Die 9 Arbeitsregeln E-Mail Smart People folgen

Die 9 Arbeitsregeln E-Mail-Etikette Smart People befolgen

Es wird nicht mehr als verrückt angesehen, nach Stunden am Arbeitsplatz Jeans zu tragen oder mit Ihrem Chef etwas zu trinken, aber wenn es darum geht, Emojis in einer E-Mail zu verwenden, werden die Linien etwas unschärfer.

Es kann schwierig sein, sich in der professionellen E-Mail-Etikette zurechtzufinden. Aber es ist höchstwahrscheinlich die Hauptmethode, mit der Sie sich mit Ihrem Chef und Ihren Mitarbeitern verbinden (außerdem, wie Sie wissen, persönlich). Und das bedeutet, dass jede Nachricht, die Sie senden, eine Chance ist, einen guten oder einen schlechten Eindruck zu hinterlassen.

Hier sind neun Arbeitsregeln für E-Mails, die Sie befolgen müssen – wenn Sie Ihren Online-Ruf erhalten möchten.

1. Beginnen Sie mit einer durchgezogenen Betreffzeile

Wenn Sie eine E-Mail an einen Ihrer Vorgesetzten senden, denken Sie daran, dass dieser wahrscheinlich Hunderte von Nachrichten in seinem Posteingang hat.

Was macht Ihr Chef mit den meisten von ihnen? Drücken Sie entweder Löschen oder markieren Sie sie für später (und lesen Sie sie nie wirklich). Das bedeutet, dass Sie nur eine Chance haben, ihre Aufmerksamkeit zu erregen: Eine verlockende Betreffzeile kann dazu beitragen, dass sie sie tatsächlich öffnen.

Lesen Sie mehr: Hier sind die Betreffzeilen, mit denen Ihre Netzwerk-E-Mails jedes Mal geöffnet werden

2. Achte auf deine Worte

Haben Sie jemals eine SMS erhalten, die mit einem Punkt endete? Wenn ja, haben Sie wahrscheinlich gedacht, dass die Person, die es Ihnen geschickt hat, sauer auf Sie ist (obwohl sie wirklich nur versucht hat, die richtige Interpunktion zu verwenden).

Das liegt daran, dass die Art der Wörter, die Sie verwenden, jemanden sofort beschwichtigen oder verärgern kann. Vermeiden Sie Wörter wie „hey“ oder „dringend“ und verwenden Sie stattdessen „Sie“ oder „heute“. (Verwirrt? Weitere Erklärungen unten.)

Lesen Sie mehr: 5 Wörter, die in Ihre E-Mail-Betreffzeilen aufgenommen werden sollen (und 4, die Sie unbedingt vermeiden sollten)

3. Schreiben Sie wie ein Editor

Sie schreiben vielleicht keine College-Arbeit, aber das bedeutet nicht, dass Sie nicht benotet werden. Schlechte Grammatik, Rechtschreibfehler und sogar das Fehlen einer Einführung, eines Körpers und einer Schlussfolgerung lassen Sie so klingen, als würden Sie versuchen, den Posteingang Null zu erreichen, und kein verantwortungsbewusster Mitarbeiter zu sein.

Lesen Sie mehr: Ein Leitfaden für Redakteure zum Schreiben lächerlich guter E-Mails

4. Seien Sie höflich gegenüber der Zeit der Person

Wenn Sie jemandem eine E-Mail senden möchten, teilen Sie ihm mit, warum Sie sie senden.

Wenn Sie beispielsweise eine Präsentation anhängen, teilen Sie ihnen genau mit, wie die nächsten Schritte aussehen sollen (Benötigen Sie ihre Genehmigung? Möchten Sie, dass sie eine Folie hinzufügen?). Wenn Sie zu CC gehen, teilen Sie ihm mit, warum er aufgenommen wurde.

Lesen Sie mehr: 5 Gründe, warum ich fast auf Ihre E-Mail geantwortet habe, dies aber nicht getan habe

5. Gehen Sie vorsichtig mit Emojis um

Hier ist die Sache mit Emojis: Nicht jeder ist ein Fan von ihnen. Selbst wenn Sie in einer ungezwungenen Umgebung arbeiten, gibt es immer noch einen erheblichen Prozentsatz der arbeitenden Bevölkerung, der sie als unprofessionell ansieht. Riskieren Sie es nicht, wenn Sie sich nicht sicher sind, wie es empfangen wird.

Lesen Sie mehr: Die Verwendung von Emojis bei der Arbeit kann Ihren Ruf steigern – oder ihn zerstören (hier erfahren Sie, welche)

6. Bringen Sie den Anhang an

Es klingt offensichtlich, aber wir haben uns alle mehr als einmal dieser E-Mail-Verletzung schuldig gemacht.

Überprüfen Sie, bevor Sie auf Senden klicken: Haben Sie den Anhang angehängt, von dem Sie sagten, dass Sie ihn anhängen würden? (Sagen Sie das 10 mal schnell.)

Lesen Sie mehr: 3 grundlegende E-Mail-Fehler, die Sie wirklich unprofessionell aussehen lassen

7. Nageln Sie Ihre Abmeldung (ohne das übliche „Beste“)

Sie müssen Ihre E-Mail beenden, indem Sie sich abmelden. Dies bedeutet jedoch nicht, dass Sie am Ende jeder Nachricht „am besten“ oder „danke“ sagen müssen (insbesondere, wenn Sie eigentlich nichts haben, wofür Sie dankbar sein können).

Entscheiden Sie sich stattdessen für eine Anrede, die professionell und dennoch funktional ist. Versuchen Sie „Grüße“, „respektvoll“ oder „Ich werde bald mit Ihnen sprechen.“

Lesen Sie mehr: 70 verschiedene E-Mail-Abmeldungen (wenn Sie es satt haben, „Best“ zu sagen)

8. Verwenden Sie eine professionelle Signatur (auch auf Ihrem Telefon).

Wenn Sie gerade eine professionelle, gut geschriebene E-Mail erstellt haben, warum sollten Sie sie mit „Von meinem iPhone gesendet“ beenden? Wählen Sie stattdessen eine einfache, ansprechende Signatur, die Ihren Titel, Ihre Social-Media-Profile, Ihre Website und möglicherweise sogar ein Bild Ihres Gesichts enthält.

Lesen Sie mehr: 5 schnelle, einfache (und kostenlose!) Möglichkeiten, um heute eine fantastische E-Mail-Signatur zu erstellen

9. Wissen, wann keine E-Mail gesendet werden soll

Egal wie gut Ihre Etikette ist, es ist natürlich alles umsonst, wenn Sie etwas per E-Mail verschicken, das Sie nicht sein sollten.

Wenn Sie beispielsweise eine superschnelle Antwort von jemandem benötigen, rufen Sie ihn stattdessen an. Und wenn Sie Ihren Chef um eine Gehaltserhöhung bitten möchten, planen Sie ein Meeting (Sie möchten dieses Gespräch nicht per E-Mail führen).

Lesen Sie mehr: 3 Arbeitsanforderungen, die nie gut ankommen, wenn Sie per E-Mail fragen (also hören Sie auf, sie zu erstellen)

Solange Sie diese neun Regeln befolgen, werden Ihre E-Mails fast immer gelesen und beantwortet. Und hey, vielleicht machen Sie einen guten Eindruck auf Ihren Chef, wenn Sie schon dabei sind!