Die 27 ungeschriebenen Regeln für Telefonkonferenzen

Die 27 ungeschriebenen Regeln für Telefonkonferenzen

In letzter Zeit habe ich immer mehr geschäftliche Anrufe getätigt, die mir trotz meiner Zusammenarbeit mit klugen Leuten einen schlechten Eindruck hinterlassen haben. Sicher, Anrufe scheinen ziemlich einfach zu sein, aber alles, von technologischen Störungen, die hätten vermieden werden können, bis hin zu einem schlechten Zeitmanagement kann sich wirklich auf die Eindrücke Ihrer Kunden und Kollegen von Ihnen auswirken (ganz zu schweigen von Ihrer Produktivität).

So wie es ungeschriebene Regeln für E-Mails und Besprechungen gibt, formuliere ich die Richtlinien für geschäftliche Telefonanrufe und Telefonkonferenzen, die jeder befolgen sollte. Auf produktivere (und weniger nervige) Anrufe für immer!

  1. Vereinbaren Sie vor dem Anruf, welche Person wen anruft und unter welcher Nummer. E-Mail drei Minuten, nachdem der Anruf beginnen sollte: „Wo soll ich Sie anrufen?“ verschwendet die Zeit aller.

  2. Wenn Sie jemand anderen etwas fragen, sollten Sie im Allgemeinen anbieten, ihn anzurufen. Wenn Sie jemand anderem helfen, bitten Sie diese Person, Sie anzurufen, um zu vermeiden, dass Sie jemanden jagen müssen.

  3. Planen Sie den Anruf so lange, wie Sie es benötigen, und denken Sie daran, dass dies fünf, 10 oder 20 Minuten sein können. Sie sollten nicht auf das nächste 30-Minuten-Inkrement runden.

  4. Wenn Sie im Voraus wissen, dass Sie zu spät zu einem Anruf kommen, teilen Sie dies der anderen Person per E-Mail mit und bieten Sie an, sie anzurufen, wenn Sie bereit sind.

  5. Wenn die Person, die Sie anrufen, nicht abhebt, hinterlassen Sie beim ersten Mal keine Nachricht. Versuchen Sie es ein oder zwei Minuten später erneut. Wenn sie nicht abholen, hinterlassen Sie eine Nachricht und eine E-Mail. Lassen Sie sie wissen, dass Sie angerufen haben, und geben Sie an, wie viel Zeit Ihnen noch zur Verfügung steht. Rufen Sie danach nicht mehr an, es sei denn, es ist dringend.

  6. Wenn mehr als zwei Personen sprechen, richten Sie vorab eine Einwahl ein. Es gibt viele kostenlose Dienste wie UberConference, die dabei helfen.

  7. Halten Sie den Anruf an so wenige Personen wie möglich und stellen Sie sicher, dass jeder dort wirklich notwendig ist. Je mehr Leute in der Leitung sind, desto weniger Aufmerksamkeit schenkt jeder.

  8. Stellen Sie sicher, dass Sie den Anruf von einem ruhigen Ort mit einem guten Signal entgegennehmen. Wenn immer möglich, verwenden Sie Festnetzanschlüsse, um Signalprobleme zu vermeiden.

  9. Wenn Sie an einem lauten Ort erwischt werden, lassen Sie die Leute sofort wissen, dass Sie stumm geschaltet sind, es sei denn, Sie sprechen. Es ist die respektvolle Sache zu tun.

  10. Wenn Sie nicht von einem Telefon aus anrufen, das Sie regelmäßig verwenden, stellen Sie sicher, dass Sie wissen, wie Sie es bedienen. Dies ist besonders wichtig, wenn Sie ein unbekanntes Bürotelefonsystem verwenden.

  11. Ich empfehle nicht, Folien zu verwenden, um etwas auf dem Anruf zu präsentieren, es sei denn, Sie führen eine Demo durch. Wenn dies jedoch der Fall ist, senden Sie sie nicht per E-Mail. Verwenden Sie stattdessen einen Bildschirmfreigabedienst wie GoToMeeting oder Screenleap, um sicherzustellen, dass die Benutzer nicht durchschauen, vorwärts springen und dann nicht mehr aufpassen.

  12. Wenn Sie einen Bildschirmfreigabedienst verwenden, stellen Sie sicher, dass dieser funktioniert, bevor der Anruf beginnt, und dass auf Ihren Gegenstücken alles installiert ist, was sie vor dem Anruf benötigen würden.

  13. Wenn Sie sich zum ersten Mal mit Leuten treffen oder wirklich möchten, dass die Leute darauf achten, ziehen Sie Videokonferenzen mit Zoom in Betracht, Google Hangouts oder einem anderen Dienst in.

  14. Beginnen Sie wie bei Besprechungen pünktlich. Das Warten auf Nachzügler ermutigt sie nur.

  15. Wenn Sie an einer Telefonkonferenz teilnehmen, stellen Sie sich sofort vor, damit niemand überrascht ist, dass Sie drei Minuten lang einem persönlichen Gespräch zugehört haben.

  16. Wenn jemand zu spät kommt, holen Sie ihn nicht ein. Es verschwendet die Zeit aller anderen. Ermutigen Sie diese Person, sich am Ende des Anrufs mit jemandem zu treffen, um zu sehen, was verpasst wurde.

  17. Geben Sie innerhalb der ersten 120 Sekunden nach dem Anruf einen Überblick darüber, wer Sie sind und warum Sie anrufen, und legen Sie dann Ihre Agenda oder Ihr Ziel fest. Die anderen Anrufer sollten sofort wissen, was Sie von ihnen wollen.

  18. Bestätigen Sie in den ersten Minuten jedes Anrufs, wie lange alle sprechen müssen, damit Sie das Gespräch entsprechend verwalten können.

  19. Wenn Sie mehr als drei Personen in der Leitung haben, sollte der Veranstalter einen kurzen Appell durchführen, um sicherzustellen, dass alle da sind, und sie nach Möglichkeit kurz vorstellen.

  20. Machen Sie nur individuelle Einführungen, wenn dies zur Erledigung von Geschäftsabläufen beiträgt, und berücksichtigen Sie dies in Ihrer Agenda. Andernfalls verschwenden Sie viel Zeit.

  21. Sofern es bei dem Anruf nicht darum geht, dass Sie Ihr Fachwissen teilen, sollten Sie nicht länger als 70% der Zeit sprechen. Wenn viele Leute in der Leitung sind, sinkt diese Zahl auf 25%.

  22. Halten Sie Ihre Sätze kurz und pausieren Sie regelmäßig zwischen den Ideen. Auf diese Weise können Personen einspringen oder Fragen stellen.

  23. Wenn Sie der Organisator von Anrufen sind, ist es Ihre Aufgabe, Personen zur Teilnahme aufzufordern, wenn sie nicht sprechen und jemand anderes das Gespräch monopolisiert.

  24. Verwenden Sie die Stummschalttaste strategisch. Wenn Sie für 90% des Anrufs stummgeschaltet sind, werden Sie wahrscheinlich nicht vollständig darauf achten.

  25. Seien Sie nicht die Person, die E-Mails abruft und eine wiederholte Frage stellen muss. Wenn Sie bei den meisten Anrufen E-Mails abrufen, sind diese entweder zu lang, es sind zu viele Personen beteiligt, oder Sie müssen nicht dabei sein.

  26. Warnen Sie fünf Minuten vor Ende des Anrufs alle, dass der Anruf abgeschlossen ist, und fragen Sie, ob Fragen vorliegen. Lass es nicht überfahren, wenn es überhaupt möglich ist – es ist respektlos gegenüber der Zeit anderer Leute.

  27. Behalten Sie die nächsten Schritte im Auge, während der Anruf fortgesetzt wird, und senden Sie sie anschließend zur Erinnerung per E-Mail.