwenden Sie leicht lesbare und verständliche Grafiken. Verbieten Sie Laptops (wenn Sie können).

Dies ist eine großartige Lektüre darüber, warum niemand in Ihren Besprechungen zuhört – und wie Sie dies beheben können.

6. Stellen Menschen Fragen und werden sie beantwortet?

Ich würde sagen, es ist selten, ein Meeting zu haben, bei dem niemand eine einzige Frage stellt. Wenn dies der Fall ist, achten die Leute wahrscheinlich nicht darauf und werden Ihnen nach Abschluss des Meetings wahrscheinlich eine Menge Fragen stellen (und Sie müssen # 5 lesen).

Aber so wichtig es auch ist, ein engagiertes Publikum zu haben, es ist auch wichtig, ihre Bedenken tatsächlich anzusprechen. Allzu oft sagen wir „Ich komme später zu diesem Punkt“ oder „Ich verspreche, ich werde das am Ende beantworten“ und kommen nie wieder darauf zurück. Stellen Sie also sicher, dass Sie alle Ihre Grundlagen abdecken, auch wenn dies bedeutet, dass Sie ihre Frage aufschreiben oder sie bitten, sie am Ende der Präsentation zu wiederholen.

Denken Sie daran, dass es andere Gründe geben kann, warum Menschen keine Fragen stellen. Vielleicht haben Sie eine Umgebung geschaffen, vielleicht unbeabsichtigt, in der sie sich dabei nicht wohl fühlen. Oder vielleicht sind die Leute von der Diskussion so beeindruckt, dass sie sich nicht sicher sind, wo sie überhaupt anfangen sollen, Fragen zu stellen. In diesem Fall haben Sie wahrscheinlich nachgelassen, um ihnen Kontext zu geben (siehe # 2 für Ratschläge dazu).

7. Gibt es ein signifikantes Muster für bestimmte Personen, die sich zu Wort melden (oder überhaupt nicht sprechen)?

Sie haben höchstwahrscheinlich alle in den Raum eingeladen, weil Sie ihre Meinung oder ihren Beitrag zu einem Projekt haben wollten – und letztendlich werden die Ideen und Aktionen, die aus Ihrem Meeting hervorgehen, stärker und besser aufeinander abgestimmt, wenn alle mitmachen. Sie möchten also sicherstellen, dass alle dazu beitragen mindestens einmal im Laufe Ihrer gemeinsamen Zeit.

Das klingt theoretisch großartig, ist aber nicht immer die Realität. Einige Menschen sind lauter und selbstbewusster als andere, einige Menschen haben höhere Machtpositionen als andere, und einige Menschen fühlen sich nicht so einbezogen oder respektiert wie andere im Raum. Ein typisches Beispiel: Untersuchungen zeigen, dass Frauen häufiger in Gesprächen unterbrochen werden als Männer.

Versuchen Sie, der richtige Diskussionsleiter zu sein. Schalten Sie weitläufige Mitarbeiter aus. Unterbrechen Sie nicht. Setzen Sie sich für Menschen ein, die unterbrochen werden. Rufen Sie Leute an, die nicht viel gesagt haben oder schüchtern sind. Dies gilt insbesondere für entfernte Personen, die sich nicht physisch im Raum befinden.

Denken Sie auch daran, dass Sie auch als Organisator des Meetings in diese Kategorie fallen! In einigen Fällen ist es sinnvoll, die Person zu sein, die am meisten spricht, aber selbst dann sollten Sie sicherstellen, dass alle Stimmen im Raum gehört und verstärkt werden. (Hier sind einige Ratschläge, um sich vom Wandern abzuhalten und zu erkennen, wenn Sie zu viel sprechen.)

Fragen 8-10 Nach dem Treffen

Fast dort! Wenn Sie möchten, dass Ihre Meetings jedes Mal ein Homerun sind, beachten Sie Folgendes.

8. Ergreift jeder die richtigen nächsten Schritte?

Sie können erkennen, wann eine Besprechung schlecht verlaufen ist, wenn alle den Raum verlassen und losfahren, um die Dinge genau so zu erledigen, wie Sie es nicht wollten.

Vermeiden Sie dies, indem Sie die nächsten Schritte direkt und klar beschreiben. Bevor Sie abbrechen, sprechen Sie Folgendes an:

  • Was muss getan werden?
  • Wie muss es gemacht werden?
  • Wann muss es erledigt sein?
  • Wer wird dafür verantwortlich sein?
  • Wer wird den Erfolg überwachen / verfolgen?

9. Wurde der größere Zweck des Treffens erreicht?

Scheinen die Leute motivierter, Dinge später zu erledigen? Scheinen sie effektiver zu arbeiten? Gibt es weniger Verwirrung oder weniger Fragen? Haben Sie Ihr ursprüngliches Ziel erreicht? Wenn die Antwort „Ja“ lautet, haben Sie wahrscheinlich alles richtig gemacht (und wenn die Antwort „Nein“ lautet, lesen Sie die obigen Abschnitte, um herauszufinden, wo Sie einen Fehler gemacht haben).

10. Hatten auch andere Leute das Gefühl, dass das Treffen produktiv war?

Ich trenne diese Frage von der obigen, weil Sie dazu verlangen müssen, die Leute tatsächlich zu fragen, wie sie sich über das Meeting gefühlt haben, anstatt davon auszugehen.

Es ist wichtig, direktes Feedback zu erhalten (insbesondere als Manager). Es ist möglich, dass Sie das Gefühl hatten, dass das Meeting reibungslos verlief, aber alle anderen sind anderer Meinung. Wenn Sie dies hören, können Sie herausfinden, warum es nicht erfolgreich war und wie Sie es beim nächsten Mal besser machen können. Sicher, Sie können nicht jedes Mal alle fragen, wie es gelaufen ist, aber wenn Sie dies gelegentlich tun, sind Sie auf dem richtigen Weg.

Niemand liebt Meetings, warum also stinken? Beantworten Sie diese Fragen direkt, und es ist viel weniger wahrscheinlich, dass Ihre Besprechungen fehlschlagen.