Wie Sie wissen, wann Sie auf eine geschäftliche E-Mail antworten müssen

Ihr praktischer Leitfaden, wie lange Sie auf die Beantwortung dieser E-Mail warten können

Sie öffnen Ihre E-Mail als erstes am Morgen und es gibt 30 ungelesene Nachrichten. Oder Sie haben endlich Ihren Posteingang in Angriff genommen und kurz bevor Sie sich abmelden, kommt eine weitere E-Mail. Oder wie wäre es mit diesem Szenario: Sie haben Schwierigkeiten, Prioritäten zwischen Ihren anderen Aufgaben und mehreren markierten Nachrichten zu setzen.

Die erste Frage, die Ihnen in einer dieser Situationen in den Sinn kommt, lautet: Soll ich das öffnen?

Leicht genug zu entscheiden, oder?

Aber der zweite Gedanke, den Sie haben, ist: Muss ich jetzt darauf antworten?

Es ist eine schwierige Frage, und ganz ehrlich, Sie sind die einzige Person, die die Antwort kennt. Obwohl ich wahrscheinlich nicht qualifiziert bin, Ihnen genau zu sagen , wann Sie zu jemandem zurückkehren sollten, kann ich Ihnen helfen, Ihre Optionen einzugrenzen.

Sie sagen es

Ziemlich unkompliziert, aber wenn sich jemand die Zeit nimmt, zu sagen: „Bitte melden Sie sich noch heute bei mir“ oder „Ich würde gerne Ihre Gedanken bis heute Nachmittag erfahren“ oder „Lassen Sie mich wissen, was Sie vor unserem Treffen um 15 Uhr denken“ oder “ Ich brauche das so schnell wie möglich “, meinen sie es ernst.

Dies gilt auch für jede Frist, die Ihnen jemand gibt. Wenn er also ein Datum für Ihre Antwort festlegt, sollten Sie es bis dahin erhalten (oder, wenn Sie sich überproduktiv fühlen, vorher).

Es ist von jemandem, der wirklich wichtig ist

Wenn Sie mit anspruchsvollen Kunden oder hochkarätigen Führungskräften zusammenarbeiten und wissen, dass eine verzögerte Reaktion Ihren Ruf (oder das Ihres Unternehmens) schädigt, ist es immer der richtige Anruf, an diesem Tag zu antworten.

Es geht um eine dringende Angelegenheit

Probleme tauchen auf, Fristen werden verschoben, Chefs brauchen Dinge in letzter Minute – wenn es dringend oder mit hoher Priorität erscheint oder etwas betrifft, an dem Sie gerade arbeiten, ist es wahrscheinlich Ihre sofortige Aufmerksamkeit wert.

Das Timing ist nicht richtig

Es ist 17 Uhr und jemand nur bei Ihnen gemeldet. Sicher, Sie können sofort antworten, aber es besteht die Möglichkeit, dass sie das Büro für diesen Tag verlassen – und es geht im Meer der Nachrichten verloren, die sie morgen erhalten.

Wenn Sie wissen, dass die Person heute nicht antwortet, können Sie sie zurückschieben.

Sie brauchen Zeit, um darüber nachzudenken

Jemand hat Ihnen eine schwierige Frage gestellt, oder er möchte etwas, das Sie mit Ihrem Chef besprechen müssen, oder seine Worte überraschen Sie oder wecken Emotionen. Nehmen Sie sich den zusätzlichen Tag, um darüber nachzudenken, sich zu beruhigen und Ihre Antwort zu erstellen. Sie werden sich besser fühlen, wenn Sie wissen, dass Sie die professionelle Antwort gesendet haben, auch wenn dies mehr Zeit in Anspruch nahm.

Es erfordert mehr als nur eine Antwort

Möglicherweise wird eine Antwort nicht nur von Ihnen benötigt, sondern erfordert die Eingabe mehrerer Personen. Oder Sie müssen ihnen eine ausgefüllte Tabelle oder einen Präsentationsentwurf senden. Es ist immer besser, sich mehr Zeit zu nehmen, um Ihre Materialien zu sammeln und alle Ihre Grundlagen abzudecken, als eine halbherzige Antwort auf eine vollständig gebackene Anfrage zu senden.

Es wird dich gut aussehen lassen

Die Musenautorin Sara McCord skizziert zweimal, dass Sie einen besseren Eindruck hinterlassen werden wenn Sie darauf warten, auf eine E-Mail zu antworten. Das erste ist, wenn jemand nach neuen Ideen fragt – solange es nicht dringend ist, bittet er Sie, nachdenklich zu sein. Wenn Sie sich also zurückhalten, entsteht der Eindruck, dass Sie tatsächlich versuchen, großartige Dinge zu erfinden.

Das zweite ist, wenn Ihnen jemand eine lange Nachricht schreibt – es wird unhöflich aussehen, wenn Sie nur eine kurze E-Mail mit einem Satz zurücksenden. Geben Sie sich also etwas Spielraum, um eine ebenso gründliche Antwort zu finden.

Du bist nicht verfügbar (und sie wissen das)

Wenn Sie im Urlaub, auf Reisen, krank oder aus irgendeinem Grund unwohl sind – und dies auf irgendeine Weise mitteilen (über eine OOO-Nachricht oder eine Mundpropaganda zwischen den Büros) , ist dies die Person nicht eine sofortige Antwort erwarten.

Es ist schwer genug, diese ideale Antwort zu finden. Verwenden Sie also diesen Spickzettel, um den richtigen Zeitpunkt für den Versand herauszufinden, und Sie sind sicher, dass Sie hervorragende Beziehungen pflegen.

Nach alledem könnten Sie sich schlecht fühlen, wenn Sie nicht sofort reagieren. Nehmen Sie in diesem Fall den Rat der Karriereexpertin Sara McCord an und schießen Sie diese Antwort zurück:

Danke für die Information. Ich muss [mich bei meinem Chef erkundigen / dies von einem Kollegen ausführen / eine weitere Verpflichtung abschließen] und werde mich in ungefähr [Zeitrahmen] melden.

Auf diese Weise weiß jeder, dass Sie die Nachricht erhalten haben und sie auf Ihrem Radar ist.