Wie man weiß, wann es in Ordnung ist, informelle E-Mails zu schreiben

Sie haben es satt, alle Ihre E-Mails mit Best zu unterschreiben? Hier ist der Zeitpunkt, an dem Sie mit dem Löschen der Formalitäten beginnen können

Sie wissen, wie es geht. Sie beginnen die E-Mail an Ihren Chef, Kollegen, Kunden oder Personalleiter mit einer angemessenen Begrüßung. Sie kreuzen Ihre Ts und punktieren Ihre Is und schließen die Nachricht mit einer formellen Unterschrift wie „Best“ oder „Mit freundlichen Grüßen“ ab.

Der E-Mail-Empfänger antwortet mit der gleichen Formalität, spricht Sie in einer Standardbegrüßung an und schreibt dann einige grammatikalisch einwandfreie Absätze auf, bevor er die Notiz mit einer ähnlichen Signatur abschließt. Vielleicht ist es „Grüße“ oder eher „Cheers“.

Da für diese Nachricht eine Antwort von Ihnen erforderlich ist, spielen Sie weiterhin mit dem, was Sie für professionell halten: Geben Sie die vollständige Begrüßung (erneut) ein, verfassen Sie den Nachrichtentext und schließen Sie mit „Alles Gute, [Ihr Name].“ Sie tun dies auch nach mehreren Hin- und Herbewegungen, obwohl es letztendlich völlig sinnlos und sogar ein wenig umständlich erscheint.

Wenn Sie nicht in einer sehr steifen Unternehmenszentrale arbeiten, in der sogar Ausrufezeichen verpönt sind, müssen Sie gut damit umgehen, das formelle Sprechen aufzugeben, insbesondere wenn die Kommunikation mit Ihrem Chef oder Kollegen während des gesamten Arbeitstages häufig vorkommt.

Sobald es sich natürlich anfühlt, die Höflichkeiten „Hallo, [Name der Person]“ und die überflüssigen Abschiede „Danke, [Ihr Name]“ zu streichen, tun Sie es. Und damit Sie sich tatsächlich in Ordnung fühlen (und nicht wie ein Etikette-Monster), habe ich mir ein paar Richtlinien ausgedacht.

1. Fühlen Sie sich frei, Anzug zu folgen

Während es verlockend sein kann, alle Austausche zu formalisieren, wenn es das ist, woran Sie gewöhnt sind oder weil es so ist, wie Sie es gelernt haben, ist es oft einfach nicht notwendig. Achten Sie auf Ihre Hinweise am Arbeitsplatz, sonst stechen Sie einfach hervor. Wenn Ihr Chef Ihnen eine E-Mail mit nichts weiter als einer Notiz über das Überprüfen des Interesses weiterleitet und Sie mit einer formellen Nachricht antworten, verspreche ich Ihnen, dass Sie keine Brownie-Punkte gewinnen – Sie verstopfen nur Öffnen Sie den Posteingang und ignorieren Sie, wie Ihr Team mit gelegentlicher Korrespondenz umgeht. Wenn Ihr Kollege auf ungezwungene Weise mit Ihnen kommuniziert (ohne Sie namentlich anzusprechen oder eine offizielle Abmeldung beizufügen), akzeptieren Sie dies als Ihr Zeichen, um auf Sachleistungen zu antworten.

2. Schalten Sie es ein (je nachdem, mit wem Sie sprechen)

Es spielt keine Rolle, ob Ihr letzter Chef klargestellt hat, dass es unerträglich ist, einen informellen Ton anzunehmen. Du arbeitest nicht mehr für sie. Ein Wort der Vorsicht, nur weil Sie mit Ihrem Manager einen Punkt erreichen, an dem Sie das „Beste“ fallen lassen, bedeutet nicht, dass Sie das Wort ganz aus Ihrem Wortschatz streichen sollten. Wenn Sie regelmäßig mit jemandem sprechen, den Sie noch nie getroffen haben, und Ihre Beziehung formeller ist als nicht, sollten Sie sich nicht so schnell abmelden, ohne einen ordnungsgemäßen Abschluss einzuschließen, insbesondere wenn Sie sich auf dem Zaun befinden, wie Sie vorgehen sollen. Vorsicht ist immer ein guter Rat.

Wissen Sie das: Das Hochschalten gilt nicht nur für verschiedene Personen. Selbst wenn eine Korrespondenz mit einer Person formell beginnt, können Sie in das Thema einsteigen, wenn Sie einen Artikel in einem langen E-Mail-Thread diskutieren – anstatt sich um Grüße oder Abmeldungen zu kümmern.

3. Betrachten Sie das Timing

Wenn Sie eine Woche in den Urlaub fahren und mit einer Liste von Fragen an Ihren Chef, mit dem Sie seit Ihrer Abreise nicht mehr gesprochen oder gesehen haben, ins Büro zurückkehren, ist es wahrscheinlich am besten, diese erste E-Mail mit einer Höflichkeit wie z „Guten Morgen“, „Ich hoffe, es geht Ihnen gut“ oder, wenn Ihr Manager im Urlaub war, „Willkommen zurück“ – auch wenn Sie und Ihr Vorgesetzter normalerweise die Begrüßung oder das Smalltalk überspringen. Das Verweilen von Zeitraffern ist auch wichtig für den Austausch mit externen Kunden oder Anbietern. Wenn Sie einmal pro Woche oder nur ein paar Mal im Monat Kontakt aufnehmen, kann es angebracht sein, die erste Nachricht nach einiger Zeit mit dem Go-to-Intro und der entsprechenden Abschlusssignatur zu beginnen.

Bei einer monatlichen Kontaktaufnahme mit einem hochrangigen Mitglied Ihrer Abteilung müssen Sie möglicherweise auch konservativer schreiben. Wenn diese anfängliche Nachricht über ein paar Tage zu einem signifikanten Hin und Her führt, ist es wahrscheinlich in Ordnung, den formalen Faktor zu reduzieren, insbesondere wenn die andere Partei dies getan hat.

Letztendlich müssen Sie den Ton und die Struktur Ihrer ausgehenden Nachrichten bestimmen. Ich kann Ihnen jedoch eines sagen: Ich persönlich fand es nie problematisch, wenn jemand, mit dem ich regelmäßig spreche, beschließt, das Standardöffnen und -schließen fallen zu lassen. Tatsächlich finde ich es eine kleine Erleichterung, dass wir einfach sagen können, was wir online gesagt haben. Das Accessorisieren einer E-Mail ist oft nur bis zu einem gewissen Punkt angemessen – und ich gehe davon aus, dass Sie wissen, wann Sie die Formalität abschaffen müssen.