So frühstück Sie, wie Sie Ihren E-Mail-Posteingang sauber machen

Frühjahrsputz in Ihrem Posteingang!

Wenn ich an den Frühjahrsputz denke, denke ich an meinen Kleiderschrank – und wie viel ich wirklich, wirklich durchgehen muss: Um die Sachen auszuräumen, die ich die ganze Saison nicht getragen habe, finde einen guten, abgelegenen Ort für Dinge, die ich nicht sehr oft trage, und organisiere den Rest in einem System, das Sinn macht.

Aber ich werde ehrlich sein: Wenn ich den Bereich meines Lebens angehen möchte, der das größte Durcheinander ist, sollte ich meine E-Mail wirklich im Frühjahr reinigen.

Klingt bekannt? Ich denke so. In diesem Jahr habe ich ein paar Tipps für das Aufräumen Ihres Schranks zusammengestellt – und wie Sie diese auf Ihren Posteingang anwenden können.

1. Löschen Sie, was sich hinten befindet

Wenn es um E-Mails geht, erhalten die neueren immer die Aufmerksamkeit. Wenn Sie also im Frühjahr putzen möchten, beginnen Sie am besten mit Ihren ältesten ungelesenen Nachrichten. Selbst wenn Sie nur die drei ältesten E-Mails beantworten, haben Sie das Gefühl, Fortschritte gemacht zu haben, da diese verstaubt sind (und wirklich beantwortet oder archiviert werden müssen).

2. Entstören und einige Dinge wegwerfen

Genau wie bei Ihrem Kleiderschrank sind Sie mit Ihrem Posteingang zufriedener, wenn er nur das enthält, was Sie benötigen. Tatsächlich zeigen Studien, dass das Verringern der Menge an täglichen E-Mails, die Sie erhalten, einen echten Einfluss auf Ihr Zeitmanagement und Ihr Stresslevel hat.

Nehmen Sie diese ersten Frühlingswochen als Ausrede, um herauszufinden, was Sie nicht mehr brauchen. Newsletter, die Sie nie gelesen haben, Benachrichtigungen von Social-Media-Websites, die Sie nicht einmal ansehen, Mailinglisten, die für Sie nicht mehr hilfreich sind – all dies ist faires Spiel.

Sie sind sich nicht sicher, wie Sie diese Posteingangs-Unordnung identifizieren sollen? Versuche dies:

  • Suchen Sie nach „Abbestellen“ für Oberflächen-Newsletter, die Sie deaktivieren können.
  • Suchen Sie in Ihrem Papierkorb nach noch ungelesenen E-Mails. Wenn Sie es gelöscht haben, ohne es anzusehen, brauchen Sie es wahrscheinlich gar nicht erst.
  • Suchen Sie nach „von: keine Antwort“, um automatisierte E-Mails von Unternehmen zu finden (ich bevorzuge E-Mails von echten Personen).

Melden Sie sich bei jedem Schritt von allem ab, was Sie nicht lesen oder benötigen.

3. Nicht täglich benötigt? Setzen Sie es woanders hin

Wenn Sie sich entschieden haben, auf welchen Newslettern und Panlisten Sie auf jeden Fall bleiben möchten, sollten Sie bestimmte Ordner (oder sogenannte thematische Posteingänge) erstellen, in denen nicht unbedingt benötigte E-Mails automatisch abgelegt werden, anstatt in Ihrem Posteingang angezeigt zu werden.

Indem Sie diese E-Mails nach Typ filtern und sie leicht zugänglich machen, ohne jederzeit vor Ihnen zu stehen, übernehmen Sie die Kontrolle zurück: Sie können sich Angebote auf Fab.com und neue Stile bei Banana Republic ansehen, wenn Sie möchten, nicht wenn sie verfügbar sind Entscheide dich, in deinen Posteingang zu gehen. Sie werden neue Twitter-Follower auschecken, wenn Sie entscheiden, dass es Zeit für Ihre Social-Media-Pause ist. Du hast die Idee.

Bevor Sie mit Filtern beginnen, legen Sie Ihre Themen fest. Als ich in meinem Posteingang nach zeitraubenden Straftätern suchte, entschied ich, dass die drei großen: Panlisten, soziale Medien und Newsletter waren. Erstellen Sie für jedes dieser Elemente neue Beschriftungen.

Profi-Tipp: Beginnen Sie das Etikett mit einem Sternchen, um es oben auf Ihren Etiketten zu platzieren. Achten Sie darauf, dass Sie nicht vergessen, sie zu überprüfen (z. B. „* Social Media“ anstelle von „Social Media“).

Richten Sie dann Ihre Filter so ein, dass relevante E-Mails direkt zu Ihren „Themen-Posteingängen“ springen. Die Schritte von Google Mail zum Einrichten von Filtern sind:

  1. Klicken Sie in Ihrem Suchfeld auf den Abwärtspfeil. Ein Fenster, in dem Sie Ihre Suchkriterien angeben können, wird angezeigt.
  2. Geben Sie Ihre Suchkriterien ein. Wenn Sie überprüfen möchten, ob Ihre Suche ordnungsgemäß funktioniert hat, klicken Sie auf die Schaltfläche Suchen.
  3. Klicken Sie unten im Suchfenster auf „Filter erstellen“.
  4. Wählen Sie die Aktion (en) aus, die der Filter ausführen soll. Stellen Sie in diesem Fall sicher, dass Sie beim Erstellen Ihres Filters „Posteingang überspringen (archivieren)“ und „Label anwenden: [Labelname]“ auswählen.
  5. Klicken Sie auf die Schaltfläche „Filter erstellen“.

Alle diese E-Mails von [email protected] gehen jetzt direkt in meinen Posteingang mit dem Thema „* Newsletter“, um zu überprüfen, ob ich mich im Online-Einkaufsmodus befinde. Ich empfehle, die Einstellungen für die themenbezogenen Posteingangsbeschriftungen auf „Anzeigen, wenn ungelesen“ zu setzen, um wirklich von dieser Strategie „außer Sicht, außer Verstand“ zu profitieren. Während die obigen Anweisungen speziell für Google Mail gelten, bieten viele andere E-Mail-Systeme ähnliche Beschriftungs- und Sortierfunktionen.

Die Überholung Ihres Posteingangs dauert einige Zeit, aber ich verspreche, es lohnt sich auf jeden Fall. So wie ein sauberer Schrank Ihnen hilft, die Dinge zu finden, nach denen Sie tatsächlich suchen, sorgt ein organisierter Posteingang dafür, dass Sie Zeit und Energie für die E-Mails aufwenden, die Sie wirklich lesen müssen.

Viel Spaß beim Frühjahrsputz!

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