Was ist in einem Namen?

Was ist in einem Namen? Warum das Benennen und Organisieren Ihrer Dateien eigentlich wichtig ist

Als ich zum ersten Mal andere leitete, erinnere ich mich, dass ich geduldig daneben stand, während eine Analystin in meinem Team versuchte, ein Dokument zu finden, das ich auf ihrem Computer benötigte. Als sie – fünf Minuten später – sagte, sie könne es nicht finden und würde es mir per E-Mail senden, sobald sie die Datei gefunden hatte, hinterließ es einen wirklich schlechten Eindruck bei mir (und ließ mich fragen, welche anderen Bälle sie möglicherweise fallen lassen würde ).

Nehmen Sie es also von mir: Während das Benennen und Organisieren Ihrer Dateien und Ordner möglicherweise nicht das sexieste Thema ist, das ich behandelt habe (sagt die Frau, die Ihnen  Budgetierung  und  Excel  Tipps gebracht hat), verspreche ich Ihnen, dass es ein wichtiges ist. Ein optimiertes Online-Speichersystem erleichtert Ihnen nicht nur das Leben und spart Ihnen viel Zeit, sondern lässt Sie auch Ihrem Chef und Ihren Kollegen besser organisiert und auf dem neuesten Stand. Hier sind Ihre Richtlinien, nach denen Sie leben müssen.

1. Ihr Desktop ist Ihr virtueller Schreibtisch

Sie wissen, wie die Leute Ihnen sagen, dass Sie Ihren Schreibtisch so klar halten sollen, dass Ihr Chef Sie nicht für einen Trottel hält? Dies gilt auch für den Desktop Ihres Computers. Hier können Sie die Dateien ablegen, an denen Sie diese Woche arbeiten, und nicht jeden Anhang, den Sie jemals erhalten haben.

Ich empfehle, Ihren Desktop auf so wenige Ordner wie möglich zu reduzieren. Haben Sie eines für jedes große Projekt, an dem Sie gerade arbeiten, sowie Ihren Master-Arbeitsordner, in dem Sie problemlos auf alles andere zugreifen können. Wenn Sie dies noch nicht getan haben,  setzen Sie Ihren Desktop auf ein Raster  (damit sich Ihre Symbole nie überschneiden) und entdecken Sie die große Freude an  Verknüpfungen.

Wenn Sie zusätzliche Hilfe benötigen, um die Struktur auf Ihren Startbildschirm zu bringen, versuchen Sie, Desktop-Organisations-Apps wie Clean  oder  DragThing  auf Macs oder  Fences  auf PCs zu verwenden.

2. Ordner sollten eine Strategie haben

Mir ist aufgefallen, dass die meisten Leute entweder über- oder unterordnen, aber nur wenige verstehen es genau richtig. Woher weißt du, wo du fällst? Sehen Sie sich einige Ihrer am häufigsten verwendeten oder zuletzt verwendeten Ordner an und zählen Sie die darin enthaltenen Dokumente. Wenn es Dutzende von Dateien gibt, könnten Sie wahrscheinlich etwas mehr Struktur verwenden. Wenn Sie nur ein Dokument unter  Arbeitsdateien> Client A> 2012> November> Verkaufsbericht haben, sind Sie definitiv ein chronischer Überordner.

Hier sind einige Regeln, an die ich mich zu halten versuche:

  • Speichern Sie ähnliche Dateitypen zusammen: Mit einem Ordner “ Client Images“ oder “ Financial Models “ können Sie leicht erkennen, wo Dateien desselben Typs abgelegt (und gefunden) werden müssen.
  • Seien Sie konsistent: Organisieren Sie beispielsweise nach Client, Projekt oder Datum und strukturieren Sie alle Ihre Unterordner auf die gleiche Weise. Versuchen Sie, Ihre Ordner so zu organisieren, dass sie, wenn jemand anderes durch sie navigiert, einfach und intuitiv folgen können, ohne dass Sie Ihre Anweisungen benötigen.
  • Halten Sie die Namen kurz: Lange Namen sind schwerer zu lesen und schwerer zu überfliegen, wenn Sie Ihren Ordner nach einer Datei durchsuchen. Verwenden Sie jedoch nur Abkürzungen, an die Sie sich später erinnern und nach denen Sie leicht suchen können (z. B. „Nov“ für „November“ funktioniert – „EvntPlnng“ für „Event Planning“ nicht).
  • 3. Dateinamen haben einen Zweck

    Wenn Sie eine Datei benennen, wählen Sie eine Phrase aus, die etwas bedeutet. Wenn ich einen Anhang mit dem Namen DSC1045.jpg oder Draft Idea.doc erhalte, kann ich nicht leicht erkennen, was es ist – oder, was noch wichtiger ist, später danach suchen. Ein guter Test: Stellen Sie sich vor, Sie finden die Datei nach einigen Monaten auf Ihrem Desktop. Würden Sie leicht sagen können, was es ist? Wenn nicht, benennen Sie um.

    Bei Dokumenten, die Sie regelmäßig erstellen, z. B. Notizen für monatliche Vorstandssitzungen, kann es einfacher sein, die Dokumente nach Besprechungsdatum als nach Thema zu unterscheiden. Verwenden Sie niemals Monat-Tag-Jahr, da es zuerst nach Monat, dann nach Tag und dann nach Jahr sortiert wird. Verwenden Sie stattdessen Jahr-Monat-Datum (mit Monat in Zahlen), damit Sie leicht chronologisch sortieren können. Beispiel: Verwenden  Sie die Board Presentation.pdf 2012-10-27 anstelle der Board Presentation.pdf vom 27. Oktober 2012 oder die Board Presentation.pdf vom 27.10.2012. Sie sparen viel Zeit beim späteren Durchsuchen und Suchen.

    4. Versionskontrolle, Versionskontrolle, Versionskontrolle

    Wenn Sie sich an etwas über die Benennung von Dateien erinnern, lassen Sie es die Versionskontrolle sein. Dieser ist einfach. Wenn Sie ein Dokument zum ersten Mal erstellen, sollte es mit v1 enden. Zum Beispiel würde ich einen Vorschlag benennen : ClientA Proposal_v1.ppt. Aktualisieren Sie Änderungen jedes Mal, wenn Sie sie speichern und an Kunden oder Kollegen senden, auf Version 2, 3, 4 usw. Sobald das Dokument fertig ist, möchten Sie ClientA Proposal_vf.ppt oder  ClientA Proposal_final.ppt für einen späteren einfachen Zugriff speichern . Denn es gibt nichts Schlimmeres, als sich fragen zu müssen, ob es eine Version 14 gab oder ob Version 13 wirklich die letzte war.

    Erzähl uns! Sind Sie ein Überordner oder ein Unterordner? Irgendwelche Tipps zum Organisieren Ihrer Dateien, Ordner und Desktops?

    Foto von Aktenordnern mit freundlicher Genehmigung von Shutterstock.