Eine 4-stufige Anleitung zur besseren Problemlösung bei der Arbeit

Ihr 4-Schritt-Leitfaden zur schnelleren Lösung von Problemen bei der Arbeit

In meinem Unternehmen haben wir eine spezielle Gruppe von Personen, die als „Eskalations- und Aktionsteam“ bekannt ist. Sie sind bestrebt, die kritischsten Probleme unserer Organisation zu lösen, und kürzlich musste ich ihnen dringend ein Problem vorlegen.

Was war das Problem, fragst du? Kurz gesagt, meine Aufgabe ist es, Ergebnisberichte für unsere Kunden zu erstellen, die auf die Prävalenz von Gesundheitsrisiken und -verhalten in der Bevölkerung hinweisen (dh Bluthochdruck, Prä-Diabetes, Bewegungsmangel). Ein Bericht, den ich erstellt habe, schloss mehr als 75% der Personen aus, die daran hätten teilnehmen sollen.

Wie Sie sich vorstellen können, war dies nicht gerade ideal. Ich meine, wenn Sie eine Pizza bestellen würden und die Schachtel bei der Lieferung nur zwei Scheiben hätte, würden Sie nur mit den Schultern zucken und sagen: “Na ja, besser als nichts!”

Ebenso wie es in der Verantwortung des Restaurants liegt, Ihnen die gesamte von Ihnen bestellte Pizza zur Verfügung zu stellen, ist es meine Aufgabe, den Kunden die detailliertesten und genauesten Berichte zur Verfügung zu stellen, damit ich die Zukunft ihres Programms und die Gesundheit ihrer Teilnehmer bestmöglich informieren kann.

Das Eskalationsteam hat fleißig daran gearbeitet, das Problem zu lösen, und mich auf dem gesamten Weg auf dem Laufenden gehalten. Ich freue mich, Ihnen mitteilen zu können, dass das Problem behoben ist. Auf dem Weg dorthin habe ich aufgrund der Transparenz des Teams etwas mehr darüber gelernt Problemlösungstechniken.

Wenn Sie also das nächste Mal auf ein Hindernis stoßen, anstatt in Panik zu geraten, versuchen Sie, die folgenden Schritte zu unternehmen, um es in Angriff zu nehmen.

1. Identifizieren Sie das Problem

Ich weiß. Du siehst mich an und verdrehst deine Augen. Identifizieren Sie das Problem? Ich weiß schon was es ist, du Narr. Aber – wirklich?

Wenn Sie definieren, was falsch ist, müssen Sie es aufschlüsseln und so genau wie möglich sein. Anstatt einfach zu sagen: “Dieser Bericht ist falsch”, musste ich dem Team die folgenden Informationen zur Verfügung stellen:

  • Warum ist der Bericht falsch? “Es hat nicht genug Leute drin.”
  • Woher wissen Sie, dass der Bericht falsch ist? “Ich weiß, dass X Betrag teilgenommen hat, aber die Ergebnisse von nur 25% davon zeigen.”
  • Wann brauchen Sie eine Lösung von? „Ich muss in der Lage sein, dem Kunden die genauen Daten bis zum [Datum] anzuzeigen.

Wie Michael Cooper, ein Executive Business Coach, sagt : „Ein genau definiertes Problem enthält oft eine eigene Lösung, und diese Lösung ist normalerweise ziemlich offensichtlich und unkompliziert.“ Laut Cooper ist die richtige Erklärung eines Problems „einfach und jede Schwierigkeit, die auftritt, besteht darin, dass Geduld, Wiederholung und gründliche Prüfung erforderlich sind. Es ist das wichtigste Element des kritischen Denkens. “

2. Gehen Sie dem auf den Grund

Ein großer Teil der Problemlösung besteht darin, die Ursache zu finden. Warum ist das passiert?

Kehren wir schnell zum Pizzaszenario zurück. Das Problem wurde erkannt: Ihre Pizza kommt an und es fehlen sechs von acht Scheiben. Aber warum ist die Schachtel fast leer?

Es gibt einen sehr großen Unterschied zwischen “Ups, ich habe versehentlich die falsche Schachtel aus dem Auto geholt” und “Entschuldigung, ich habe den größten Teil Ihrer Pizza auf der Fahrt hierher gegessen.”

In Szenario A kann das Problem dadurch behoben werden, dass der Zusteller zu seinem Auto zurückkehrt und sich die richtige Schachtel schnappt. In Szenario B muss Ihnen jemand eine ganz neue Pizza machen oder Ihnen Ihr ganzes Geld zurückgeben. Oder beides eigentlich. (Außerdem muss Ihr Pizzabote möglicherweise seine Stellenbeschreibung erneut vorlesen.)

Die Lösung, für die Sie sich entscheiden, hängt stark von der Ursache ab. Und obwohl es ein bisschen (oder sehr) mühsam sein mag, den Schuldigen zu finden, wird es das Finden der Lösung so viel einfacher machen. Denken Sie daran, einen Knoten in Ihren Kopfhörern zu lösen – wenn Sie weiter in der Mitte ziehen, wird es immer schlimmer. Wenn Sie jedoch am Ende der Zeile beginnen, können Sie sie viel schneller entwirren.

3. Rufen Sie einen Freund an

Ich mag es wirklich, Dinge selbst herauszufinden. Google ist mein bester Freund (ich weiß, Sie sind eifersüchtig), und ich mag es, Dateien und Systeme zu durchsuchen, um die Antwort zu finden. Aber obwohl ich glaube, dass Sie versuchen sollten, selbst so viele Informationen wie möglich zu sammeln, bevor Sie andere einbeziehen, gibt es Grenzen. Es kommt ein bestimmter Punkt, an dem Sie nur Zeit verschwenden und im Kreis laufen.

Da ich mich in einem schwarzen Loch des Grabens verirren kann, habe ich eine Regel entwickelt: Suche für 30 Minuten. Wenn bis dahin keine Antwort vorliegt, rufen Sie die Truppen an. Ihre Kollegen können Ihnen verschiedene Perspektiven anbieten, die Sie möglicherweise nicht sehen, weil Sie mit dem Problem so im Unkraut sind. Darüber hinaus verfügen sie möglicherweise über historisches Wissen, das Sie nicht haben. Vielleicht ist dasselbe schon einmal aufgetaucht, und sie kennen die Lösung bereits. Verschwenden Sie keine Zeit damit, etwas zu lösen, das bereits gelöst wurde.

Ich weiß nur so viel über das Backend unseres Berichtssystems. Tatsächlich weiß ich sehr wenig. Ich hatte nicht einmal einen Einblick, wo ich nach der magischen Antwort suchen könnte. Nachdem ich versucht hatte, den Bericht auszuführen, zog ich die Experten hinzu. Ohne sie würde ich immer noch mit einem Typen hier sitzen.

Selbst wenn Sie das Problem selbst lösen können, sollten Sie andere aus folgenden Gründen darauf aufmerksam machen:

  • Sie möchten nicht, dass jemand, insbesondere Ihr Manager, von den möglichen Auswirkungen blind wird.
  • Ihre Mitarbeiter können aus Ihrer Geschichte lernen.
  • Andere haben vielleicht gute Ideen, wie Sie verhindern können, dass dieses Problem erneut auftritt.

4. Beheben Sie das Problem

Wenn Sie die Schritte festgelegt haben, die zur Behebung des Problems erforderlich sind, bitten Sie die entsprechenden Personen um Hilfe. Vielleicht stellen Sie fest, dass Sie alles selbst machen können. Aber wenn Sie nicht können, nehmen Sie nicht alles als eine Art Märtyrer am Arbeitsplatz an. Wenn die Lösung beispielsweise erfordert, dass jemand etwas programmiert, was Ihnen völlig fremd ist, versuchen Sie es nicht. (Sie können lernen, wie man ein anderes Mal codiert.)

Stellen Sie sicher, dass Sie beim Delegieren alle erforderlichen Informationen bereitstellen: nicht vorhandene Hintergrunddetails, das gewünschte Ergebnis und den spezifischen Zeitrahmen. Jeder muss genau auf der gleichen Seite sein.

Probleme tauchen auf. So ist das Leben. Wenn Sie einige Problemlösungsstrategien kennen und wissen, wie Sie damit umgehen sollen, wirkt sich dies nicht nur positiv auf Ihr Stresslevel aus, sondern auch auf Ihre Karriere. Schließlich wurde diese Fähigkeit in einer Studie von Burning Glass Technologies in den 10 Berufsfeldern aufgeführt, nach denen Arbeitgeber in den meisten Berufsfeldern suchen.

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