Zehn Minuten Regel für erhöhte Produktivität

Die 10-Minuten-Regel: Es scheint verrückt zu sein, aber es wird Ihre Produktivität revolutionieren

Nenn mich verrückt, aber ich habe Schlaf immer Koffein vorgezogen. Aber mit unregelmäßigen Zeitplänen und engen Fristen ist es für einen Berater keine leichte Aufgabe, sechs oder mehr Stunden Schlaf pro Nacht zu bekommen fragen Sie einfach einen meiner Diät-Soda- und kaffeesüchtigen Kollegen. Zwischen einem anspruchsvollen Job und einem noch anspruchsvolleren Leben zu Hause habe ich viel Zeit damit verbracht, verschiedene Produktivitäts-Hacks auszuprobieren, um so viel wie möglich aus jedem Tag herauszuholen.

Mein Lieblingswerkzeug, um Dinge zu erledigen? Der 10-Minuten-Timer auf meinem Handy.

Meine „10-Minuten-Regel“ ist ziemlich einfach: Jede Aufgabe auf Ihrer To-Do-Liste sollte nicht länger als 10 Minuten dauern. Wenn es länger als 10 Minuten dauert, sollten Sie es in kleinere Aufgaben aufteilen oder an eine andere Person delegieren. Der Schlüssel zu dieser Regel liegt in der Durchsetzung. Dies bedeutet, dass der Timer Ihres Telefons so eingestellt wird, dass er nach 10 Minuten abläuft. Das Maß an Geschwindigkeit und Konzentration, das dies Ihrem Tag verleiht, ist geradezu erstaunlich.

Wenn ich meine Teams zum ersten Mal herausfordere, die 10-Minuten-Regel in die Tat umzusetzen, stoße ich normalerweise auf Skepsis. Fragen wie: „Das ist verrückt – kann ich dieses große Excel-Modell wirklich in Schritten von 10 Minuten erstellen?“ und „Erzählst du mir, dass du das auch in deinem Privatleben machst, 10 Minuten duschst und 10 Minuten trainierst?“ im Überfluss. (Die Antwort auf diese beiden Fragen lautet übrigens „Ja!“)

Möchten Sie es versuchen? Hier sind drei Tipps, damit die 10-Minuten-Regel für Sie funktioniert.

1. Delegieren

Das bei weitem effektivste Mittel, um zusätzliche Zeit in Ihrem Tag zu finden, besteht darin, die Dinge auf Ihrer To-Do-Liste auszulagern, die jemand anderes problemlos in 10 Minuten oder weniger erledigen kann. Zum Beispiel habe ich einen sehr erfolgreichen und verehrten Kollegen, der behauptet, ein Dreh- und Angelpunkt seines Erfolgs sei, dass er „zu allem„ Ja “sagt, aber nur die Aufgaben ausführt, die nur er am besten kann.“ Alles andere delegiert er.

Das Delegieren ist nicht so einfach, wie es sich anhört. Es kann schwierig sein, eine Aufgabe loszulassen, wenn Sie befürchten, dass die Arbeit einer anderen Person nicht so gut ist wie Ihre eigene. Es ist hilfreich, sich daran zu erinnern, dass „erledigt ist besser als perfekt“. Der einzige Weg, um in Ihrer Karriere voranzukommen, besteht darin, die Dinge, die Sie beherrschen, loszulassen und sich neuen Herausforderungen zu stellen. Eine weitere Änderung der Denkweise, die mir geholfen hat, war die Erkenntnis, dass das Delegieren Chancen für andere schafft. Jetzt denke ich aktiv darüber nach, welche Aufgaben und Projekte ich für mein Team erstellen kann, damit sie lernen, wachsen und ihre Karriere vorantreiben können (was auch dazu beiträgt, meinen Teller aufzuräumen). (Hier sind noch ein paar Tipps zum Delegieren.)

Eine der Herausforderungen, die ich am meisten bei Menschen sehe, die Probleme beim Delegieren haben – insbesondere in Einstiegspositionen – ist, dass sie vergessen, dass sie delegieren können und sollten. Wenn Sie sich unwohl fühlen, wenn Sie einen Vorgesetzten oder Vorgesetzten bitten, etwas zu tun, versuchen Sie Folgendes: Zeigen Sie zunächst auf, was Sie tun, und positionieren Sie Ihre „Frage“ als Bitte um Hilfe. Anstelle von „Sie müssen die Teamleiter anrufen“ könnten Sie beispielsweise sagen: „Ich arbeite daran, die Daten für diese Analyse abzurufen. Könnten Sie mir helfen, indem Sie die anderen Teamleiter anrufen?“

Als Manager kann ich Ihnen sagen, dass ich meine Teams zu oft anflehe, etwas an mich zu delegieren, und ich liebe es, wenn sie mir die Möglichkeit bieten, zu helfen.

2. Finden Sie die einfache 10-Minuten-Aufgabe

Sie mögen zunächst skeptisch sein, aber wenn Sie einfach ändern, wie Sie Ihre Aufgaben gestalten, werden Sie feststellen, dass fast alles in 10-minütige Aufgaben unterteilt werden kann. Müssen Sie ein neues Thema recherchieren? Beginnen Sie mit 10 Minuten beim Scannen von Nachrichtenartikeln bei Google, gefolgt von 10 Minuten, in denen Sie alles aufschreiben, was Sie wissen, und den wichtigsten Fragen, die Sie noch beantworten müssen, und anschließend jeweils 10 Minuten, in denen Sie Personen anrufen, um Ratschläge zur Beantwortung Ihrer offenen Fragen zu erhalten (Bonuspunkte, wenn Sie waren klug genug zu bemerken, dass der Anruf eine Form der Delegation ist!).

Voilà! Sie haben gerade eine Aufgabe zusammengedrückt, die sonst möglicherweise in Stunden bis 30 Minuten gedauert hätte.

Dieser Ansatz funktioniert auch nach Stunden. Ich habe eine Kollegin, die von der 10-Minuten-Regel so fasziniert war und wie sie ihr während der Arbeitszeit half, dass sie sich entschied, sie zu Hause auszuprobieren. Sie nahm ihren Timer für ein paar Morgen heraus, um ihre Routine vor der Arbeit zu planen, und mit einer 10-minütigen Dusche, einem 10-minütigen Frühstück usw. stellte sie fest, dass sie in der Lage war, ihre Standard-Vorbereitungszeit für den Handel zu verkürzen es stattdessen für den begehrten Schlaf. Sie hatte nie gedacht, dass es möglich ist, in 10 Minuten zu duschen – bis sie es versuchte und merkte, dass es eigentlich ziemlich einfach war!

3. Verwenden Sie diesen Timer

Die Verwendung Ihres Timers ist ein wichtiger Teil der Regel. Vergessen Sie ihn also nicht. Wie jeder in der Geschäftswelt weiß, „tun wir, was wir messen“.

Dies gilt auch für die 10-Minuten-Regel: Sie müssen einen Timer oder eine Uhr verwenden, um zu verfolgen, wie lange Sie für Dinge aufwenden. Smartphones machen dies mit ihren integrierten Timer-Apps einfacher, aber jede Uhr mit einem Minutenzeiger reicht aus. Was auch immer Sie tun, raten Sie nicht – denn wenn Sie ungefähr sind 10 Minuten immer 20 werden, maximieren Sie Ihre Produktivität nicht.

Manchmal verbringen Sie weniger als 10 Minuten mit einer Aufgabe (mehr Zeit zurück – yay!), Und manchmal klingelt dieser Alarm und Sie telefonieren immer noch (nein, ich schlage nicht vor, dass Sie einfach auflegen wenn der Alarm losgeht). Fühlen Sie sich nicht schlecht, wenn Sie überfahren – notieren Sie es sich einfach für das nächste Mal.

Wenn beispielsweise eine Mitarbeiterin zum Wandern neigt, beginnen Sie Ihr nächstes Gespräch, indem Sie ihr mitteilen, dass Sie 10 Minuten Zeit für ein Brainstorming haben. Was ist, wenn Sie wirklich mehr Zeit brauchen? Auch das ist in Ordnung: Wenn Sie Ihre aufgewendete Zeit nachverfolgen, erhalten Sie einen Einblick in Ihre Arbeitsweise, sodass Sie Ihren Tag beim nächsten Mal besser planen können.

Die 10-Minuten-Regel in Aktion

Eines meiner Lieblingsbeispiele für diese Regel in Aktion war vor einigen Jahren, als ein Team, an dem ich arbeitete, den gefürchteten Anruf um 16 Uhr von einem Kunden erhielt, der die Arbeit umleitete, die wir am nächsten Morgen präsentieren würden. Ugh, so viel zu einem entspannten Abend!

Da es sich um zwei große Arbeiten handelte, teilten wir unser vierköpfiges Team in zwei Hälften. Jedes unserer beiden Subteams musste ungefähr die gleiche Anzahl von PowerPoint-Folien mit ähnlichen Analysemengen überarbeiten, sodass wir ungefähr die gleiche Zeit für die Fertigstellung hätten benötigen müssen.

Ich sagte zu meinem Teamkollegen, dass ich wirklich bis 18 Uhr fertig sein wollte, damit wir zum Abendessen gehen konnten, und er stimmte zu, bezweifelte jedoch, dass wir es schaffen könnten. Wir haben also die Seiten aufgeräumt, geteilt durch die verbleibenden zwei Stunden am Tag, und festgestellt, dass wir, wenn wir eine Rate von 10 Minuten pro Seite erreichen könnten, genug Zeit hätten, um sie fertigzustellen – plus einen Puffer für alles, was sich als erwiesen hat besonders knifflig sein. Wieder aktiviert, teilten wir die Seiten auf, stellten den Timer ein und begannen zu starten. Um daraus ein Spiel zu machen, haben wir auf dem Whiteboard aufgezeichnet, wie viele Seiten jeder von uns unter oder über der 10-Minuten-Marke fertiggestellt hat.

Um 18 Uhr waren wir fertig – und fühlten uns wirklich gut dabei. Das andere Team, das die 10-Minuten-Regel nicht angewendet hat? Sie beendeten gegen 9.

Die Herausforderung ist eröffnet. Holen Sie für Ihre nächste Aufgabe heute Ihren Timer heraus und probieren Sie es selbst aus. Die Uhr tickt!

Foto des Timers mit freundlicher Genehmigung von Shutterstock.