So schreiben Sie eine E-Mail, die eine nützliche Antwort erhält

Die 2 wichtigsten Fragen, die Ihre E-Mail in 30 Sekunden besser beantwortet (wenn Sie eine nützliche Antwort wünschen)

An manchen Tagen gibt es nichts Ärgerlicheres als eine Fehlkommunikation per E-Mail. Sie verbringen Zeit damit, eine nachdenkliche Nachricht zusammenzustellen, und eines der folgenden Dinge passiert:

An diesem Punkt sind Sie bereit, E-Mails vollständig abzuschwören – und das einzige, was Sie aufhält, ist zu wissen, dass dies völlig unrealistisch ist.

Hier ist eine bessere Nutzung Ihrer Zeit: Überprüfen Sie, was Sie geschrieben haben, und prüfen Sie, ob Sie möglicherweise diese Ereigniskette verursachen.

Ich sage das nicht, damit Sie sich schlecht fühlen (und es könnte wirklich sein, dass Sie ohne eigenes Verschulden eine wertlose Antwort erhalten).

Es lohnt sich jedoch zu prüfen, was Sie versenden. Denn wenn Sie einen Weg finden, um Ihre Botschaften zu stärken, haben Sie plötzlich eine viel höhere Rate, um das zurückzubekommen, was Sie brauchen. Und es ist so einfach, als ob Sie der Empfänger wären und die folgenden zwei Fragen stellen:

1. Warum erhalte ich das?

Tatsache : Die durchschnittliche Person verbringt 1/3 ihres Arbeitstages damit, E-Mails zu lesen. Und so wird nicht jede einzelne Nachricht ihre volle Aufmerksamkeit erregen. (Denken Sie darüber nach: Neigen Sie dazu, nur die Gruppen-E-Mails zu überfliegen, die an alle gerichtet sind?)

Es ist völlig in Ordnung, ein allgemeines Update oder ein FYI zu senden, ohne dass eine Antwort erforderlich ist. Da diese Art von Nachrichten jedoch vorhanden ist, möchten Sie dies deutlich und schnell machen, wenn Sie aus einem bestimmten Grund eine E-Mail an eine bestimmte Person senden.

Jeder einfache Weg, dies zu tun, besteht darin, eine klare Frage zu stellen und sie oben anzuheben. Betrachten Sie die folgenden zwei Beispiele:

Option 1

Lieber [Name],

Im Anhang finden Sie Hinweise zur letzten Phase von [Projekt]. Ich habe die folgenden drei Änderungen vorgenommen:

– [Beschreibung 1 ändern]
– [Beschreibung 2 ändern]
– [Beschreibung 3 ändern]

Ich hatte auch folgende Gedanken: [Erklärung].

Was halten Sie von [dem Punkt zwei Absätze höher]?

Am besten,
[Dein Name]

Option 2

Lieber [Name],

Ich würde mich über Ihre Gedanken zu der zweiten Änderung freuen, die ich am Projekt vorgenommen habe (siehe unten). Zum Kontext: Ich habe die folgenden drei Änderungen vorgenommen (im Anhang):

– [Beschreibung 1 ändern]
– [Beschreibung 2 ändern]
– [Beschreibung 3 ändern]

Ich hatte auch folgende Gedanken: [Erklärung].

Was halten Sie von [dem Punkt zwei Absätze höher]?

Am besten,
[Dein Name]

Wie Sie sehen können, unterscheidet sich die zweite Version nur durch die Eröffnungszeile, macht jedoch sofort klar, dass dies mehr als ein allgemeines Update ist, für das keine Nachverfolgung erforderlich ist. Durch bookending die Notiz mit Ihrem Ziel (statt nur mit ihrem Abschluss), machen Sie es einfach für Ihre Mitarbeiter zu sehen, dass Sie hören wollen von ihnen, bevor Sie mich zu bewegen.

2. Was soll ich als nächstes tun?

Wenn Sie das Wort „Ich möchte Ihre Gedanken zu der zweiten Änderung, die ich an [Projekt] vorgenommen habe…“ zusammenfassen, wird auch ein zweites Ziel erreicht. Es sagt dem Leser auch genau, wonach Sie suchen: Feedback zu einem bestimmten Punkt.

Ich kann das nicht genug betonen, denn das Hervorheben des nächsten Schritts der anderen Person ist der Schlüssel, um die Antwort zu erhalten, nach der Sie suchen (und es erspart Ihnen den unangenehmen Moment, in dem Sie anstelle dessen, was Sie brauchen, jede Menge Ideen bekommen etwas, für das Sie sich bereits entschieden hatten).

In jeder E-Mail, die Sie senden, sollte eine Zeile wie diese stehen:

  • Ich würde dich lieben, wenn du über [diese Idee] nachdenkst / Was denkst du über [diesen Ansatz]?
  • Ich brauche [etwas, das die andere Person hat], um mit [etwas anderem] voranzukommen.
  • Ich sende dies nur als Referenz weiter: Keine Aktion erforderlich.
  • Ich wollte [das Folgende] teilen, nur damit Sie ein Update haben.
  • Könnten Sie Ihre [Gedanken / Ideen / Anfragen] zu [genaue Angelegenheit] bis [Datum] zurücksenden?

Gut geschriebene E-Mails können Ihnen helfen, produktiver zu werden, indem sie Sie vor Besprechungen und Telefonanrufen bewahren, die Sie in wenigen kurzen Absätzen durchführen konnten. Um sie noch effektiver zu machen, denken Sie daran, was die andere Person denken wird, wenn sie sie erhält, und beantworten Sie ihre wichtigsten Fragen im Voraus.

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