2 Mal müssen Sie eine E-Mail innerhalb von 24 Stunden beantworten

Die 2-mal rücksichtsvollen Personen antworten immer innerhalb von 24 Stunden auf eine E-Mail

Sie wissen, dass Sie sich so schnell wie möglich an jemanden wenden müssen, wenn dieser eine E-Mail mit der Bezeichnung „dringend“ sendet . Sie können sich vorstellen, dass die andere Person auf ihren Bildschirm starrt, nicht blinzelt oder ihren Posteingang zwanghaft aktualisiert, weil sie auf Sie wartet, um die endgültigen Zahlen, die Genehmigung, die Freigabe, die Antwort oder die nächsten Schritte zu erhalten.

Aber wussten Sie, dass dies nicht das einzige Mal ist, dass Sie das Zurückschreiben priorisieren müssen? Es ist wahr: Wenn Sie eine Nachricht in einem der folgenden Szenarien einige Tage warten lassen, besteht die Gefahr, dass Sie ziemlich unempfindlich oder unprofessionell aussehen.

Es ist sicher eine schwierige Balance, denn in jedem Fall möchten Sie auch das Richtige sagen. Aber es ist wichtig, sich die Zeit zu nehmen, um zu antworten.

1. Wenn Sie schon einmal gestoßen haben

Kennen Sie sich mit dem Stanzen einer E-Mail aus, um Ihren Posteingang zu verwalten? Als Mitbegründer und COO von Muse erklärt Alex Cavoulacos:

Senden Sie ein kurzes „Danke, dass Sie an mich gedacht haben – ich bin diesen Monat ausgebucht, aber wenn Sie sich in [irgendwann in der Zukunft] melden, würde ich gerne helfen, so gut ich kann.“ Viele Menschen werden niemals nachgehen – entweder weil sie es vergessen haben oder weil sie Ihre Zeit und Ihren Rat nicht mehr brauchen , sodass Sie sicher sein können, dass die Leute, die nachgehen, diejenigen sind, die Ihre Hilfe am dringendsten benötigen.

Während diese Strategie Sie davor bewahrt, allen Personen zu antworten, die nie zurückgreifen, besteht der Nachteil darin, dass Sie es ihr wirklich schulden, eine Antwort zu senden, wenn jemand das tut, was Sie verlangen – wie lange er auch wartet und dann nachverfolgt. Sie ist respektvoll, indem sie sich zu einem späteren Zeitpunkt mit Ihnen in Verbindung setzt, und deshalb möchten Sie ihr die gleiche Höflichkeit zeigen.

Natürlich sind Sie möglicherweise immer noch zu beschäftigt, um zu helfen (und das ist in Ordnung). Sie sollten jedoch nicht zu beschäftigt sein, um eine hilfreiche Antwort zu senden – auch wenn sie eine kurze Antwort gibt, sie auf eine andere Person verweist oder einen Link zu einer Ressource bereitstellt – und wenn möglich innerhalb von 24 Stunden. Wenn Sie eine echte Antwort verfassen, können Sie außerdem keine unendliche E-Mail-Kette mit dem Titel „Ich melde mich später bei Ihnen“ starten, die die andere Person anführt.

2. Wenn dir etwas Persönliches erzählt wird

Vielen Menschen fällt es schwer, persönliche Informationen mit ihren Mitarbeitern zu teilen. Wenn sich also jemand die Zeit nimmt, um Ihnen störende Nachrichten per E-Mail mitzuteilen, ist ein schnelles Zurückschreiben immer erforderlich.

Es muss keine lange Antwort sein, und es ist in Ordnung, wenn Sie nicht 100% sicher sind, was Sie sagen sollen. Sie können fast immer mit „Es tut mir so leid zu hören…“ führen. Dann adressieren Sie nachdenklich das Aktionselement in der E-Mail (vorausgesetzt, es gab eines, das es normalerweise gibt) mit etwas wie „Bitte nehmen Sie sich Zeit…“ oder „Fühlen Sie sich frei, zurück zu greifen, wenn Sie zurückkehren.“

Und wenn es ein zeitkritisches Problem gibt, bei dem Sie nach etwas Greifbarem fragen müssen, nehmen Sie sich ein paar Minuten Zeit, um die minimalste Frage herauszufinden, bevor Sie antworten.

So könnten Sie beispielsweise einem Kollegen antworten, der Ihnen mitteilt, dass er die Präsentation des Vorstands aufgrund eines Todesfalls in der Familie in dieser Woche nicht beenden kann:

Liebe Jeannette,

Es tut mir so leid zu hören, dass dein Großvater gestorben ist. Ich verstehe natürlich, dass Sie nach Pittsburgh nach Hause fliegen werden, und ich hoffe, dass die Zeit mit der Familie Ihnen Trost bringt.

Bitte machen Sie sich keine Sorgen um die Präsentation des Boards. Wenn Sie mir nur zeigen könnten, wo sich das, woran Sie gearbeitet haben, auf dem freigegebenen Laufwerk befindet, würde ich es gerne beenden.

Ich hoffe, Sie können mich gerne als Kontaktstelle in Ihrer Abwesenheitsnachricht angeben und mich wissen lassen, ob ich noch etwas tun kann.

Mit Beileid,
Steve

Selbst wenn Sie nicht genau die richtigen Worte haben – und niemand tut es , zeigt eine schnelle Antwort, dass Sie sich darum kümmern. Dadurch fühlt sich Ihr Anliegen aufrichtiger an, und es wird deutlich, dass Sie nicht wie bei jeder anderen Nachricht an diesen Nachrichten vorbeigekommen sind oder sie einer Liste hinzugefügt haben.

Ja, wir kämpfen alle den guten Kampf, um den Posteingang Null zu erreichen. und ich verstehe den Drang, die Beantwortung dieser einen harten E-Mail aufschieben zu wollen, weil Sie 10 grundlegende E-Mails in der gleichen Zeit beantworten können. Es lohnt sich jedoch nicht, jemand anderem das Gefühl zu geben, unwichtig zu sein – oder Ihren Ruf als rücksichtsvolle Person zu riskieren. Nehmen Sie sich also die Zeit, um auf eine Nachricht in einer dieser Kategorien zu antworten: Sie sind nicht der einzige, der froh sein wird, dass Sie dies getan haben.

Foto einer Person am Telefon mit freundlicher Genehmigung von Caiaimage / Paul Bradbury / Getty Images.