Warum Produktivität Ihre Kommunikation beeinträchtigt (und wie Sie …

Warum Produktivität Ihre Kommunikation beeinträchtigt (und wie man sie behebt)

In der heutigen Arbeitswelt scheint sich alles um Produktivität zu drehen. Wie können wir Dinge schneller erledigen, weniger Zeit für Dinge aufwenden, die wir nicht brauchen, und Redundanzen und Ineffizienzen beseitigen, die uns verlangsamen?

Kommunikation ist keine Ausnahme von diesem Trend. Mit immer mehr Möglichkeiten, digital in Kontakt zu bleiben, wird es immer häufiger, Besprechungen einzuschränken, weniger und kürzere E-Mails zu senden und im Allgemeinen weniger in Kontakt zu bleiben – alles im Namen der Zeitersparnis.

Aber William Allen, Senior Director von Behance, glaubt, dass dies die Effektivität von Teams tatsächlich beeinträchtigt.

In seinem Aufsatz für das neueste Buch von 99U, Make Your Mark: Der Leitfaden für Kreative zum Aufbau eines Unternehmens mit Wirkung, schlägt er vor, dass es sich lohnt, tatsächlich Redundanzen zu erstellen, um sicherzustellen, dass alle Mitglieder Ihres Teams auf derselben Seite sind. Er erklärt:

Gehen Sie niemals davon aus, dass Ihr Team die Ergebnisse der Entscheidungen kennt, die Sie täglich treffen. Angenommen, anstatt aktiv zu informieren, werden sie mehr Zeit damit verbringen, zu raten, was sie tun sollten, als es aktiv zu tun.

Während er diese Empfehlungen abgibt, um Unternehmensleitern dabei zu helfen, sicherzustellen, dass sich sowohl Gesamtideen als auch tägliche Entscheidungen effektiv im Team verbreiten, ist diese Idee, Redundanzen in der Kommunikation zu schaffen, meiner Meinung nach jede professionelle Überlegung wert, ob Leiter oder nicht. Denken Sie beispielsweise daran, sich in Ihrer Kommunikation mit Ihrem Chef etwas zu wiederholen, um sicherzustellen, dass er all die großartige Arbeit kennt, die Sie leisten, und was Sie brauchen, um erfolgreich zu sein. Oder versuchen Sie vielleicht, die Dinge mit Ihren Kollegen zu wiederholen, damit sich alle über Projektziele und Zeitpläne auf dem Laufenden halten.

Redundanter und klarer zu sein, sollte natürlich nicht herablassend oder nervig sein. Hier sind einige Ideen, die Ihnen helfen, die richtige Balance zu finden.

1. Denken Sie daran: Was sich für Sie wiederholt, kann für jemanden neu sein

Allen erinnert uns in seinem Aufsatz daran, dass viele der Personen, mit denen Sie arbeiten, eine Nachricht möglicherweise nur einmal hören, obwohl Sie sie möglicherweise mehrmals wiederholen. Selbst wenn Sie in einem Meeting eine Idee ausführlich besprochen haben, bleiben alle Teamkollegen, die an diesem Tag nicht da waren, im Dunkeln. Erlauben Sie sich, die Dinge einige Male zu wiederholen, um sicherzustellen, dass jeder die Möglichkeit hat, sie zu hören.

2. Verwenden Sie verschiedene Kommunikationsformen

Nutzen Sie die Tatsache, dass verschiedene Personen auf unterschiedliche Weise lernen (und Nachrichten aufnehmen), indem Sie dieselbe Nachricht in verschiedenen Foren kommunizieren. Erwähnen Sie beispielsweise Ihre neue Vertriebsstrategie in einem Meeting und senden Sie am nächsten Tag eine Folge-E-Mail, in der Sie Ihre Nachricht wiederholen. Oder schreiben Sie eine E-Mail mit Ideen für den Team-Retreat und sprechen Sie Ihre Nachricht erneut mit einem Kollegen, wenn Sie gemeinsam Kaffee trinken gehen.

3. Setzen Sie einen Messenger ein

Allen schlägt vor, dass Führungskräfte einen Kollegen in alle ihre Besprechungen einbeziehen, um ihn oder sie zu befähigen, die wichtigen Punkte zu verbreiten. Für manche mag dies etwas übertrieben sein, aber jeder kann die Strategie „Telefonbaum“ anwenden, um sicherzustellen, dass eine Nachricht wiederholt wird – ohne dass Sie sie tatsächlich immer wieder wiederholen müssen. Wenn Sie eine Idee in einem Meeting mit einem Kollegen weitergeben, bitten Sie ihn, sie mit seinem Team zu teilen.

Alles in allem geht es bei diesen Ideen darum, sicherzustellen, dass wichtige Ideen nicht verloren gehen, wenn versucht wird, die Dinge schneller zu erledigen. Und das Beste daran ist? Je klarer die Kommunikation ist, desto produktiver werden Ihre Teams.

Foto von Haftnotizen mit freundlicher Genehmigung von Shutterstock.