Die 3 E-Mails Ihr Chef ist es leid zu lesen (und was zu tun ist …

Die 3 E-Mails, die Ihr Chef nicht mehr lesen kann (und was er stattdessen senden soll)

Als jemand, der eine große Organisation mit Dutzenden von virtuellen Mitarbeitern leitet, habe ich meinen fairen Anteil an E-Mails gesehen. Und wie bei allen anderen Dingen im Leben sind einige Botschaften besser als andere.

In der Welt der E-Mail-Korrespondenz ist „ugh“ wahrscheinlich das Letzte, was Ihr Chef beim Lesen Ihrer Nachricht sagen soll. Welche Arten von Nachrichten sollten Sie vermeiden und wie können Sie sie verbessern? Nachfolgend finden Sie drei erstklassige Beispiele.

1. Unnötige Folge-E-Mails

Follow-up-E-Mails es in allen Formen und Formen. Was macht eine unnötig? Wenn Ihre Nachricht nur darum bittet, dass Ihr Chef Ihnen eine E-Mail sendet, wird dies eher zu einem Ärgernis als zu einer wichtigen Korrespondenz.

Viele Leute senden diese E-Mails aus Paranoia, dass sie etwas falsch gemacht oder etwas verpasst haben, aber ich kann Ihnen aus der Sicht eines Chefs sagen, dass es erschwerend ist, mehrere Folge-E-Mails zu erhalten, wenn mir jemand keine Chance gegeben hat atmen.

Ein Beispiel: Vor langer Zeit hatte ich eine Mitarbeiterin, die in Panik geriet, wenn ich nicht innerhalb einer Stunde auf ihre E-Mails antwortete und dachte, dass dies bedeutete, dass sie etwas falsch gemacht hatte (obwohl ich es in Wirklichkeit einfach nicht bekommen hatte zu ihrer E-Mail). Ich kann mir einen bestimmten Fall vorstellen, als ich von einem langen Tag nach Hause kam, um sechs zu finden (ja, sechs!) E-Mails von ihr fand, in denen ich gefragt wurde, ob ich ihre Nachricht erhalten hätte.

Huch.

Was soll stattdessen gesendet werden?

Während die meisten Menschen nicht so paranoid wären, sechs Follow-up-E-Mails an einem Tag zu senden, kann bereits eine einzige zeitlich ungünstige Follow-up-E-Mail Ihren Chef verärgern.

Sofern der Inhalt Ihrer E-Mail nicht heute bearbeitet werden muss (in diesem Fall sollten Sie wahrscheinlich persönlich mit Ihrem Chef sprechen, anstatt eine E-Mail zu senden), empfehle ich, mindestens 24 Stunden zu warten und dann das zu senden, was ich als „Faux Follow“ bezeichne -up ”Nachricht.

Dies beinhaltet das Senden Ihres Follow-up („Überprüfen Sie nur, ob Sie die Quartalsberichte erhalten haben, die ich Ihnen vor zwei Tagen gesendet habe“), aber Sie werden auch einige andere Informationen hinzufügen, unabhängig davon, ob es sich um eine Frage zu einer bevorstehenden Präsentation handelt oder um eine Update zu einem aktuellen Projekt („Oh, und wir haben gerade die neuesten Zahlen auf dem X-Konto erhalten, und der Umsatz ist um 30% gestiegen!“). Auf diese Weise können Sie Ihren Chef heimlich um ein Update bitten und ihm gleichzeitig einige Informationen geben, die einen Mehrwert bieten, sodass es sich weniger so anfühlt, als würden Sie ihn oder sie nur nerven.

2. E-Mails mit neuen Ideen

Ich liebe begeisterte Mitglieder des Teams, aber etwas, das ein wenig überwältigend wird, ist, wenn Mitarbeiter mir all ihre neuen Ideen senden – in separaten E-Mails. Ich habe einmal innerhalb von 24 Stunden 10 verschiedene E-Mails erhalten, weil jemand im Marketing-Team einen Inspirationsschritt gemacht und mir immer wieder neue Ideen geschickt hat.

Es war zwar fantastisch, so viele neue Dinge auszuprobieren, aber es war auch äußerst verwirrend, alles zu katalogisieren und jede einzelne E-Mail und Idee im Auge zu behalten. Selbst wenn nur eine E-Mail mit neuen Ideen oder Konzepten eingeht, ist es so einfach um es in dem schwarzen Loch zu verlieren, das mein Posteingang ist.

Was soll stattdessen gesendet werden?

Zunächst würde ich empfehlen, auf eine günstigere Zeit zu warten, um Ideen vorzubringen. Im Fall des Mitarbeiters des Marketingteams hätte ich bis zu dem Google Hangout-Meeting gewartet, das wir für die folgende Woche geplant hatten, um all dies zur Sprache zu bringen.

Wenn Sie sich nicht sicher sind, wann der richtige Zeitpunkt ist – oder E-Mail aus irgendeinem Grund die einzige Option ist , würde ich empfehlen, Ihrem Chef eine E-Mail zu senden, um Ihnen mitzuteilen, dass Sie einige neue Ideen haben und wissen möchten, wie Sie am besten teilen können sie würden sein. Wenn meine Mitarbeiterin mich danach gefragt hätte, hätte ich ihr gesagt, sie solle mir eine E-Mail mit einem Word-Dokument senden, das mit allem gefüllt ist, was sie wollte. Es wäre viel schlanker und einfacher für später zu speichern gewesen. Ihr Chef schlägt möglicherweise einen kurzen Anruf vor, um sie zu besprechen, oder bittet Sie, die Ideen aufzubewahren und sie dann an einem bestimmten Wochentag massenhaft per E-Mail zu versenden.

3. E-Mails, in denen Ihr Chef ohne Grund CCed ist

Jeder Fachmann würde sich darüber ärgern , dass er in E-Mail-Threads, zu denen er nicht wirklich gehört , CCed wird: Dies erhöht nur den wachsenden Stapel von E-Mails, und Sie verschwenden am Ende Zeit damit, etwas zu lesen, das Sie wahrscheinlich nicht müssen.

Aus der Sicht des Mitarbeiters verstehe ich: Sie möchten sicherstellen, dass Ihr Chef weiß, dass Sie Ihren Job machen und dass Sie versuchen, die Kommunikationslinie offen zu halten. Aber meistens verstopft das alles nur den Posteingang Ihres Chefs.

Was soll stattdessen gesendet werden?

Wenn Ihr Chef nicht unbedingt auf dem Laufenden sein muss, nehmen Sie ihn oder sie aus der CC-Leitung heraus und senden Sie nach Beendigung der Interaktion eine sehr kurze Zusammenfassung der relevanten Informationen, die während des Gesprächs aufgetaucht sind („FYI, Firma Y wird es sein) in dieser Geschichte am Z-Datum vorgestellt ”). Es hält Ihren Manager auf dem Laufenden, ohne ihn ständig auf dem Laufenden zu halten, während Sie die Details herausfinden. Eine E-Mail übertrifft definitiv 42!

Insgesamt besteht der Name des Spiels beim E-Mail-Versand an Ihren Chef darin, Ihre Nachrichten zu optimieren und selektiver zu entscheiden, was Sie senden. Es mag sich nicht intuitiv anhören, aber wenn ich weniger E-Mails von einem Mitarbeiter erhalte, aber alle von Bedeutung sind, denke ich wahrscheinlich, dass diese Person einen besseren Job macht als jemand, von dem ich ständig höre.

Foto der Frau, die Briefkasten mit freundlicher Genehmigung von Shutterstock prüft.