Die 4 lächerlichsten E-Mails in Ihrem Posteingang – und wie Sie …

Die 4 lächerlichsten E-Mails in Ihrem Posteingang – und wie Sie sie beantworten können

Hin und wieder erhalte ich eine dieser E-Mails, in denen ich sage: „Huh?“ Mein Gesicht verzieht sich zu einem Ausdruck massiver Verwirrung, und ich bin mir nicht ganz sicher, was ich antworten soll. Ich kann anhand der Länge oder des Inhalts der E-Mail erkennen, dass eine Antwort erforderlich ist, aber etwas an der Nachricht hat selbst den Einstieg in eine Antwort zu großen Kopfschmerzen gemacht.

Für jene Tage, an denen Sie mit einem ähnlichen Rätsel konfrontiert sind, ist hier mein Rat: Aktivieren Sie die unsinnige E-Mail nicht und werfen Sie sie stattdessen zurück in das Gericht der anderen Person.

Um Ihnen zu helfen, habe ich meine vorgeschlagenen Antworten auf die vier häufigsten Arten von zusammengestellt verwirrenden E-Mails zusammengestellt, die ich erhalte.

1. Das Rambling Non-Ask

Diese Art von E-Mail ist der schlimmste Täter. Normalerweise ziemlich lang, mit vielen Details, ist die weitläufige E-Mail ohne Fragen oft unstrukturiert – und unklar, wonach der Absender wirklich sucht. Sie lesen es erneut (und lesen es dann erneut, nachdem Sie einen Kaffee getrunken haben) und stellen fest, dass es nicht Ihr verschwommenes Gehirn ist – es ist eine ernsthaft unscharfe Kommunikation.

Deine Antwort

Vielen Dank für Ihre E-Mail, [Name]. Hier gibt es viel zu überlegen. Können Sie mir helfen, genau zu verstehen, womit ich Ihnen helfen soll, um mich umgehend bei Ihnen zu melden?

2. Die kontextlose Frage

Diese Art von E-Mail möchte, dass Sie bei der Entscheidung oder Beantwortung einer Frage helfen, bietet Ihnen jedoch nicht genügend Daten oder Kontext, um dies zu tun. (Denken Sie: „Kann ich mir Gedanken über den Miller-Vorschlag machen?“)

Deine Antwort

Vielen Dank für Ihre E-Mail, [Name]. Können Sie mir bitte etwas mehr Kontext zur Situation hier geben und [die Informationen oder Daten, die zur Beantwortung erforderlich sind] übermitteln? Sobald Sie das gesendet haben, kann ich antworten.

3. Die Wäscheliste

Diese Art von E-Mail enthält oft eine verrückte Liste von Aufzählungspunkten, Aktionselementen, Fragen und Kommentaren – und erfordert viel Zeit, um nicht nur durchzukommen, sondern auch zu antworten. Ihr Ansatz sollte etwas anders sein, je nachdem, ob der Absender befugt ist, Ihnen Arbeit zuzuweisen oder nicht. Bitten Sie ihn jedoch in jedem Fall, Prioritäten zu setzen und die Arbeit aufzuteilen.

Ihre Antwort (wenn es jemand ist, der Ihnen Arbeit zuweisen kann)

Vielen Dank für Ihre E-Mail, [Name]. Ich werde damit beginnen [diese Woche / sobald das neue Produkt auf den Markt kommt / nach der Konferenz]. Können Sie mir helfen, die folgende Liste zu priorisieren, um mich umgehend bei Ihnen zu melden? Sind einige der Artikel schön zu haben? Ich gehe davon aus, dass ich [X Tage / Stunden] brauche, um dies zusammenzuführen, was [anderes Projekt] verzögern kann. Lassen Sie mich wissen, ob ich früher anfangen soll.

Ihre Antwort (wenn es jemand ist, der Ihnen keine Arbeit zuweisen sollte)

Vielen Dank für Ihre E-Mail, [Name]. Ich muss die Genehmigung von [Ihrem Chef oder dem Namen einer anderen relevanten älteren Person] einholen, um damit beginnen zu können. Lassen Sie mich wissen, ob eines der Elemente gut zu haben ist und wie Sie die folgende Liste priorisieren würden, damit ich [Name des Chefs / der älteren Person] einen Überblick darüber geben kann, wie viel Zeit dies in Anspruch nehmen wird.

4. Die kalte E-Mail zur Beratung

Diese Art von E-Mail möchten Sie häufig beantworten, da Sie anderen helfen möchten, die um Hilfe bitten, aber einige Menschen können besser um Rat fragen als andere. Wenn ein nahezu Fremder Sie per E Mail um etwas Nebulöses bittet oder, schlimmer noch, um mehr Fragen als eine College-Bewerbung zu beantworten, sollten Sie in Betracht ziehen, dass er die Frage neu formuliert.

Deine Antwort

Hallo [Name], es ist schön dich zu treffen. Ich bin im Moment ziemlich beschäftigt mit der Arbeit, möchte aber helfen und könnte Ihre dringlichste Frage per E-Mail beantworten. Was ist die wichtigste Frage, bei der mein Hintergrund und meine Erfahrung Ihnen helfen können?

Kurz gesagt, machen Sie nicht die Unfähigkeit eines anderen, seine Bedürfnisse klar zu kommunizieren, und lassen Sie mehr Arbeit (oder Stress) auf Ihren Teller fallen. Mit ein wenig Finesse können Sie die Last des Verstehens und Priorisierens von E-Mails wieder in das Gericht des Absenders verlagern, wodurch die Antwortzeit verkürzt und Ihnen große Kopfschmerzen erspart werden!

Foto mit freundlicher Genehmigung von Hero Images / Getty Images.