So sagen Sie, wie man jemandem sagt, dass ihre Arbeit schlampig ist

Hier erfahren Sie, wie Sie jemandem sagen können, dass seine Arbeit schlampig ist (und ihn tatsächlich dazu bringen, seine Wege zu ändern).

Du bist ein harter Arbeiter. Sie möchten, dass die Dinge pünktlich und gut erledigt werden. Für Sie ist es eine kleine Frage.

Wenn also jemand, mit dem Sie zusammenarbeiten, immer wieder unvollendete Berichte oder schlampige Arbeiten einreicht, werden Ihre Zahnräder wirklich zermürbt.

Nicht nur das, es betrifft alles andere, was Sie tun. Diese unterdurchschnittliche Aufgabe kann bedeuten, dass Sie eine wichtige Frist verschieben, einen Kunden verärgern oder den Respekt des restlichen Unternehmens verlieren. Grundsätzlich kostet das Durcheinander dieser Person Sie und alle um Sie herum viel.

Sich an jemanden zu setzen, der minderwertige Arbeit leistet und mit ihm spricht, ist nicht so, wie die meisten Menschen ihre Tage gerne verbringen. Es ist jedoch wichtig, respektvoll und rechtzeitig vorzugehen, wenn Sie sich um den Erfolg Ihres Teams und Ihres Teams kümmern.

Muse-Karrieretrainer Eilis Wasserman betont, dass es „keinen richtigen Weg gibt, dies zu tun“. Eine Faustregel lautet jedoch: „Wenn Sie nicht der Vorgesetzte sind und dies Ihre Arbeit beeinträchtigt, bringen Sie es zuerst zu Ihrem Vorgesetzten “, bevor Sie versuchen, es selbst in Angriff zu nehmen. Wenn das Feedback von einem höheren Mitarbeiter kommt, hat es mehr Gewicht und kann sich natürlicher anfühlen als wenn es von einem Mitarbeiter des gleichen Niveaus stammt. Wenn Ihr Vorgesetzter auch Ihren Mitarbeiter verwaltet, ist er mit der Arbeitsmoral, der Vorgeschichte und den täglichen Aufgaben der Person besser vertraut und kann daher besser eine Lösung finden.

Nehmen wir an, Sie sind der Vorgesetzte und werden von einem Mitarbeiter mit weniger als herausragenden Leistungen konfrontiert – oder Sie sind ein Mitarbeiter, der sich nicht darauf verlassen kann, dass Ihr Manager die Arbeit für Sie erledigt. Hier sind einige Tipps, wie Sie dieses Gespräch problemlos abwickeln können.

Negative Gefühle beiseite legen

Schlampige Arbeit zu bekommen, kann verständlicherweise selbst die ruhigsten Menschen irritieren. Vielleicht bist du schon überfüllt und das wird dich ein paar Stunden länger zurückwerfen. Vielleicht sind sie ein Auftragnehmer und Sie zahlen ihnen eine Menge Geld, das jetzt verschwendet wird. Oder vielleicht haben Sie sie immer wieder gebeten, den Anweisungen vor ihnen zu folgen, ohne Erfolg.

Unabhängig davon, wie verärgert Sie sein mögen, ist es sehr wichtig, dass Sie Ihre Gefühle beruhigen, bevor Sie die Person damit konfrontieren. Machen Sie einen Spaziergang, verfassen Sie eine Entlüftungs-E-Mail, die Sie nicht senden, und warten Sie vielleicht sogar ein oder zwei Tage – was auch immer für Sie funktioniert.

„Wenn es Wut ist, wenn es Frustration ist, werden Sie es los“, sagt Muse-Karrieretrainer Steven Davis. Sie möchten als der ruhige, coole und gesammelte Profi wirken, von dem Sie wissen, dass Sie es sind. Und wenn Sie die Tür der Person niederschlagen, werden Sie nicht nur schlecht reflektiert, sondern auch davon abgehalten, Ihnen zuzuhören und Ihr Feedback ernst zu nehmen.

Nehmen Sie keine schlechte Absicht an

Es ist möglich, dass diese Person keine Ahnung hat, wie sich ihre Handlungen auf Sie auswirken. Geben Sie ihnen den Vorteil des Zweifels, dass sie nicht aktiv versuchen, Sie zu ärgern oder zu untergraben.

Vielleicht werden sie von etwas abgelenkt, das außerhalb des Büros oder in ihrem persönlichen Leben passiert. Oder „vielleicht sind die Aufgaben, die der Person übertragen werden, zu weit über ihre Fähigkeiten hinaus“, sagt Davis. Oder sie könnten nachlassen, weil sie demotiviert sind, sei es, weil sie in ihrer Arbeit unglücklich sind, unter dem Druck einer höheren Person stehen oder nicht an der Arbeit selbst interessiert sind.

Oder vielleicht weiß diese Person, dass sie es vermasselt, aber sie entscheidet sich dafür, vorwärts zu gehen, um ihre Spuren zu verwischen. „Manchmal wollen sie nicht unangemessen erscheinen, obwohl der Arbeitsaufwand tatsächlich zu hoch ist“, schlägt Wasserman vor.

Überlegen Sie, ob dies die Ursache sein könnte, bevor Sie selbst zu Schlussfolgerungen gelangen (so ist es ihnen egal, wie schwierig sie Dinge für Sie machen). „Denken Sie daran, mit Vertrauen zu beginnen“, sagt Wasserman. Der einzige Weg, um zu wissen, was wirklich los ist, ist ein ziviles, produktives Gespräch.

Adressieren Sie es früh (und privat)

„Es ist besser, so schnell wie möglich zu sprechen, damit die zukünftige Arbeit nicht beeinträchtigt wird und der Mitarbeiter anfangen kann, sich zu verbessern“, erklärt Wasserman.

Wenn Sie es eher früher als später ansprechen, können Sie sich auch informeller unterhalten als in einer ernsthaften, längeren Diskussion. Das erste Mal, erklärt Davis, könnten Sie einfach einchecken, um zu sehen, ob sie wissen, was sie getan haben – vielleicht waren diese Rechtschreibfehler oder falsch formatierten Tabellen wirklich ein Fehler, und sie werden es selbst korrigieren die Zukunft. Aber „wenn nicht, ist zweimal einmal zu viel“, sagt er. Sobald klar ist, dass dies kein einmaliger Zufall ist, sondern ein größeres Leistungsproblem, möchten Sie sie höchstwahrscheinlich privat beiseite ziehen, um darüber zu sprechen.

Denken Sie über die Geschichte der Person nach

In Vorbereitung auf Ihr Sitzen ist es wichtig, einen Kontext zu sammeln.

Denken Sie an die Leistung dieses Mitarbeiters in der Vergangenheit. Reichen sie normalerweise erstklassige Arbeiten ein oder ist dies schon einmal passiert (und wie oft)? War es eine langsame Abnahme der Qualität, oder ist dies eine vollständige 180 von dem, was sie normalerweise abgeben? Wie Sie ein großes Durcheinander angehen, erfordert einen ganz anderen Ansatz als die Art und Weise, wie Sie jemanden ansprechen, der seit einiger Zeit enttäuschend ist.

Gibt es auch einen Trend, den Sie in Bezug auf die Art der Arbeit, mit der sie zu kämpfen scheinen, herausziehen können, oder ist er unabhängig von der Aufgabe ziemlich konsistent?

„Leistung ist wirklich eine Kombination aus den Fähigkeiten und der Motivation eines Menschen“, erklärt Davis. Historische Daten können also ein guter Indikator dafür sein, ob es ihre Fähigkeit oder Motivation (oder etwas anderes) ist, die sie zurückhält.

Was ist schließlich die Persönlichkeit dieser Person? Sind sie normalerweise offen für konstruktive Kritik oder neigen sie dazu, defensiv zu werden, wenn sie beiseite gezogen werden? Wenn Sie wissen, wie sie zuvor mit Feedback umgegangen sind, können Sie Ihre Strategie besser festlegen. „Identifizieren Sie die DNA der Person. So beeinflussen Sie Menschen. Denn was bei Steven funktioniert, funktioniert vielleicht nicht bei Alyse “, sagt Davis.

Betrachten Sie Ihre eigene Rolle

Wenn Sie der Chef dieser Person sind, ist es Ihre Aufgabe, sie zu unterstützen und zum Erfolg zu führen. Wenn sie also Probleme haben, fragen Sie sich, ob Sie etwas auch anders machen könnten. Durch Durchsuchen der Möglichkeiten können Sie herausfinden, ob es sich um ein Sie- Problem, ein Sie- Problem oder ein bisschen von beidem handelt (leider das häufigste Ergebnis).

Beispielsweise könnten Sie hohe Erwartungen haben, die Ihrem Team nicht bekannt sind. „Einige Fachleute sind möglicherweise Perfektionisten oder legen der Arbeit anderer ihre eigenen persönlichen Standards auf und betrachten die Arbeit als schlampig, auch wenn dies möglicherweise nicht der Fall ist“, sagt Wasserman. Während etwas für Sie unpoliert aussieht, könnte es in den Augen Ihres Mitarbeiters auf dem neuesten Stand erscheinen.

Insgesamt, sagt Davis, ist es wirklich wichtig, dass jeder versteht, was Ihre Erwartungen sind. Wenn diese Person eine Underperformance aufweist, weil Ihre Anweisungen nicht klar waren, müssen Sie ihnen genau wiederholen, wonach Sie von ihnen suchen. Wenn die Gründe, aus denen sie Schwierigkeiten haben, eher in mangelnder Unterstützung oder mangelnden Fähigkeiten für die Erledigung der Aufgabe liegen, müssen Ihre Erwartungen und Ihr Beratungsniveau möglicherweise für zukünftige Aufgaben angepasst werden.

Stellen Sie nachdenkliche Fragen

Wenn Sie sich treffen, sollten Sie ein wenig nachforschen, um der Situation auf den Grund zu gehen – was los ist, was sie über ihre Leistung verstehen, warum sie die Entscheidungen treffen, die sie treffen, und was ihre Erwartungen sind das Projekt.

„Ich würde zunächst nur fragen, wie sich der Mitarbeiter über seinen Fortschritt und seine Arbeit fühlt“, sagt Wasserman, um den Ball ins Rollen zu bringen. Indem sie das Gespräch leiten lassen, könnten sie auch zu dem Schluss kommen, dass etwas nicht ganz stimmt.

Zum Beispiel könnten Sie sagen:

„[Name], wie denkst du über deine Fortschritte bei [Projekt]? Glauben Sie, dass der Zeitplan und die Erwartungen erreichbar sind? “

Oder,

„Ich wollte nur einchecken, da mir aufgefallen ist, dass die Arbeit, die Sie kürzlich eingereicht haben, nicht dem Niveau und der Genauigkeit Ihrer vorherigen Arbeit entspricht. Gibt es einen Grund, warum Sie glauben, dass dies anders sein könnte als die Dinge, die Sie in der Vergangenheit erledigt haben? Kann ich Ihnen auf irgendeine Weise helfen, es dahin zu bringen, wo es sein muss? “

Achten Sie tatsächlich darauf und zeigen Sie Interesse daran, was die Person Ihnen als Antwort auf diese Fragen sagt. „Vielleicht brauchen sie andere Ressourcen oder andere Leute, um ihnen zu helfen. Sie könnten sich möglicherweise ignoriert fühlen oder keine Unterstützung haben “, sagt Davis. Indem sie zeigen, dass Sie ihre Antworten ernst nehmen, fühlen sie sich eher wohl, wenn sie sich öffnen und Feedback nehmen – jetzt und später.

Nennen Sie Beispiele (aber vermeiden Sie es, anklagend zu sein)

Es ist möglich, dass sie wirklich keine Antwort darauf haben, warum ihre Arbeit nicht den Erwartungen entspricht, oder kein Problem mit der Arbeit sehen, die sie abgeben.

In diesem Fall möchten Sie „relevante Beispiele einbringen, auf die Sie verweisen können, anstatt vage zu sein“, sagt Wasserman. Was genau ist falsch an dem, was sie getan haben und wie soll es eigentlich aussehen? Und warum soll es so aussehen?

Wenn das, was sie tun, andere (außer Ihnen) beeinflusst, sollten Sie dies – wenn auch sorgfältig – ebenfalls erwähnen. „Manchmal erkennt der Arbeitnehmer nach der Behebung der Schlamperei möglicherweise nicht die Wichtigkeit oder Schwere seiner Fehler. Ohne Anklage zu erheben, könnten Sie dem Arbeitnehmer zeigen, wie sich diese Art der schlechten Arbeit auf andere im Unternehmen und auf das Image des Unternehmens insgesamt auswirkt “, erklärt Wasserman. Um dies effektiv zu tun, sollten Sie vermeiden, „aggressive, anklagende Sprache zu verwenden oder zunächst direkte Schuld zuzuweisen“, fügt sie hinzu. Anstatt zu sagen: „Sie haben es vermasselt“, möchten Sie erklären: „Hier erfahren Sie, wie [die Handlungen der Person] [negatives Ergebnis] erzeugen.“

(Sagen Sie auch nicht, dass ihre Arbeit „schlampig“ ist – das Wort selbst kann auf der Empfangsseite negativ interpretiert werden, insbesondere wenn die Person ihre Ausgabe nicht als Folge von Faulheit oder Nachlässigkeit wahrnimmt.)

Erinnern Sie sie schließlich daran, dass Sie sich um ihr Wachstum und ihren Erfolg kümmern. Sie wissen, dass diese Person wahrscheinlich in ihrer Rolle aufsteigen möchte. Machen Sie also deutlich, dass das Befolgen Ihrer Änderungen dazu beiträgt, sie dorthin zu bringen.

Lassen Sie uns das alles in die Praxis umsetzen. Angenommen, Ihr direkter Bericht liefert weiterhin schnell aussehende Dokumente, sodass Sie diese wiederholen müssen, bevor Sie sie an einen Kunden senden. Man könnte folgendes sagen:

„Ich wollte mit Ihnen über Ihre jüngste Arbeit am Goldman-Konto sprechen. Die letzten beiden Dokumente, die ich von Ihnen erhalten habe, hatten einige offensichtliche Fehler, die ich beheben musste. Insbesondere habe ich in Ihrem letzten Bericht festgestellt, dass Sie viele der von uns zitierten Statistiken nicht überprüft haben, was dazu führte, dass ich einige Stunden damit verbringen musste, einige der Abschnitte zu überarbeiten, in denen ich Unstimmigkeiten festgestellt habe. Dies war auch in dem Bericht vom letzten Monat der Fall, in dem wir einige wichtige Daten nicht zitiert haben und ich sie hinzufügen musste. Ich bin gespannt, ob es einen Grund gibt, warum Sie diese möglicherweise übersehen haben?

„Ich möchte Ihnen diese Aufgaben mit wenig Aufsicht anvertrauen und Ihnen dieses Konto schließlich zur unabhängigen Verwaltung übergeben können – weil ich glaube, dass Sie absolut das Potenzial haben, damit umzugehen. Ich kann das jedoch nur tun, wenn ich sicher bin, dass solche Dinge nicht durch die Ritzen fallen und wir unseren Kunden unsere beste Arbeit geben. Deshalb möchte ich mit Ihnen zusammenarbeiten, um sicherzustellen, dass dies in Zukunft nicht geschieht.

„Wenn Sie der Meinung sind, dass eine Verlängerung der Frist mehr Zeit für die Verfeinerung der Details bietet, oder wenn Sie eine Checkliste für Dinge erstellen, die Sie in jeden Bericht aufnehmen sollten, oder wenn Sie andere Vorschläge haben, würde ich diese Zeit gerne zusammen verbringen Ich spreche darüber, wie ich dich unterstützen kann. “

Es ist möglich, dass nur dieses Gespräch ausreicht, um die Person wieder auf den richtigen Weg zu bringen – ein Tritt in den Hintern kann Wunder für jemanden bewirken, der im Leerlauf fährt. Aber selbst wenn Sie einige Ihrer Kooperationsmethoden überarbeiten müssen, werden Sie beide stärker herauskommen.

Behalte ihren Fortschritt im Auge

Wasserman betont, dass Sie auch nach dem Chatten und der Ausarbeitung eines Plans den Fortschritt verfolgen und von Zeit zu Zeit einchecken sollten – Feedback geben, Ihre Strategie anpassen und Lösungen anbieten. Noch wichtiger ist, wenn ihre Schlamperei anhält, müssen Sie klarstellen, dass ihre Handlungen Konsequenzen haben – ob dies in einen Plan zur Leistungsverbesserung aufgenommen wird oder sie losgelassen werden.

Aber geben Sie ihnen auch die Chance, sich zu beweisen. Wenn sie sofort eine Verbesserung im kleinen Maßstab zeigen, erkennen Sie dies an. Komplimente und positive Verstärkung ermutigen die Person nur, die gute Arbeit fortzusetzen – was Ihre Arbeit so viel einfacher macht.