Auf Erfolgskurs: Geheimnisse der Führung eines guten Meetings

Auf Erfolgskurs: Geheimnisse der Führung eines guten Meetings

Überhaupt ging aus einer von einem Treffen denken : „Wow, wir haben nicht bekommen überall?“

Eine Gruppe zusammenzubringen kann oft der effizienteste Weg sein, um eine große Entscheidung oder einen Plan voranzutreiben. Es funktioniert jedoch nur, wenn das Meeting richtig eingerichtet ist.

Wenn Sie an der Reihe sind, führen Sie diese fünf Schritte aus, um Ihr Meeting für den Erfolg vorzubereiten – bevor Sie überhaupt die Tür betreten.

1. Laden Sie die richtigen Leute ein

Nichts kann ein Meeting so entgleisen lassen, als die falschen Leute im Raum zu haben. Wenn Sie möchten, dass die Gruppe bis zum Ende des Meetings eine Entscheidung trifft, stellen Sie sicher, dass alle am Tisch sitzen, die einen großen Anteil oder ein Vetorecht über diese Entscheidung haben. Besprechen Sie eine neue Vertriebsstrategie für ein Produkt? Sie werden wahrscheinlich Vertriebsleiter wollen und der Produktmanager da sind, sonst wird nichts entschieden.

Auf der anderen Seite können zu viele „zusätzliche“ Personen – oder Personen, die wesentlich älter oder jünger sind als alle anderen im Raum – die Dynamik beeinträchtigen. Wenn Sie nicht möchten, dass der PR-Leiter eine Änderung in der Fertigung mitmacht, laden Sie ihn nicht ein. Wenn alle vom CFO eingeschüchtert sind, lassen Sie sie aus einem ersten Brainstorming-Meeting heraus.

2. Denken Sie daran, Hausaufgaben zu machen

Möchten Sie, dass die Leute von einer sauberen Tafel ausgehen, oder wäre es für alle hilfreich, mit einigen Hintergrundinformationen in die Besprechung zu gehen? Wenn du bist einen Plan, zu dem Sie eine Eingabe wünschen, senden Sie ihn am Abend zuvor (nicht vor einer Stunde), sodass zumindest einige der Teilnehmer Zeit haben, ihn zu überprüfen und zu verarbeiten.

Und wenn Sie möchten, dass die Leute Ideen zum Meeting bringen, sagen Sie es ihnen.

3. Legen Sie eine Agenda fest

Wenn Sie das Meeting organisieren, müssen Sie die Tagesordnung festlegen. Wenn Sie das Meeting mit den Worten beginnen: „Wir sind hier, um unsere Social-Media-Strategie zu besprechen. Wer hat Ideen? “- Nun, Sie bitten um Chaos.

Verteilen Sie stattdessen die Themen, über die die Gruppe diskutieren soll, in der Reihenfolge, in der Sie sie behandeln möchten, oder schreiben Sie sie auf eine weiße Tafel oder ein Flipchart. Zum Beispiel könnte Ihre Agenda sein:

  1. Überprüfen Sie die Ergebnisse der Facebook-Kampagne des letzten Monats
  2. Besprechen Sie neue Werbemöglichkeiten für The Product auf Facebook
  3. Teilen Sie Pläne, um gesponserte Twitter-Chats zu starten
  4.  Brainstorming neuer Social-Media-Initiativen für The Product
  5. Wenn jeder den Plan kennt, bleibt er eher beim Thema. Außerdem gibt Ihnen die Agenda eine Struktur, auf die Sie zurückgreifen können: Wenn die Diskussion vom Thema abweicht oder ins Stocken gerät, können Sie jeden im Raum daran erinnern, worüber Sie diskutieren sollen.

    4. Sagen Sie den Menschen die Ziele

    Ziele sind nicht dasselbe wie eine Agenda. Über eine Agenda werden Sie sprechen. Ziele sind das, was Sie erreichen möchten, oder Ziele für das Meeting: Entscheidungen, die am Tisch getroffen werden müssen, nächste Schritte, die vereinbart werden müssen.

    Zum Beispiel könnten Ziele für das obige hypothetische Treffen sein:

  6. Entscheiden Sie, ob Sie eine neue Facebook-Werbekampagne durchführen möchten
  7. Klären Sie die nächsten Schritte, um den Twitter-Chat zu starten
  8. Identifizieren Sie 1-2 neue Social-Media-Initiativen, die untersucht werden sollen
  9. 5. Keine Überraschungen: Verkaufen Sie Ihre großen Ideen vor

    Wenn Sie einen großen Plan oder eine Empfehlung vorlegen, ist es immer zu Ihrem Vorteil zu wissen, wie die Personen im Raum reagieren werden. Wer wird dich wahrscheinlich unterstützen? Wer wird Sie wahrscheinlich herausfordern und welche Einwände werden sie wahrscheinlich erheben?

    Identifizieren Sie vor dem Meeting Schlüsselpersonen, deren Meinung wichtig ist, und teilen Sie ihnen Ihren Plan oder Ihre Empfehlung einzeln mit. Bitten Sie um Eingabe. Verkaufen Sie Ihre Idee vor dem großen Meeting. Notieren Sie sich die von ihnen aufgeworfenen Bedenken und passen Sie die Art und Weise an, wie Sie Ihren Plan präsentieren, um diese Bedenken auszuräumen.

    Der VP of Finance glaubt, dass Ihr Startplan zu viel kosten wird? Stellen Sie sicher, dass Sie einen Budgetvoranschlag erstellen und die Kosten für andere Starts ermitteln, damit Sie Ihr vorgeschlagenes Budget relativieren können. Auf diese Weise wird das Gespräch nicht unterbrochen, wenn sie sagt, dass Ihr Plan „teuer klingt“.

    Auf der anderen Seite, wenn jeder die Social-Media-Komponente Ihres Plans liebt – großartig. Verschwenden Sie keine 20 Minuten damit, zu rechtfertigen, warum soziale Medien wichtig sind. Springen Sie einfach in die Details Ihres tatsächlichen Plans oder konzentrieren Sie die Aufmerksamkeit der Gruppe auf andere Bereiche, in denen Sie Entscheidungen treffen müssen.

    Wenn Sie sich im Voraus organisieren, die richtige Gruppe zusammenstellen und Überraschungen vermeiden, können Sie die gemeinsame Zeit der Gruppe optimal nutzen. Außerdem werden Sie sicher jeden im Raum mit Ihrer Bereitschaft beeindrucken und die Chance erhalten, als Führungskraft zu glänzen.

    Foto mit freundlicher Genehmigung von Ambro.