Notizen machen ist nicht „Frauenarbeit“: Was tun, wenn Sie … sind?

Notizen machen ist nicht „Frauenarbeit“: Was tun, wenn Sie der Standardadministrator sind?

Es gibt viele talentierte Verwaltungsassistenten. Ich habe viele Menschen getroffen, sowohl Männer als auch Frauen, die Karriere als Assistenten der Geschäftsführung, Büroleiter oder Verwaltungskoordinatoren gemacht haben und ihre Talente in den Bereichen Eventplanung, Projektmanagement und Kunden-Concierge zu einer gut bezahlten Karriere entwickelt haben. Diese Art von Arbeit ist wichtig und hält Unternehmen am Laufen.

Ich bin jedoch kein Verwaltungsassistent – und ich bin auch nicht besonders talentiert in diesen Verwaltungsaufgaben. Ich bin großartig mit Kunden, aber wenn es darum geht, die Reise und den Transport mehrerer Personen zu koordinieren, bin ich nicht Ihr Mädchen. Ich bin freundlich, aber meine Stimme, ähnlich der eines 10-Jährigen, eignet sich nicht für ein professionelles Telefonverhalten. Ich weiß natürlich nicht, wie viele Pfund Kartoffelsalat für ein 20-Personen-Mittagessen bestellt werden müssen. Tatsächlich habe ich nie eine große Party geplant – meine Mutter hat meine gesamte Hochzeit geplant.

Und doch wurde oft angenommen, dass ich bei der Arbeit administrative Aufgaben übernehmen würde – Notizen machen, Mittagessen bestellen, Kopien machen , weil ich die einzige Frau bin, die an einem Projekt beteiligt ist. Viele berufstätige Frauen haben ähnliche Erfahrungen mit mir geteilt. Tatsächlich erzählte mir kürzlich eine ehemalige Kollegin aus der Verlags- und Medienbranche, dass ihre männlichen Kollegen davon ausgegangen seien, dass sie Kalendereinladungen verschicken, Besprechungsräume buchen und Notizen für ein abteilungsübergreifendes Projekt machen würde. Sie ist Senior Director und verfügt über mehr als 15 Jahre Erfahrung, die der ihrer Kollegen entspricht oder diese übertrifft.

Noch beunruhigender ist die Annahme, dass Frauen für diese Dinge irgendwie besser gerüstet sind als ihre männlichen Kollegen. Obwohl wir so viele Fortschritte gemacht haben, scheinen einige (natürlich nicht alle) unserer älteren männlichen Kollegen den Glauben nicht zu erschüttern, dass wir Mädels einfach besser darin sind, Notizen zu machen und Einladungen zu verschicken.

Ich zögere, ein „How to“ -Stück über den Umgang mit dieser Situation zu schreiben, da die Verantwortung für die Umkehrung kultureller Traditionen nicht nur bei einem Geschlecht liegen sollte. Aber wenn Sie wie ich sind, haben Sie Arbeit zu erledigen (tatsächliche Arbeit, die Arbeit, für die Sie bezahlt werden) und müssen dieses Problem im Keim ersticken, während es passiert. In Anbetracht der Tatsache, dass dies kurzfristige Lösungen für ein Problem sind, dessen Behebung mehr als ein paar Werktage in Anspruch nehmen wird, hat sich Folgendes für mich bewährt.

1. Fragen Sie sich: Ist dies ein Moment, in dem alle Hände an Deck sind, oder ist dies unangemessen?

Es macht mir nichts aus, in einer Situation „Alle Hände an Deck“ einzusteigen. Zum Beispiel arbeite ich derzeit für ein kleines Startup und habe aufgrund der Größe und des Budgets des Unternehmens Aufgaben in Bezug auf Betrieb, Finanzen und Personal übernommen, die normalerweise von niemandem im Marketing verlangt werden. Ich halte diese zusätzlichen Verantwortlichkeiten nicht für unangemessen, sondern für die Lage des Landes in der Startup-Welt.

Wenn Sie andererseits feststellen, dass Ihre Teammitglieder Sie wiederholt (anstelle anderer gleichberechtigter Fachkräfte und insbesondere anstelle Ihrer männlichen Kollegen) auffordern, sich um administrative Aufgaben zu kümmern, die nicht mit Ihrer Position zusammenhängen – wie z. B. die Bestellung oder Mittagessen abholen – fahren Sie mit Schritt 2 fort.

2. Stellen Sie keinen Präzedenzfall her

In einer meiner ersten Positionen außerhalb der Graduiertenschule bot ich an, am ersten Tag das Mittagessen für meinen Chef abzuholen. Ich habe versucht, nett zu sein, aber ich habe unwissentlich einen gefährlichen Präzedenzfall geschaffen: Danach bat er mich, ihm die ganze Zeit das Mittagessen zu bringen.

Es ist nichts Falsches daran, freundlich und hilfsbereit zu sein, aber es gibt viele Möglichkeiten, die Bereitschaft auszudrücken, über die Pflicht hinauszugehen, abgesehen von persönlichen Besorgungen oder dem Aufspringen, wenn jemand etwas FedExed braucht. Lerne aus meinem Fehler und denke lange und gründlich nach, bevor du diesen Weg einschlägst.

Sie können auch den Präzedenzfall festlegen, den Sie nicht festlegen: Wenn Sie einem Projektteam angehören, dem keine Verwaltungsperson zugewiesen ist, nehmen Sie sich während des ersten Planungsmeetings Zeit, um die Frage direkt zu beantworten, wer dies tun wird Kümmern Sie sich um die Organisation von Besprechungen, das Drucken von Dokumenten usw. Empfehlen Sie von Anfang an, dass diese Aufgaben auf alle aufgeteilt werden oder dass sich die Teammitglieder abwechseln.

3. Bringen Sie ihnen das Fischen bei

Das Ziel der Freiwilligenarbeit zur Erfüllung administrativer Aufgaben sollte darin bestehen, Ihre Bereitschaft zur Zusammenarbeit und zur Erledigung von Aufgaben zu zeigen und nicht zu zeigen, dass Sie nur für andere Personen arbeiten. Wenn Sie feststellen, dass Kollegen Sie wiederholt auffordern, Besprechungen zu scannen, zu faxen, zu kopieren oder zu planen, sagen Sie einfach: „Lassen Sie mich Ihnen zeigen, wie das geht, damit Sie mich nicht ständig fragen müssen. Es ist wirklich einfach. “ Und dann führen Sie sie durch den Prozess.

Dies wird sowohl die Person davon abhalten, erneut um diesen Gefallen zu bitten, als auch das dumme Gefühl von „Ich bin einfach so hilflos und schlecht mit Technologie, ist das nicht süß?“ das begleitet oft diese Anfragen. Sie und ich wissen beide, dass Aufgaben wie diese keine magischen Kräfte erfordern, nur ein paar Minuten Zeit. Apropos Zeit:

4. Setzen Sie sich für Ihre wertvolle Zeit ein

Wenn ein Kollege Sie auffordert, einen Stapel von 40-seitigen Dokumenten zu kopieren und zusammenzustellen, bittet er Sie, Zeit für eine Aufgabe aufzuwenden, die viele Menschen erledigen könnten, anstatt an Ihren eigentlichen Projekten zu arbeiten, was vermutlich nur Sie tun können.

Büroarbeiten sind wichtig, aber das bedeutet nicht, dass Sie sich Tag für Tag um sie kümmern müssen. Sie haben noch einen anderen Job zu erledigen, und wenn Sie sich die Zeit dafür nehmen, kann dies nachteilige Auswirkungen haben. Wenn Ihre Leistung leidet, weil Sie zu viel Zeit für Verwaltungsaufgaben aufgewendet haben, wird Ihr Manager dies als Unfähigkeit ansehen, Prioritäten effektiv zu setzen. Sie können auch eine Nachricht senden, die Sie tatsächlich bevorzugen betriebsbezogene Arbeit. Denken Sie stattdessen daran, dass jede „optionale“ Verantwortung die Möglichkeit bieten sollte, Ihre Fähigkeiten unter Beweis zu stellen, sich professionell zu entwickeln oder Ihrem Manager zu zeigen, dass Sie bewusst über Ihre Zukunft im Unternehmen nachdenken.

Ich kann nicht genug betonen, dass die Verwaltungsarbeit nichts Erniedrigendes ist. Wenn Sie jedoch keine administrative Rolle spielen, gibt es keinen Grund, warum Ihre Kollegen verlangen oder annehmen sollten, dass Sie die Standardadministratorin sind, nur weil Sie die einzige Frau im Konferenzraum sind. Steh für dich selbst auf und mach dich wieder an die Arbeit.

Foto der Frau am Telefon mit freundlicher Genehmigung von Shutterstock.