3 Schritte, um weniger Arbeit im Büro zu erledigen

Ihr 3-Stufen-Plan, bei der Arbeit weniger zu tun (aber noch größere Auswirkungen zu erzielen)

Wenn Sie am Arbeitsplatz aufsteigen möchten könnte Ihr erster Instinkt darin bestehen, sich zu fragen: „Was kann ich meinem Teller hinzufügen, um die Menschen zu beeindrucken und meinen Wert hier wirklich zu beweisen?“

Das mag wie eine kluge Frage erscheinen, aber meiner Meinung nach ist es nicht immer die richtige Frage, um damit zu beginnen.

Stattdessen ist hier ein guter Anfang: „Was kann ich von meiner aktuellen Arbeitsbelastung abziehen, um etwas Dreck zu beseitigen, meine Zeit und Energie freizusetzen und auf höchstem Niveau Beiträge zu leisten?“

Mit anderen Worten: „Was soll ich hier weniger tun?“

Nach über 28 Jahren als Psychologe und Lebensberater – Mentoring ich Super-Leistungsträger in allen Branchen betreut habe, habe ich immer wieder festgestellt, dass das Erfolgsgeheimnis nicht mehr ist. Es macht weniger.

Hier ist eine einfache Prüfungsübung, mit der Sie Ihre Arbeitswoche kritisch prüfen und entscheiden können, welche Aufgaben Sie behalten möchten – und welche Sie löschen sollten.

Schritt 1: Erstellen Sie ein Inventar Ihrer Aufgaben

Hochwertige Aufgaben

Fragen Sie sich: „Was sind die drei wertvollsten Dinge, die ich jede Woche für meinen Arbeitgeber oder meine Kunden tue?“

Unabhängig von Ihrer Rolle sind Ihre Tage mit vielen verschiedenen Aufgaben gefüllt – z. B. Beantworten von E-Mails, Teilnahme an Besprechungen, Erstellen von Berichten, Einreichen von Unterlagen usw. – und es kann einfach sein, in den Autopiloten zu schlüpfen und ohne jemals mitzumachen Machen Sie eine Pause, um zu sehen, wie Ihre Aufgaben Ihrem Unternehmen helfen, seine Ziele zu erreichen (oder nicht).

Nehmen Sie sich also eine Minute Zeit zum Nachdenken: Welche Aufgaben liefern von allem, was Sie tun, den höchsten Wert? Nicht sicher? Stellen Sie sich das so vor: Welche Aufgaben führen zu einem bestimmten Ergebnis, Nutzen oder Gewinn, der sich an verdienten Dollars, gewonnenen Abonnenten, umworbenen Kunden, Zeitersparnis, abgeschlossenen Projekten, abgewendeten Katastrophen oder einer anderen Erfolgsmetrik messen lässt? Sobald Sie sie identifiziert haben, erstellen Sie eine Liste.

Aufgaben mit hoher Bedeutung

Fragen Sie sich als nächstes: „Was sind die drei wichtigsten Dinge, die ich persönlich für meinen Arbeitgeber oder meine Kunden jede Woche erledige?“

Es ist eine sehr ähnliche Frage wie die erste, aber denken Sie diesmal an Aufgaben, bei denen Sie sich auf persönlicher Ebene außergewöhnlich engagiert, lebendig, aufgeregt und zufrieden fühlen – die Art von Aufgaben, bei denen Sie denken: „Ja! Deshalb gehe ich zur Arbeit. Ich liebe es!“ Erstellen Sie auch eine Liste dieser Aufgaben.

Aufgaben mit geringem Wert

Fragen Sie sich: „Was sind die drei am wenigsten wertvollen Dinge, die ich jede Woche für meinen Arbeitgeber oder meine Kunden tue?“

Welche der Aufgaben auf Ihrer To-Do-Liste fühlen sich von allem, was Sie tun, besonders frivol, ineffektiv, ineffizient an oder führen einfach nicht zu greifbaren Ergebnissen? Fügen Sie sie der Liste hinzu.

Aufgaben mit niedriger Bedeutung

Fragen Sie sich schließlich: „Was sind die drei am wenigsten persönlich erfüllenden Dinge, die ich jede Woche für meinen Arbeitgeber oder meine Kunden tue?“

Welche Ihrer Aufgaben lassen bei allem, was Sie tun, das Licht Ihrer Augen aus? Was fühlt sich nach sinnloser Arbeit oder schlechtem Einsatz Ihrer Zeit, Energie und Talente an? Machen Sie noch einmal eine Liste.

Schritt 2: Haben Sie Ihre Listen? Mach einen Plan

Was soll dein nächster Schritt sein? Wenn Sie Ihre vier Listen nebeneinander betrachten, wird es wahrscheinlich ziemlich offensichtlich sein: Ihr Ziel ist es, Ihre hochwertigen und bedeutungsvollen Aufgaben weiterhin zu erledigen. Das ist das gute Zeug. Wenn Sie sich mit solchen Aktivitäten beschäftigen, tragen Sie auf höchstem Niveau zu Ihrem Unternehmen bei.

Umgekehrt ist es Ihr Ziel, Ihre Aufgaben mit geringem Wert und Aufgaben mit geringer Bedeutung nicht mehr auszuführen. Diese Aktivitäten helfen Ihnen nicht, Ihre Fähigkeiten zu erweitern oder zu verbessern, und sie tun Ihrem Arbeitgeber wahrscheinlich auch nicht viel Gutes.

Überlegen Sie sich, nur das Gold zu behalten – und lassen Sie Silber und Bronze auslaufen. Dies kann bedeuten, dass bestimmte Aufgaben an einen Praktikanten oder Assistenten delegiert werden, dass ein neuer Mitarbeiter in Ihre Abteilung aufgenommen wird, oder dass begründet wird, warum bestimmte Aufgaben zum Nutzen des Unternehmens einfach ganz beseitigt werden sollten.

Schritt 3: Stellen Sie sich Ihren Ängsten – und sprechen Sie

Sie haben Ihre Listen erstellt. Sie wissen, welche Aufgaben Sie behalten und welche Sie löschen müssen.

Jetzt kommt der schwierige Teil: Finden Sie den Mut, mit Ihrem Arbeitgeber oder Kunden zu sprechen, um die Änderungen zu besprechen, die Sie vornehmen möchten, und hoffentlich eine Einigung zu erzielen.

Dies ist der Teil, in dem die meisten Menschen Angst bekommen – und stecken bleiben. Sie denken vielleicht: „Werden sie falsch verstehen und denken, dass ich versuche, mich meiner Verantwortung zu entziehen?“ „Werden sie mich als Winser oder Flocke wahrnehmen?“ oder „Was ist, wenn sie entscheiden, dass meine Position nicht einmal mehr benötigt wird, Punkt?“

Aber dieses Gespräch mit Ihrem Arbeitgeber muss nicht so ein Angstfest sein. Hier ist ein Skript, mit dem Sie die Änderungen, die Sie vornehmen möchten, in einem positiven Licht positionieren können:

„Ich habe kürzlich einige Zeit gebraucht, um meine Arbeitsbelastung zu überprüfen. Ich habe eine Liste von allem erstellt, was ich jede Woche mache, um genau zu untersuchen, wie ich meine Zeit hier verbringe. Mein Ziel war es herauszufinden, welche der Aufgaben auf meiner üblichen Aufgabenliste zu spezifischen, messbaren Ergebnissen für das Unternehmen führen – und welche nicht. Ich habe einige interessante Entdeckungen gemacht und möchte sie mit Ihnen teilen. Können wir eine Zeit zum Reden vereinbaren? “

Ihr Arbeitgeber wird von Ihrer Professionalität und Ihrem Wunsch, auf noch höherem Niveau beizutragen, beeindruckt sein.

Wenn Sie sich vor dem Meeting immer noch nervös fühlen, ergreifen Sie Maßnahmen, um etwas von dieser Angst, damit Sie ein ruhiges, selbstbewusstes Spielfeld präsentieren können. Lauf. Schweiß. Schlagen Sie einen Boxsack. Gehen Sie Ihre Notizen mit einem engen Freund durch. Sprechen Sie mit einem Coach oder Mentor. Üben Sie Ihre wichtigsten Punkte vor einem Spiegel. Überprüfen Sie Ihre Liste mit hochwertigen Aufgaben, um zu bestätigen, wie Sie bereits wichtige Beiträge bei der Arbeit leisten.

Erinnern Sie sich dann daran, dass der gesamte Sinn dieses Meetings darin besteht, einen Weg zu finden, wie Sie Ihrem Unternehmen oder Kunden mehr Wert verleihen können, nicht weniger. Daran ist nichts Schändliches!

Wenn Sie nicht nach dem streben, was Sie wollen, werden Sie es nie haben. Wenn Sie nicht fragen, lautet die Antwort immer nein.

Nora Roberts

Egal, ob Sie Ihrer Stellenbeschreibung eine neue Facette hinzufügen, eine bedeutungslose Aufgabe von Ihrer Aufgabenliste abziehen, eine Verantwortung an eine andere Person delegieren oder eine Gehaltserhöhung, einen neuen Arbeitsbereich oder einen flexiblen Zeitplan anfordern, haben Sie keine Angst, nach etwas zu fragen, das dies zulässt Erlaube dir, dein Bestes zu geben.

Foto der Finger mit freundlicher Genehmigung von Shutterstock.