Ihre Schritt-für-Schritt-Anleitung zum Erreichen von Posteingang Null

Ihre Schritt-für-Schritt-Anleitung zum Erreichen von Posteingang Null (auch wenn Sie derzeit über 1.000 ungelesene E-Mails haben)

Ich habe große Angst vor anhaltenden Benachrichtigungen. Sicher, es ist ein bisschen verrückt, aber ich weigere mich, eine rote Fahne auf meinem Handy unberührt zu lassen. Dies bedeutet, dass ich sofort jede Bankbenachrichtigung öffne, die ich erhalte (auch wenn ich weiß, dass der Kauf mir gehört), jede E-Mail, die ich erhalte (auch wenn ich sie nicht sofort lese) und jeden Text, den ich sehe (auch wenn ich es nicht tue). nicht sofort antworten).

Sie könnten denken, aus diesem Grund verbringe ich jede Sekunde meines Tages mit der Nase in meinem Telefon, aber das tue ich nicht. Ich erspare mir tatsächlich viel Ärger und Angst, indem ich Benachrichtigungen konsequent lösche und erreiche Posteingang Null erreiche. Dann haben Sie nicht nur jede E-Mail geöffnet, gelöscht und beantwortet, sondern sie auch in der einen oder anderen Form aus Ihrem Posteingang entfernt.

Ich habe mit mehreren Leuten, mit denen ich zusammenarbeite, darüber gesprochen, warum sie so viele Nachrichten ungelesen lassen und in ihren Posteingängen verweilen, und ich habe einige sehr vernünftige, logische Antworten erhalten: „Es erinnert mich daran, sie zu beantworten.“ „Ich benutze sie als meine Antwort -Liste für den Tag auf. “„ Ich lasse sie ungeöffnet, wenn ich weiß, dass ich sie irgendwann lesen möchte, aber jetzt keine Zeit habe. “„ Es ist einfacher, sie zu finden. “„ Es ist Spam, habe ich nicht das zu lesen. „

Aber ich fragte sie auch, ob sie sich besser fühlen würden, wenn sie keine übrig gebliebenen E-Mails hätten oder ob es sie gestresst hätte, eine so hohe Anzahl von Benachrichtigungen neben ihrem Posteingang zu sehen, und die meisten von ihnen sagten zu beiden Ja. Denn selbst wenn Sie das haben, was Sie für ein narrensicheres System halten, wird Sie das Gefühl der Unvollständigkeit, des Fehlens von etwas und des Wartens der Menschen geistig immer noch nerven.

Sie können also am besten alles öffnen und aus Ihrem Posteingang entfernen.

Klingt das für Sie unmöglich? Denkst du, du bist zu knietief, um dorthin zu gelangen, wo ich bin? Halten Sie Ihre Hüte fest, denn ich werde Sie in fünf einfachen Schritten umhauen – und Ihren Posteingang.

Schritt 1: Finden Sie Ihre Zeit

Stellen Sie zunächst fest, wie viel Zeit Sie dafür benötigen. Dies hängt auch davon ab, wie viele E-Mails sich derzeit in Ihrem Posteingang befinden. Je größer die Anzahl, desto länger dauert es.

Wenn Sie möchten, dass dies ein einmaliger Deal ist, müssen Sie einen guten Teil der Zeit blockieren. Stellen Sie sicher, dass dies gut in Ihren Zeitplan passt. Versuchen Sie nicht, dies zu tun, wenn Sie gestresst oder überlastet sind oder schlechte Laune haben, da dann Dinge wie wichtige Antworten durch die Risse fallen.

Umgekehrt, wenn Sie es vorziehen, einen kleinen Schritt nach dem anderen zu erledigen – eines Tages alle Junk-Dateien abbestellen, an einem anderen Tag Ordner erstellen usw. , stellen Sie sicher, dass Sie diese Zeit auch täglich in Ihrem Zeitplan blockieren. Wenn Sie es physisch in Ihren Kalender oder Ihre Aufgabenliste aufnehmen, fühlen Sie sich (mehr) verpflichtet, es auszufüllen.

Und nur als Hinweis: Posteingang Null wird niemals eine einmalige Sache sein (aber dazu später mehr).

Schritt 2: Bewerten Sie Ihren Posteingang

Schauen wir uns als nächstes genau an, womit wir arbeiten. Schauen Sie einfach – berühren, löschen oder klicken Sie noch auf nichts. Durchsuchen Sie nur die Betreffzeilen, Eingangsdaten und den Absender und notieren Sie sich die Trends:

  • Welche Arten von E-Mails erhalten Sie regelmäßig? Sind die meisten von ihnen Newsletter? Junk-Mail? Nachrichten von Ihrem Chef, Ihrer Familie oder Ihren Freunden? Kettenbriefe?
  • Was sind die Betreffzeilen? Sind sie spezifisch? Geben sie Ihnen leicht Informationen über den Inhalt?
  • Von welchem ​​Datum sind sie? Vor mehreren Monaten? Kommen die meisten von ihnen von einem Tag der Woche?
  • Wer schickt dir eine E-Mail? Die Chancen stehen gut, dass ein guter Teil von ihnen nur von wenigen Personen oder Konten stammt.

Diese Übung hilft Ihnen nicht nur dabei, Ihren besten Ansatz zum Beantworten, Organisieren und Verdichten Ihres Posteingangs zu finden, sondern macht Sie auch auf Ihre typischen Gewohnheiten aufmerksam. Wenn Sie dazu neigen, Nachrichten monatelang aufzubewahren, ohne sie zu überprüfen, handelt es sich um ein Aufschubproblem. Wenn Sie mehr Junk-E-Mails als geschäftliche haben, ist dies ein vorrangiges Problem. Wenn Sie zu viele von denselben Personen erhalten, handelt es sich um ein Kommunikationsproblem. Und wenn Sie den Großteil beispielsweise an einem Montag erhalten, ist dies ein Planungsproblem. Und glauben Sie mir, all dies ist leicht zu beheben.

Weitermachen…

Schritt 3: Abbestellen und Spam

Das erste, was wir physisch tun werden, ist, alle Ihre Spam-Mails zu löschen und abzubestellen. Sie werden überrascht sein, wie viel Unordnung dies alleine beseitigt, noch bevor Sie die wichtigen Dinge erledigen.

Hier sind die Arten, die Sie höchstwahrscheinlich bekommen:

  • E-Mails von Personen, auf die Sie immer antworten
  • E-Mails von Personen, auf die Sie manchmal antworten
  • E-Mails von Personen, auf die Sie nie antworten
  • Newsletter und Abonnements (die Sie tatsächlich abonnieren)
  • Social Media-Benachrichtigungen
  • Junk / Spam / PR-Nachrichten / nicht identifizierte Absender

Diese letzten drei Kategorien werden wir hier zuerst behandeln, den Stapel „Nicht-Arbeit“ oder „Zum Spaß“.

Newsletter und Abonnements

Dies sind die wichtigsten E-Mails, da Sie diese möglicherweise aus einem legitimen Grund zu einem bestimmten Zeitpunkt abonniert haben. Es kann ein Geschäft sein, das Sie lieben und von dem Sie Gutscheine erhalten, eine Nachrichtenagentur, ein wissenschaftliches Magazin oder eine Produktübersicht.

Bevor ich also einen schlechten Polizisten spiele und sage, dass ich alles loswerden soll – was ehrlich gesagt keine schreckliche Idee ist, wenn Sie einen Neuanfang wollen , lassen Sie uns alles relativieren und herausfinden, was Sie tatsächlich verwenden. Stellen Sie sich für jeden diese drei Fragen:

  1. Wie oft öffnest du sie?
  2. Wenn Sie sie öffnen, wie oft lesen Sie sie tatsächlich?
  3. Wenn Sie sie lesen, wie oft verwenden Sie sie dann? (ob dies bedeutet, es auszudrucken, an einen Freund zu senden, es in Ihrer Arbeit zu referenzieren, zu speichern und später erneut zu lesen)

Wenn Sie diese Fragen nicht beantworten können, melden Sie sich ab und löschen Sie sie. Wenn Sie es nicht bis Nummer drei schaffen, melden Sie sich ab und löschen Sie es. Wenn Sie sich nicht erinnern können, wie Sie sie überhaupt erhalten haben, melden Sie sich ab und löschen Sie sie. Wenn Sie sie nicht häufig genug öffnen, melden Sie sich ab und löschen Sie sie. Wenn Sie auf dem Zaun stehen – in OrdnungUnroll.me ist eine App, mit der Sie diesen riesigen Stapel von Abonnements sortieren können, damit Sie die Arbeit nicht selbst erledigen müssen.

Sei nett, aber sei ehrlich zu dir. Denken Sie wirklich daran, diesen Gutschein zu verwenden, bevor er abläuft? Wirst du jemals wirklich zurückgehen und diesen Artikel lesen? Interessiert es Sie wirklich, von XYZ zu hören? Wenn es kein begeistertes „Ja!“ Sparen Sie sich später die Kopfschmerzen und schneiden Sie die Schnur durch.

Social Media Alerts

Dies sind alle E-Mails, die Sie von Twitter, Facebook, Instagram, LinkedIn, Medium, Pinterest, Spotify, Snapchat, Skype, Venmo erhalten – habe ich welche verpasst? Nun, wenn Sie denken, dass es damit zusammenhängt, werfen Sie es auch in den Stapel. Einige von ihnen sagen wahrscheinlich etwas wie „Jesse hat Ihren Beitrag kommentiert“ oder „Sie haben 25 neue Follower“, während andere Werbung, Sicherheitsüberprüfungen oder Newsletter sind.

Aus Gründen des Posteingangs Null möchte ich nur sagen, dass Sie versuchen sollten, Ihr Konto und Ihre sozialen Medien so getrennt wie möglich zu halten. Denn neben einer Posteingangsbenachrichtigung erhalten Sie wahrscheinlich auch eine Telefonbenachrichtigung und eine leuchtend rote Nummer in der Ecke Ihrer App – was sie letztendlich überflüssig macht.

Ihre nächste Aufgabe besteht also darin, in jedes Social-Media-Konto zu wechseln, auf „Einstellungen“ zu klicken und alle Ihre E-Mail-Benachrichtigungen zu deaktivieren. Klicken Sie dann auf den letzten, den die Plattform Ihnen gesendet hat, und klicken Sie auf „Abbestellen“, um sicherzustellen, dass Sie auch nicht auf der Liste stehen.

Das Schöne daran ist, dass es keine dauerhafte Entscheidung ist – Sie können jederzeit zurückgehen und Ihre Einstellungen ändern. Aber ich würde viel Geld investieren, damit Sie nichts verpassen.

Junk

Wir haben viel Müll auf uns genommen, sei es, weil wir unsere Informationen an zufällige Geschäfte verteilen, unsere Adresse in unseren sozialen Medien auflisten oder auf Fremde reagieren. Mein größter Rat für Sie ist daher, immer vorsichtig zu sein, wie und an wen Sie Ihre E-Mails versenden.

Aber einiges davon ist unvermeidlich, und das ist das Zeug, das Sie einfach löschen sollten, ohne es zu öffnen. Und für die Leute, die Ihnen weiterhin Inhalte senden, stellen Sie sicher, dass Sie diese als Spam melden, bevor Sie sie löschen, damit sie nicht wieder angezeigt werden.

Schritt 4: Organisieren Sie sich

Sobald Sie den größten Teil der Flusen gehandhabt haben – und erst nachdem Sie die Flusen gehandhabt haben , ist es Zeit, zu den fleischigen Sachen zu gelangen – oder zu den drei wichtigsten Kategorien, die ich oben aufgeführt habe.

Jetzt werde ich Ihnen nicht sagen, wie Sie Ihren Posteingang organisieren sollen – es gibt kein perfektes System, keine ideale Strategie oder die Methode „Jeder erfolgreiche Mensch tut dies“. Sie sind der Hüter Ihrer Post, und Sie haben es verdient, sie nach Ihren Wünschen zu arrangieren. Aber ich werde ein paar Ansätze auflisten, die Sie verfolgen können:

Verwenden von Beschriftungen und Ordnern

Dies ist eine Option für Leute wie mich, die sich weigern, Apps zu verwenden, wenn sie dies selbst tun können. Stellen Sie zunächst für jede E-Mail fest, ob Sie sofort antworten müssen, ob Sie später antworten müssen oder ob Sie überhaupt nicht antworten müssen (für diese E-Mail werde ich sagen, öffnen Sie sie, lesen Sie sie und beides Datei oder löschen Sie es gleich im selben Moment).

Dann entscheiden Sie Ihren Aktionsplan. Wenn Sie bald antworten müssen, aber jetzt keine Zeit haben, markieren Sie es oder legen Sie es in einem Ordner mit der Bezeichnung „Müssen Sie antworten“ ab und fügen Sie eine Notiz in Ihre Aufgabenliste ein, um diesen Ordner erneut zu überprüfen.

Wenn Sie länger warten müssen – möglicherweise, weil Sie an etwas Ähnlichem arbeiten , senden Sie eine kurze Antwort, in der Sie dem Absender mitteilen, dass Sie die Nachricht gesehen haben, und sich in X Tagen bei ihm melden. Legen Sie es dann in einem anderen Ordner mit der Bezeichnung „In Bearbeitung“ ab.

Stellen Sie beim Benennen Ihrer Ordner sicher, dass Sie spezifisch sind und diese leicht erkennbar sind. Es gibt nichts Schlimmeres, als zu vergessen, wo Sie Ihre Kontoauszüge oder Versicherungsinformationen abgelegt haben, da der Ordner mit der Bezeichnung „Verschiedenes“ versehen war.

Der wichtigste Trick, um jede Nachricht vor Ort zu öffnen, besteht darin, ein anderes Backup-System einzurichten. Sicher, die Verwendung von Ordnern hält sie organisiert, aber da sie bereits geöffnet sind, gibt es kein Warnzeichen, um sie zu überprüfen. Verlassen Sie sich also auf Ihre Aufgabenliste, Ihren Online-Kalender oder Ihre Telefonerinnerungen, um sicherzustellen, dass Sie den Überblick behalten, wann Sie etwas erhalten und wann Sie zu jemandem zurückkehren müssen.

Apps verwenden

Wenn der erste Ansatz bei Ihnen nicht funktioniert, gibt es immer Apps! Und ich habe viel zu testen.

Probieren Sie für Google Mail den Posteingang von Google aus, ein hervorragendes Tool, mit dem Sie schnell nach Fotos oder Ereignissen suchen, Nachrichten in Kategorien sortieren und sogar mit Ihrem Kalender synchronisieren können. Mit Boomerang, einer Erweiterung von Google Mail, können Sie außerdem festlegen, dass E-Mails später gesendet werden, und Aktualisierungen senden, wenn Sie oder jemand antworten muss, damit Sie sie niemals ungeöffnet lassen müssen.

Andere großartige Organisations-Apps sind Sortd, mit dem nützliche Listen erstellt werden, Organizer, mit dem Ihre Nachrichten automatisch sortiert werden, und CloudMagic, mit dem Sie Elemente deaktivieren können, auf die Sie später zurückgreifen können.

Probieren Sie The Email Game aus, um das tägliche Überprüfen Ihres Posteingangs unterhaltsamer zu gestalten. Dabei werden Ihre Anstrengungen zeitlich festgelegt und Sie mit positivem Feedback belohnt. Probieren Sie für begeisterte mobile Benutzer Boxer, Ihr ultimatives Tool zum effizienten und mobilen Beantworten und Sortieren.

Schritt 5: Erstellen Sie ein System für die Zukunft

Herzliche Glückwünsche! Sie haben (hoffentlich) jede E-Mail durchgesehen, gelöscht oder sortiert und diese schöne Zahl Null erreicht.

Aber die Arbeit hört hier nicht auf – Sie müssen jetzt eine Methode finden, um dies aufrechtzuerhalten. Hier sind die beiden Dinge, die ich empfehle, um Ihren Posteingang konstant niedrig zu halten:

Sprechen Sie mit Ihrem Netzwerk

Gab es bei der Analyse Ihres Posteingangs in Schritt 2 bestimmte Personen, die aufgefallen sind? Ob es daran liegt, dass sie Ihnen die meisten Nachrichten senden oder dass sie eine typische Zeit oder einen typischen Tag haben, an dem sie mit Ihnen kommunizieren?

Diese genauen Personen können Ihnen dabei helfen, den Posteingang auf Null zu halten (wer hätte das gedacht?). Wenn Sie herausgefunden haben, welches System für Sie funktioniert, entscheiden Sie, wie Sie E-Mails empfangen möchten, und teilen Sie dies Ihrem Netzwerk mit.

Zum Beispiel sucht mein Chef nach Betreffzeile, um die von ihm benötigten E-Mails zu finden. Deshalb stelle ich immer sicher, dass ihr genügend Informationen in der Betreffzeile zur Verfügung stehen, damit sie leicht zu finden sind. Ebenso senden wir viele nicht dringende Updates hin und her. Anstatt zu reagieren, sobald sie eingehen, haben wir ein System eingerichtet, das nur bestimmte Arten von Updates an bestimmten Tagen sendet. Jetzt weiß ich genau, welche Arten von Nachrichten zu erwarten sind und wann.

Offene Kommunikation ist nicht nur der Schlüssel zu einem organisierten, respektvollen Arbeitsablauf, sondern das Fehlen eines solchen kann auch zu Ihrem verrückten Posteingang beitragen. Setzen Sie sich also mit Ihrem Chef und Ihren Kollegen zusammen und lassen Sie sie wissen, wie sie Ihnen besser Dinge schicken können – und fragen Sie sie, was sie auch bevorzugen!

Es wird auch Zeiten geben, in denen Sie viele E-Mails über Dinge erhalten, über die Sie leicht persönlich sprechen können. Wenn dies häufig vorkommt, planen Sie wöchentliche Besprechungen, anstatt alle online zu kommunizieren, um alle diese Informationen zu überprüfen.

Planen Sie die E-Mail-Zeit für Ihren Tag

Obwohl Ihr Posteingang Hunderte und Tausende ungelesener E-Mails enthält, sollten Sie Ihr Konto täglich, wenn nicht sogar stündlich, überprüfen. Warum gerät es so schnell außer Kontrolle?

Ich vermute, Sie überprüfen es nicht aktiv. Sie aktualisieren es wahrscheinlich, scrollen nach unten, um zu sehen, wer was gesendet hat, und schließen es dann, bevor Sie etwas öffnen oder wirklich lesen.

Lassen Sie uns diese Gewohnheit ändern: Nehmen Sie sich zu Beginn und am Ende eines jeden Tages 15 Minuten Zeit (oder kurze Momente alle paar Stunden), um alle eingehenden Aufgaben zu öffnen. Machen Sie sie wie jede andere Aufgabe zu einer Priorität. Und nach einer Weile können Sie jede Art von E-Mail, die Sie erhalten, in Sekundenschnelle öffnen, lesen, löschen, archivieren und markieren.

Das Letzte, was ich empfehlen werde, ist, Ihre Arbeit und Ihre persönlichen Konten getrennt zu halten. Je mehr Sie die beiden mischen, desto wahrscheinlicher ist es, dass sich ungelesener Spam in Ihrem Arbeitskonto angesammelt hat und wichtige Nachrichten in Ihrem persönlichen Konto verloren gehen.

Nachdem ich mir einige Konten meiner Kollegen angesehen habe, habe ich festgestellt, dass ihre Arbeitskonten viel besser organisiert sind, weil sie verständlicherweise ihre Karriere ernst nehmen. Aber dein persönliches Leben verdient genauso viel Liebe. Wenn Sie dort also nicht im Posteingang Null sind, geben Sie ihm die Zeit und Energie, die er benötigt, um genauso sauber zu sein. Weil ich wirklich glaube, dass ein ordentliches Leben in allen Bereichen glücklicher und weniger stressig ist.

Hat das für dich funktioniert? Haben Sie weitere Tipps zum Hacken von Posteingang Null? Tweet mich!