Die 21 ungeschriebenen Treffen

Die 21 ungeschriebenen Sitzungsregeln

Vor ein paar Wochen schrieb ich über die ungeschriebenen Regeln für E-Mails und war überwältigt davon, wie viele Leute es hilfreich fanden. Es stellt sich heraus, dass es viele Regeln gibt, von denen wir alle profitieren könnten, wenn wir auf Papier kommen!

In diesem Sinne werde ich noch ein paar dieser Listen erstellen, beginnend mit dem zweitgrößten Problem im Büro: Besprechungen. Lesen Sie weiter, um zu erfahren, wie Sie ein erfolgreiches Meeting durchführen können. Kollegen auf der ganzen Welt werden es Ihnen danken.

  1. Stellen Sie sicher, dass Sie ein Meeting wirklich benötigen, bevor Sie es planen. Könnte dies durch 10 Minuten am Telefon oder stattdessen per E-Mail behoben werden?
  2. Jedes Meeting sollte einen Zweck haben: Sie müssen entweder eine Entscheidung treffen oder gemeinsam eine Aktion abschließen. Ein Update kann fast immer per E-Mail erfolgen.
  3. Planen Sie nicht mehr Zeit ein, als Sie benötigen. Die meisten Besprechungen sind für eine volle Stunde geplant, wenn sie 20 Minuten, 30 Minuten oder 45 Minuten dauern sollten – max.
  4. Starten Sie pünktlich. Warten Sie nicht auf Nachzügler – es ermutigt sie nur.
  5. Pünktlich enden. Wenn Sie sagen: „Ich weiß, dass wir alle viel zu tun haben, also versuchen wir, dies unter 30 Minuten zu halten“, werden die Leute daran erinnert, dass Sie genauso wie sie ein effizientes Meeting wünschen.
  6. Laden Sie nur die Leute ein, die unbedingt da sein müssen. Je mehr Personen an einer Besprechung teilnehmen, desto weniger wird erledigt.
  7. Für jedes Meeting sollte vorab eindeutig jemand zugewiesen sein, der es leitet. Wenn Sie es nicht sind, benennen Sie eine andere Person (und stellen Sie sicher, dass diese Person weiß, dass sie verantwortlich ist).
  8. Backen Sie zu Beginn des Meetings in wenigen Minuten zum Plaudern. Wir sind Menschen, keine Roboter, und der Aufbau einer Beziehung zu Kollegen trägt dazu bei, dass das Geschäft reibungsloser läuft.
  9. Wenn Sie möchten, dass die Leute etwas im Voraus lesen, ist es gut, es mindestens drei Stunden im Voraus zu senden, und der Tag zuvor ist besser. Das Senden 20 Minuten vorher ist nutzlos.
  10. Buchen Sie Ihren Besprechungsraum im Voraus oder geben Sie sich 10 Minuten vor der Besprechung Zeit, um dies herauszufinden. Mit allen im Schlepptau durch die Hallen zu wandern, verschwendet die Zeit aller.
  11. Legen Sie eine Agenda fest und teilen Sie sie zu Beginn des Meetings mit, um alle auf dem Laufenden zu halten.
  12. Wenn Sie möchten, dass die Leute aufmerksam sind, geben Sie ihnen zu Beginn des Meetings nicht mehrere Handzettel. Sie werden anfangen, durch sie zu blättern, und sie werden abgelenkt sein.
  13. Überprüfen Sie während des Meetings weder Ihr Telefon noch Ihre E-Mails. Jeder kann sagen, was Sie tun, und sie werden das Gleiche tun.
  14. Behalten Sie die nächsten Schritte im Auge, während das Meeting weitergeht. Alle Aktionselemente sollten zur Erinnerung nach dem Meeting gesendet werden.
  15. Ein Aktionselement, dem niemand zugewiesen ist, ist wertlos. In den meisten Fällen ist auch eine Frist erforderlich.
  16. Wenn jemand zu viel spricht, schneiden Sie ihn (nett) ab. Wenn jemand zu wenig spricht, versuchen Sie ebenfalls, ihn oder sie zu engagieren.
  17. Wenn das Gespräch vom Thema abweicht, ist es sowohl akzeptabel als auch notwendig, dass Sie es einschränken. Ein einfaches „Planen wir Zeit, um das später zu besprechen, wenn es hilfreich ist, da wir nur noch 10 Minuten haben“ funktioniert perfekt.
  18. Wenn die Besprechung länger als eine Stunde dauert, planen Sie die Pausen ein und informieren Sie die Teilnehmer rechtzeitig darüber. Wenn sie wissen, dass sie ihre E-Mails in 45 Minuten abrufen können, bleiben sie jetzt konzentriert.
  19. Sehen Sie Körpersprache. Sie können leicht erkennen, ob Menschen gelangweilt sind, sich lösen oder das Gefühl haben, dass ihre Zeit verschwendet wird, solange Sie danach suchen.
  20. Weisen Sie bei Bedarf einen Notiznehmer zu, damit Sie sich auf die Durchführung des Meetings konzentrieren können.
  21. Überprüfen Sie regelmäßig, ob wiederkehrende Besprechungen in Ihrem Kalender überhaupt erforderlich sind, und wenn ja, ob Format, Länge und Teilnehmer zu ihrer Effektivität beitragen. Wenn nicht? Ändere sie!
  22. Erzähl uns! Was ist Ihre Lieblingsregel für Besprechungen? Was haben wir verpasst?

    Foto von Menschen, die sich mit freundlicher Genehmigung von Shutterstock treffen.