Warum Ihr Tagesplan für Sie nicht funktioniert und wie Sie …

Warum Ihr Tagesplan für Sie einfach nicht funktioniert (und wie Sie ihn beheben können)

Ist Ihr Google Kalender mit Tonnen von Mikroprojekten überbucht? Nimmt Trello Stunden Ihres Tages in Anspruch? Haben Sie so viele Listen erstellt, dass Sie sie nicht einmal mehr gerade halten können?

Ich habe keinen Zweifel, dass Sie Ihren Zeitplan mit den besten Absichten aufstellen, aber wenn es sich so anfühlt, als würden sich Ihre Versuche, organisiert zu bleiben, nicht auszahlen, verwenden Sie wahrscheinlich das falsche Planungswerkzeug.

Die meisten der heute beliebten Planungswerkzeuge dienen einem von drei Zwecken. Stellen Sie sicher, dass Sie die richtige für den Job verwenden, den Sie ausführen möchten.

1. Die grundlegende Aufgabenliste

Sie wissen, was für eine To -Do-Liste ist. Diese Art von Zeitplan eignet sich hervorragend für einzelne Teammitglieder oder für nichtlineare Projekte, bei denen die Reihenfolge der zu erledigenden Aufgaben nicht sehr wichtig ist.

Tools wie Wunderlist und Any.do eignen sich hervorragend für diejenigen, die etwas grundlegenderes suchen, da sie über eine saubere Benutzeroberfläche verfügen und auf mehreren Geräten verfügbar sind. Erstellen und speichern Sie Ihre Listen in den Webanwendungen oder verwalten Sie sie unterwegs von Ihrem Telefon aus.

Verwenden Sie es, wenn Ihre Priorität nicht verwandte Ziele erreicht

Aufgabenlisten sind einfach und unkompliziert, sodass Sie sie schnell planen und ändern können, ohne einen anderen Teil Ihres Tages zu verlieren. Wenn Ihre täglichen Aufgaben nicht voneinander abhängig sind, können Sie sich besser daran erinnern, was Sie tun müssen, ohne sich zu viel Zeit für die Organisation zu nehmen.

Wenn Sie also auf das Wochenende blicken und Lebensmittel kaufen möchten, laufen Sie, treffen Sie sich mit Freunden und senden Sie ein paar E-Mails. Am besten notieren Sie alle diese nicht verwandten Elemente auf Ihrer praktischen Aufgabenliste.

2. Der Kanban-Zeitplan

Kanban-Tools helfen Ihnen dabei, Aufgaben in Buckets zu organisieren. Wenn sich eine Aufgabe von einem Eimer zum nächsten bewegt, nähert sie sich im Idealfall der Fertigstellung. Diese Buckets können beispielsweise Phasen eines Prozesses oder Unteraufgaben innerhalb einer größeren Aufgabe sein, die Sie abschließen müssen.

Der Kanban-Zeitplan wird von Tools wie Trello und Google Keep verwendet. Mit ihnen können Sie Elemente einfach verschieben, Termine und Erinnerungen festlegen und Ihre Zeitleiste mit anderen teilen.

Verwenden Sie es, wenn Ihre Priorität viele strukturierte Phasen durchläuft

Das Bucket-System hilft Ihnen dabei, die Phasen eines Prozesses zu visualisieren und einzelne Projekte zu verfolgen, während sie sich durch diese Phasen bewegen. Dies kann Ihnen nicht nur bei der Verwaltung Ihrer Projekte helfen, sondern auch bei der Erkennung von Ineffizienzen in Ihrem Prozess.

Wenn Sie ein entferntes Team von Mitarbeitern haben, die an verschiedenen Aspekten desselben Projekts arbeiten und den Fortschritt anhand der Ergebnisse und nicht anhand eines Zeitplans verfolgen, ist dies der richtige Weg.

3. Der Gantt-Zeitplan

Gantt-Zeitpläne betonen Aktualität und Fristen. Mit diesem Typ können Sie planen, wie lange jeder Schritt eines Prozesses dauern soll und wie sich jeder Schritt auf die Schritte bezieht, die davor und danach erfolgen.

Personen, die fristgerecht arbeiten, bevorzugen häufig die Verwendung von Google Kalender oder Instagantt von Asana. Mit beiden Tools können Sie Ihre Projekte farblich kennzeichnen (was ich unglaublich hilfreich finde). Sie enthalten auch Drag & Drop-Funktionen, mit denen Sie Ihre Aufgaben einfach neu anordnen können, falls etwas Unerwartetes auftaucht.

Verwenden Sie es, wenn Ihre Priorität Fristen sind

Der Fokus von Gantt Scheduling auf Aktualität hilft Ihnen dabei, die Unteraufgaben Ihres größeren Projekts aufzuschlüsseln und jedem die richtige Zeit zuzuweisen. Indem Sie den Zeitaufwand für die Fertigstellung des Projekts aufschlüsseln, können Sie jeden Schritt des Prozesses effizienter planen und den Stress vermeiden, der sich dem Termin nähert.

Wenn Sie sicherstellen möchten, dass alle Mitglieder Ihres Teams die Unteraufgaben eines langen Projekts rechtzeitig erledigen, sollten Sie dies verwenden.

Tun Sie sich selbst einen Gefallen und nehmen Sie sich heute ein paar Minuten Zeit, um einige der wichtigsten Aspekte Ihres Zeitplans aufzuschreiben. Denken Sie nicht an das Aufgabenverwaltungstool, das Sie derzeit verwenden: Schreiben Sie einfach auf, was für Ihre tägliche Arbeit wichtig ist.

Schauen Sie sich dann Ihre Liste an und bestimmen Sie, welcher Zeitplan für Sie am besten geeignet ist. Benötigen Sie ein System, das Ihren Fristen besser gerecht wird, oder benötigen Sie eine einfachere Liste, deren wöchentliche Planung nicht eine Stunde dauert?

Vergessen Sie nicht, rechtzeitig einen Zeitplan zu erstellen, um mich zu twittern und mir zu sagen, wie Ihr neues System funktioniert.

Foto von Papierstapeln mit freundlicher Genehmigung von Shutterstock.